Trong thời đại của Internet , bạn có thể thấy mình đang nhấp vào 'trả lời', nhập phản hồi nhanh và nhấn 'gửi' mà không cần suy nghĩ nhiều về những gì bạn vừa viết. Nhưng các chuyên gia đồng ý rằng hành vi sử dụng e-mail của bạn có khả năng phá hoại danh tiếng của bạn cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Inc.com đã liên hệ với một số chuyên gia e-mail dày dạn nhất trong ngành và nhờ họ cân nhắc về cách hoàn thiện nghi thức e-mail của bạn.
1. Chỉ thảo luận những vấn đề công cộng. Tất cả chúng ta đều đã nghe những câu chuyện về một e-mail 'riêng tư' cuối cùng được chuyển đến toàn bộ công ty và trong một số trường hợp, trên Internet. Một trong những điều quan trọng nhất cần xem xét khi nói đến phép xã giao qua e-mail là liệu vấn đề bạn đang thảo luận có phải là vấn đề công khai hay điều gì đó nên được nói ra sau cánh cửa đóng kín. Tự hỏi bản thân xem chủ đề đang được thảo luận có phải là chủ đề bạn viết trên giấy tiêu đề của công ty hay đăng trên bảng thông báo để mọi người xem trước khi nhấp vào 'gửi'. - Judith Kallos ,
tác giả của Phép xã giao qua thư điện tử trở nên dễ dàng, thư điện tử: Sổ tay hướng dẫn và thư điện tử: hướng dẫn viết thư tốt
2. Giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Đừng cho rằng người nhận e-mail của bạn biết bạn là ai, hoặc nhớ đã gặp bạn. Nếu bạn không chắc liệu người nhận có nhận ra địa chỉ e-mail hoặc tên của bạn hay không, hãy bao gồm một lời nhắc đơn giản về việc bạn là ai trong mối quan hệ với người mà bạn đang liên hệ; một tiểu sử chính thức và bao quát về bản thân là không cần thiết. - Peggy Duncan , chuyên gia năng suất cá nhân và tác giả của Khắc phục tình trạng quá tải email bằng thói quen, nghi thức và Outlook 2007 tốt hơn
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Dịch vụ Tiếp thị qua Email cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
3. Đừng 'e-mail tức giận.' Gửi email với tin xấu, sa thải khách hàng hoặc nhà cung cấp, bày tỏ sự tức giận, khiển trách ai đó, chê bai người khác trong email (đặc biệt nếu bạn đang nói điều gì đó không tử tế về sếp của mình) đều là những điều không nên. Vì e-mail có vẻ không chính thức nên nhiều người đã rơi vào bẫy này. Hãy luôn nhớ rằng thư từ qua e-mail tồn tại mãi mãi. - Lindsey Pollak , chuyên gia nghề nghiệp và nơi làm việc, nhà tư vấn về phép xã giao qua e-mail, và tác giả của Đi từ trường đại học đến nghề nghiệp
4. Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm. Số lượng dấu chấm than tối đa trong e-mail công việc? Một. Nếu không, bạn có nguy cơ trông trẻ con và thiếu chuyên nghiệp. - Pollak
5. Hãy cẩn thận với thông tin bí mật. Không thảo luận về thông tin bí mật trong e-mail, chẳng hạn như thông tin thuế của ai đó hoặc các chi tiết của một giao dịch kinh doanh rất nhạy cảm. Nếu e-mail lọt vào tay kẻ xấu, bạn có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng - thậm chí cả về mặt pháp lý -. - Peter Post , giám đốc Viện Bưu điện Emily có trụ sở tại Burlington, Vermont, nơi đưa ra lời khuyên về nghi thức và câu trả lời cho các câu hỏi về cách cư xử như nghi thức đám cưới, các vấn đề về nuôi dạy con cái và cách cư xử trên bàn ăn.
