Email là đơn vị tiền tệ của giao tiếp kinh doanh trong thế giới ngày nay. Và mặc dù có màn hình và dây dẫn giữa người gửi và người nhận, việc duy trì phép lịch sự và nghi thức phù hợp vẫn rất quan trọng. Nói đi nói lại hoặc gõ các cụm từ không liên quan cũng tệ như nói ra những thứ vô nghĩa trước mặt khách hàng hoặc người quản lý bằng lời nói. Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn theo cách này là điều cần thiết nếu bạn muốn thành công trong kinh doanh.
Hơn 100 tỷ email được gửi mỗi ngày và thời gian trung bình để đọc mỗi email là 15-20 giây. Hãy viết ngắn gọn, đặc biệt là vì 65% tất cả email được mở trước trên màn hình di động nhỏ hơn. Một cách để đảm bảo thông điệp của bạn được nhận - và danh tiếng của bạn không bị tổn hại trong quá trình này - là loại bỏ 10 cụm từ vô nghĩa này khỏi email của bạn ngay lập tức.
1. 'Xin được tư vấn ...'
Cụm từ này thường được sử dụng vì nó nghe có vẻ chuyên nghiệp, nhưng nó luôn không cần thiết. Thay vào đó, hãy trực tiếp và ngắn gọn. Nếu bạn đang dành thời gian để viết email, người nhận đã biết rằng mục đích của bạn là thông báo cho họ về điều gì đó. Nói với họ rằng bạn sẽ làm như vậy là vô thức xúc phạm trí thông minh của họ.
2. 'Vui lòng liên hệ với tôi ...'
Khi bạn sử dụng cụm từ này, một lần nữa bạn đang nói rõ điều đó. Mọi người sẽ liên hệ với bạn nếu họ quan tâm đến những gì bạn đã gửi hoặc nếu họ có câu hỏi liên quan đến tin nhắn của bạn. Vì họ có thể tự mình thực hiện quyền tự do ngôn luận về kỹ thuật số nên họ không cần bạn phải mời hoặc cấp cho họ quyền truy cập để trả lời.
3. 'Tôi chỉ ...'
Gần đây, Ellen Leanse, người sáng lập Karmahacks, đã xù lông khi cô ấy gọi phụ nữ lạm dụng từ 'chỉ' trong truyền thông chuyên nghiệp. Trong một bài đăng trên LinkedIn, Leanse lập luận chống lại từ này - mà cô ấy tuyên bố rằng phụ nữ sử dụng thường xuyên hơn nam giới ba đến bốn lần - nói rằng:
Tôi bắt đầu nhận thấy rằng 'chỉ' không phải là để lịch sự: đó là một thông điệp tinh tế về sự phục tùng, về sự tôn trọng. Đôi khi nó đã tự huyễn hoặc mình. Đôi khi thậm chí trùng lặp. Khi tôi bắt đầu thực sự lắng nghe, tôi nhận ra rằng việc sử dụng nó từ một cụm từ hầu như luôn làm rõ và củng cố thông điệp.
Cho dù bạn có đồng ý với kết luận của cô ấy hay không (và một số giọng nói nổi tiếng khác không đồng ý), cuộc thảo luận của cô ấy về việc 'chỉ' là một từ 'trẻ con', theo mô hình Phân tích giao dịch do Eric Berne xuất bản, xứng đáng được khám phá. Trong thời gian chờ đợi, hãy tránh xa cụm từ này và thay vào đó chọn ngôn ngữ dứt khoát hơn.
4. 'Tôi nghĩ ...'
Người gửi thường bao gồm 'Tôi nghĩ là ...' để giảm thiểu khả năng bị từ chối trong tương lai, nhưng khi sử dụng cụm từ này, bạn đang nói với người nhận rằng bạn không chắc chắn về bản thân mình. Bất cứ khi nào bạn đang giao tiếp - trong email hoặc trong cuộc sống thực - bạn cần phải tỏ ra tự tin với thông điệp của mình. Nếu không, bạn có nguy cơ người nhận không quan tâm đến ý kiến của bạn và chuyển sang một ý tưởng khác. Tự tin ở nơi làm việc là chìa khóa thành công.
5. 'Kèm theo vui lòng tìm ...' hoặc 'Đính kèm, vui lòng tìm ...'
