Bạn có đang thuê trợ lý cá nhân không tiết kiệm bạn thời gian hay ai tốn thời gian của bạn?
Gần đây, tôi đã mời ba mươi lăm khách hàng huấn luyện doanh nghiệp hàng đầu của mình đến một khóa tu riêng ở Jackson Hole, Wyoming, nơi tôi sống. Chúng tôi đã thảo luận về các khía cạnh khác nhau của lãnh đạo - những cách mà chủ doanh nghiệp có thể tạo ra lợi thế chiến lược và kết quả đột phá cho bản thân và công ty của họ - khi ai đó hỏi tôi về quản lý thời gian .
Câu hỏi đó đã thúc đẩy một cuộc trò chuyện sôi nổi về những cách tốt nhất mà mỗi chúng tôi đã tìm ra để tận dụng thời gian của mình. Và rõ ràng là những doanh nhân cực kỳ thành công mà chúng tôi có trong căn phòng đó đang mất thời gian quý báu vì trợ lý của họ không đủ năng lực hoặc đủ quyền lực để thực hiện công việc mà họ yêu cầu. Vì vậy, tôi bắt đầu nói về tầm quan trọng của việc thuê trợ lý phù hợp nhất với nhu cầu của bạn - và những gì bạn có thể làm để giúp họ giúp bạn.
In twenty-five years at different companies and in different cities, I've had assistants who have worked from my office, assistants who've worked remotely-but-locally, and assistants who've worked literally a thousand miles away from me. Trong quá trình này, tôi đã phát hiện ra rằng thực sự có bốn cấp độ trợ lý. Và việc thuê đúng loại trợ lý là rất quan trọng để tận dụng thời gian của bạn.
Cấp độ 1: Người chơi cờ vây
Những người hỗ trợ ở cấp độ đầu tiên này cần được hướng dẫn trực tiếp và giám sát chặt chẽ. Họ có thể di chuyển các đối tượng từ điểm A đến điểm B. Họ có thể gửi email thay mặt bạn - khi được cho biết chính xác những gì cần viết. Họ có thể ghi chép và quét tài liệu và lưu các tài liệu đó vào các thư mục theo hướng dẫn của bạn. Với giày cao gót, bạn sẽ chỉ đường cho họ từng bước trên đường đi
Vì vậy, bạn tiết kiệm một số thời gian - sau tất cả, người chơi của bạn là người thực sự đang làm nhiệm vụ - nhưng, thực sự, bạn phải làm tất cả suy nghĩ của họ cho họ. Điều này đặt ra một giới hạn cứng về lượng thời gian mà bạn thực sự có thể tận dụng bằng cách làm việc với một người ham chơi.
Đây rõ ràng không phải là loại trợ lý cá nhân mà bạn nên thuê.
Cấp độ 2: Trợ lý hành chính
Trợ lý quản trị hay 'quản trị viên' là người có thể xử lý tốt nhiều nhiệm vụ, miễn là có một quy trình rõ ràng được đặt ra cho họ và những nhiệm vụ đó nằm trong ranh giới của những gì họ mong đợi hoặc những gì họ đã quen xử lý .
Tin tốt là quản trị viên tự chủ hơn đáng kể so với những người yêu thích. Quản trị viên thực sự có thể giúp tận dụng thời gian của bạn miễn là họ tuân theo các quy trình và thủ tục đã biết để có được kết quả đã biết. Họ xuất sắc với các nhiệm vụ cụ thể, được xác định.
Nhưng họ gặp rắc rối khi mọi thứ trở nên mơ hồ - khi họ được yêu cầu xử lý các nhiệm vụ mà không đảm bảo thành công. Họ sợ hãi về việc lộn xộn. Họ sợ hãi về việc mắc sai lầm. Bởi vì họ biết rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm cho những sai sót của mình. Họ có thể gặp rắc rối. Đó là họ miễn cưỡng sử dụng theo ý mình.