6. Phản hồi kịp thời. Trừ khi bạn làm việc trong một số loại năng lực khẩn cấp, không nhất thiết bạn phải sẵn sàng ngay lập tức khi có e-mail. Tùy thuộc vào tính chất của e-mail và người gửi, việc trả lời trong vòng 24 đến 48 giờ có thể chấp nhận được. - Duncan
7. Hạn chế gửi một lớp lót. 'Cảm ơn' và 'Ồ, OK' không thúc đẩy cuộc trò chuyện theo bất kỳ cách nào. Vui lòng đặt 'Không cần trả lời' ở đầu e-mail khi bạn không đoán trước được phản hồi. - Duncan
8. Tránh sử dụng phím tắt cho các từ thực, biểu tượng cảm xúc, biệt ngữ hoặc tiếng lóng. Không chấp nhận các từ dành cho người lớn, doanh nhân sử dụng các phím tắt như '4 u' (thay vì 'cho bạn'), 'Gr8' (cho tuyệt vời) trong e-mail liên quan đến công việc. Nếu bạn không đặt biểu tượng mặt cười hoặc biểu tượng cảm xúc trên thư từ kinh doanh của mình, bạn không nên đưa nó vào thư e-mail. Bất kỳ điều nào ở trên đều có khả năng khiến bạn trông kém chuyên nghiệp. - Duncan
9. Giữ cho nó sạch sẽ. Không có gì làm người nhận khó chịu hơn là khi mọi người trả lời và để lại các tin nhắn lộn xộn, ví dụ, một chuỗi e-mail bao gồm quá nhiều dấu mũ (>>>) hoặc các trang và các trang của địa chỉ e-mail không được bảo vệ bằng Bcc. Bạn có thể loại bỏ dấu mũ bằng cách chọn văn bản, Ctrl + F để sử dụng lệnh Tìm và Thay thế để tìm dấu mũ và thay thế tất cả chúng bằng không. Bạn có thể loại bỏ tất cả các địa chỉ e-mail chỉ bằng cách xóa. Làm sạch nó, sau đó gửi nó. - Duncan
10. Hãy rõ ràng trong dòng tiêu đề của bạn. Với việc các hộp thư đến bị tắc nghẽn bởi hàng trăm e-mail mỗi ngày, điều quan trọng là dòng tiêu đề của bạn phải đi đúng trọng tâm. Nó phải đơn giản hợp lý và mô tả những gì bạn đã viết về. Mong rằng bất kỳ e-mail nào có chủ đề dễ thương, mơ hồ hoặc khó hiểu sẽ bị chuyển vào thùng rác. Ngoài ra, hãy kiểm chứng dòng chủ đề của bạn cẩn thận như bạn kiểm chứng phần còn lại của e-mail. - Bài đăng
11. Đừng nhầm với Spam. Tránh các dòng chủ đề viết hoa toàn bộ, viết thường và những dòng bao gồm URL và dấu chấm than - có xu hướng giống như Spam đối với người nhận. - Judith Kallos ,
tác giả của Phép xã giao qua thư điện tử trở nên dễ dàng, thư điện tử: Sổ tay hướng dẫn và thư điện tử: hướng dẫn viết thư tốt
12. Dòng tiêu đề của bạn phải phù hợp với thông điệp. Không bao giờ mở e-mail cũ, nhấn Reply và gửi một tin nhắn không liên quan gì đến email trước đó. Đừng ngần ngại thay đổi chủ đề ngay khi chủ đề hoặc nội dung của chuỗi e-mail thay đổi. - Peggy Duncan , chuyên gia năng suất cá nhân và tác giả của Khắc phục tình trạng quá tải email bằng thói quen, nghi thức và Outlook 2007 tốt hơn
13. Đưa ra cảnh báo khi gửi các tệp đính kèm lớn. Việc gửi các tệp đính kèm lớn không báo trước có thể làm tắc nghẽn hộp thư đến của người nhận và khiến các e-mail quan trọng khác bị trả lại. Nếu bạn đang gửi một thứ gì đó hơn 500KB, người gửi nên hỏi, 'Bạn có phiền không nếu tôi đã gửi cho bạn một tệp đính kèm? Khi nào là thời điểm tốt nhất cho bạn? ' - Kallos
14. Không có nhiều hơn hai tệp đính kèm và cung cấp một tên hợp lý. Trừ khi nó được yêu cầu cụ thể, hãy tránh gửi tin nhắn có nhiều hơn hai tệp đính kèm. Ngoài ra, hãy đặt tên hợp lý cho (các) tệp đính kèm để người nhận biết ngay chủ đề và người gửi. - Duncan
15. Chỉ gửi hoặc sao chép người khác khi cần biết. Trước khi bạn nhấp vào Trả lời Tất cả hoặc đặt tên trên các dòng Cc hoặc Bcc, hãy tự hỏi xem liệu tất cả những người nhận có cần thông tin trong thư của bạn hay không. Nếu họ không gửi, tại sao lại gửi nó? Dành thời gian để gửi tin nhắn của bạn đến đúng người. - Duncan
16. Cẩn thận với 'trả lời tất cả.' Đừng nhấn 'trả lời tất cả' trừ khi mọi thành viên trên chuỗi e-mail cần biết. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn không gửi cho tất cả mọi người trong danh sách câu trả lời của bạn-; cho dù họ có cần biết hay không. - Duncan