Nó có vẻ nhỏ, nhưng không có gì thực sự có thể được gửi kèm trong một email. Các tệp có thể được đính kèm, nhưng không thể thực sự đặt được gì trong email. Khi sử dụng một trong hai cụm từ này, người viết tránh sử dụng đại từ 'tôi', nhưng nó làm cho câu nghe có vẻ cổ điển. Đơn giản chỉ cần thông báo cho người đọc, 'Tôi đã đính kèm ...'
6. 'Tôi hy vọng bạn khỏe ...'
Cụm từ này thường được viết vào hai dịp. Trong một trường hợp, nó xuất hiện ngay trước khi bạn đánh người nhận bằng thứ gì đó không mong muốn. Hai là khi bạn muốn giả vờ có một mối quan hệ thân thiết hoặc quan tâm thực sự đến ai đó khi không có. Nếu bạn thực sự quan tâm đến hạnh phúc của ai đó, hãy nói chuyện trực tiếp thay vì sử dụng cụm từ lấp liếm này.
7. 'Tôi đã nghĩ rằng tôi sẽ vươn tới ...'
Tôi không biết bạn thế nào, nhưng cụm từ này khiến tôi hình dung ra một đứa trẻ đang chập chững biết đi cầm nắm thứ gì đó ngoài tầm với của ghế xe hơi. Nó cũng có vẻ rất rụt rè và thể hiện sự bất an. Thay vào đó, chỉ cần viết ra tin nhắn hoặc câu hỏi của bạn và trực tiếp. Thay vì nói 'Tôi nghĩ tôi sẽ liên hệ, hãy nói' Tôi muốn đãi bạn bữa trưa để thảo luận về ý tưởng kinh doanh của tôi. ' Đánh đập xung quanh bụi cây không có bất kỳ ai ủng hộ. Thay vào đó, hãy làm rõ ý định của bạn để người nhận thấy.
8. 'Tôi có thể chọn bộ não của bạn không?'
Về cơ bản, điều này cho biết bất kỳ ai mà bạn đang gửi tin nhắn rằng bạn muốn chiếm dụng thời gian của họ mà không mang lại bất kỳ giá trị nào. Thay vào đó, hãy cố gắng chia sẻ cái nhìn sâu sắc thú vị hoặc hữu ích với người nhận, cho người đó biết rằng bạn mong muốn có một con đường hợp tác hai chiều giữa hai bạn trong tương lai.
Khi tôi xếp hàng các cam kết phát biểu, tôi nhận thấy rằng cách tiếp cận thẳng thừng này hoạt động tốt nhất - dẫn đến tỷ lệ thành công 52% khi nhận được thông báo tiếp theo, so với tỷ lệ phản hồi 20-27% với các phương pháp khác mà tôi đã thử.
9. 'Người Có Thể Quan Tâm ...'
Có một vài trường hợp mà cụm từ này phù hợp, nhưng chúng rất ít và xa. Nếu bạn biết người mà tin nhắn của bạn quan tâm, hãy nói thẳng với người đó thay vì ẩn sau phần giới thiệu này. Việc sử dụng cụm từ trên thay vì chỉ đích danh cá nhân khiến bạn có vẻ thiếu tự tin và trang trọng một cách không cần thiết. Nhấn vào nút xóa trước khi bạn gửi email bao gồm những từ này.
10. 'Trân trọng Trân trọng ...'
Trong quá khứ, cụm từ này là cách rút ngắn phổ biến của các lần đóng bị ảnh hưởng nhiều hơn, nhưng trong giao tiếp qua email ngày nay, nó nghe có vẻ rất trang trọng và thiếu chân thành. Nói chung, bạn có thể đóng email bằng một câu 'Cảm ơn' đơn giản hoặc chỉ tên của bạn. 'Cheers' là một lựa chọn thú vị khác truyền tải những lời chúc tốt đẹp mà không gây ngột ngạt hoặc bế tắc. Ngày nay, tất cả chúng ta đều hiểu khi nào một tin nhắn đã kết thúc. Không cần phải kéo dài quá lâu khi kết thúc chính thức.
Bước lên đĩa và viết email tốt hơn. Đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao tính ngắn gọn của các tin nhắn và bạn sẽ nhận được phản hồi tốt hơn khi yêu cầu của bạn rõ ràng hơn. Không cần thiết phải điền vào email. Đơn giản chỉ cần nói những gì bạn muốn nói. Kết quả sẽ tự nói lên.
Những cụm từ nào làm bạn khó chịu nhất trong email? Chia sẻ những kẻ trộm thú cưng qua email lớn nhất của bạn trong phần bình luận bên dưới.