17. Nhấc điện thoại. Khi một chủ đề có nhiều thông số cần được giải thích hoặc thương lượng và sẽ tạo ra quá nhiều câu hỏi và sự nhầm lẫn, đừng xử lý nó qua e-mail. Ngoài ra, e-mail không nên được sử dụng để hủy các cuộc họp, bữa trưa, cuộc phỏng vấn vào phút chót và không bao giờ được sử dụng cho những tin tức tàn khốc. Nếu bạn có một nhân viên hoặc một người bạn mà bạn cần thông báo tin xấu, bạn nên gọi điện thoại. Nếu đó là tin tức mà bạn phải cung cấp cho một nhóm lớn, thì e-mail sẽ thiết thực hơn. - Duncan
18. Đánh giá tầm quan trọng của e-mail của bạn. Đừng lạm dụng tùy chọn ưu tiên cao. Nếu bạn quá lạm dụng tính năng này, sẽ ít người coi trọng nó. Một giải pháp tốt hơn là sử dụng các dòng tiêu đề mô tả giải thích chính xác nội dung của thư. - Duncan
19. Duy trì sự riêng tư. Nếu bạn đang gửi tin nhắn cho một nhóm người và bạn cần bảo vệ quyền riêng tư cho danh sách của mình, bạn nên luôn sử dụng 'Bcc.' Ngoài ra, tránh cung cấp địa chỉ e-mail cho bên thứ ba (chẳng hạn như Evite, bản tin, v.v.). Đảm bảo rằng các địa chỉ mà bạn sẵn sàng giao cho bên thứ ba ở lại với họ, đặc biệt là khi dịch vụ mà họ cung cấp là miễn phí. - Duncan
20. Hãy ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Các e-mail dài là một điều của quá khứ. Viết ngắn gọn, có nhiều khoảng trắng để không làm người nhận bị choáng ngợp. Đảm bảo rằng khi bạn xem những gì bạn đang gửi, nó không giống như một gánh nặng khi đọc - hãy thoải mái sử dụng các gạch đầu dòng. Người đọc e-mail của bạn không cần phải đọc qua một số đoạn văn để tìm ra những gì bạn đang hỏi. Bạn nên nêu mục đích của e-mail trong hai câu đầu tiên. Hãy rõ ràng và lên trước. - Lindsey Pollak , chuyên gia nghề nghiệp và nơi làm việc, nhà tư vấn về phép xã giao qua e-mail, và tác giả của Đi từ trường đại học đến nghề nghiệp
21. Biết khán giả của bạn. Lời chào và dấu hiệu qua e-mail của bạn phải phù hợp với mức độ tôn trọng và trang trọng của người mà bạn đang giao tiếp. Ngoài ra, hãy viết cho người sẽ đọc nó - nếu họ có xu hướng rất lịch sự và trang trọng, hãy viết bằng ngôn ngữ đó. Điều tương tự cũng xảy ra đối với người nhận có xu hướng thân mật và thoải mái hơn. - Lindsey Pollak , chuyên gia nghề nghiệp và nơi làm việc, nhà tư vấn về phép xã giao qua e-mail, và tác giả của Đi từ trường đại học đến nghề nghiệp
22. Luôn bao gồm một chữ ký. Bạn không bao giờ muốn ai đó phải tra cứu cách liên lạc với mình. Nếu bạn hiểu biết về mạng xã hội, hãy đưa tất cả thông tin mạng xã hội vào chữ ký của bạn. Chữ ký email của bạn là một cách tuyệt vời để cho mọi người biết thêm về bạn, đặc biệt là khi địa chỉ email của bạn không bao gồm tên đầy đủ hoặc công ty của bạn. - Pollak
23. Chỉ sử dụng tự động trả lời khi cần thiết. Một phản hồi tự động có nội dung, 'Cảm ơn bạn đã gửi e-mail. Tôi sẽ trả lời bạn ngay khi tôi có thể 'là vô ích. Tuy nhiên, một điều tuyệt vời mà những thư này làm là cảnh báo cho những kẻ gửi thư rác rằng e-mail của bạn là thật và họ có thể thêm bạn vào danh sách thư rác của họ. - Peggy Duncan , chuyên gia năng suất cá nhân và tác giả của Khắc phục tình trạng quá tải email bằng thói quen, nghi thức và Outlook 2007 tốt hơn
24. Đào tạo nhân viên của bạn. Chủ doanh nghiệp nên đảm bảo rằng nhân viên của họ được đào tạo về giao tiếp qua e-mail - đừng cho rằng họ biết những gì họ đang làm và những gì được coi là chuyên nghiệp. Thiết lập các tiêu chuẩn e-mail mà mọi người trong công ty nên tuân thủ. - Pollak
25. E-mail của bạn là sự phản ánh của bạn. Mỗi e-mail bạn gửi sẽ làm tăng thêm hoặc làm giảm uy tín của bạn. Nếu e-mail của bạn bị phân tán, vô tổ chức và chứa đầy lỗi, người nhận sẽ có xu hướng nghĩ bạn là một doanh nhân phân tán, bất cẩn và vô tổ chức. Ý kiến của người khác rất quan trọng và trong thế giới nghề nghiệp, nhận thức của họ về bạn sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của bạn. - Peter Post , giám đốc Viện Bưu điện Emily có trụ sở tại Burlington, Vermont, nơi đưa ra lời khuyên về nghi thức và câu trả lời cho các câu hỏi về cách cư xử như nghi thức đám cưới, các vấn đề về nuôi dạy con cái và cách cư xử trên bàn ăn.
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Dịch vụ Tiếp thị qua Email cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài báo. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