Vì vậy, quản trị viên có thể giúp tận dụng thời gian của bạn nhiều hơn đáng kể so với những người đi guốc có thể, nhưng họ sẽ né tránh những nhiệm vụ mà sự trợ giúp có thể có giá trị nhất.
Cấp độ 3: Trợ lý điều hành
Các trợ lý điều hành không bị ảnh hưởng bởi sự không chắc chắn. Họ có thể nhận một nhiệm vụ không rõ ràng và thực sự tìm ra, trong những ranh giới nhất định, làm thế nào để thực hiện nó. Họ có thể xử lý các nhiệm vụ phác thảo ra thay vì là chế tạo ra.
Các bài tập được thiết kế - loại bài tập mà các trợ lý hành chính cảm thấy thoải mái nhất - thực sự được xử lý tốt. Các bước cần thiết được trình bày rõ ràng trước.
Ngược lại, khi bạn giao cho trợ lý điều hành một nhiệm vụ phác thảo, bạn thường sẽ nói những điều như sau ' Đây là những gì tôi đang cố gắng hoàn thành. Đây là một số các biến khi chơi. Dưới đây là một số điều bạn có thể muốn xem xét . Bạn tìm ra phần còn lại . '
Trợ lý điều hành có tính tự chủ cao; họ chỉ cần trợ giúp để hiểu bối cảnh yêu cầu của bạn. Họ cần một lượng thông tin cơ bản nhất định để giúp họ đưa ra quyết định tốt thay cho bạn. Họ cần bạn thông báo những mong đợi và sở thích của bạn.
Ví dụ, khi nói đến du lịch, bạn sẽ muốn cho họ biết điều kiện nào bạn muốn nâng cấp lên dịch vụ máy bay cao cấp hơn, loại khách sạn bạn thích và loại khu vực lân cận bạn muốn ở.
Bối cảnh đó cũng có thể đi sâu hơn nhiều. Về phần mình, tôi muốn có trợ lý điều hành bên trong hộp thư đến của mình. Điều đó hữu ích một phần vì nó làm giảm số lượng email tôi cần xử lý: nếu tôi nhận được hàng trăm email mỗi ngày, tôi muốn nói rằng trợ lý điều hành của tôi sẽ xử lý, phân phối lại hoặc xóa khoảng 50 đến 70 email trong số đó.
Nhưng có cô ấy ở đó cũng rất hữu ích vì cô ấy nhìn thấy bối cảnh kinh doanh của tôi. Vì cô ấy biết tôi đang làm gì và với ai, cô ấy có thể đưa ra quyết định tốt hơn về việc ai nên gặp tôi. Ví dụ: nếu cô ấy thấy rằng tôi đang trao đổi rất nhiều email với Joe về một dự án cụ thể và sau đó Joe yêu cầu một cuộc họp và nói rằng nó cần phải diễn ra trước một thời hạn nhất định, cô ấy có thể xác định rằng dự án thực sự quan trọng đối với tôi và cuộc họp có lẽ cũng vậy. Vì vậy, cô ấy sẽ chủ động sắp xếp cuộc họp đó cho tôi và chỉ cần gửi cho tôi một ghi chú để có hiệu lực ' Joe nói rằng anh ấy thực sự cần gặp bạn trước thời hạn này, vì vậy tôi hẹn anh ấy trong nửa giờ, từ 2:45 đến 3:15 . '
Trợ lý điều hành thực sự có thể giúp bạn tận dụng thời gian của mình, miễn là bạn cung cấp cho họ bối cảnh tốt.
Cấp 4: Tham mưu trưởng hoặc là Giám đốc điều hành
Cuối cùng, chúng tôi có tổng tham mưu trưởng - hoặc, trong quân đội, giám đốc điều hành. Trợ lý này giống như một COO cá nhân cho các hoạt động kinh doanh của bạn. Họ hiểu mục tiêu của bạn. Họ biết tất cả những người chơi quan trọng là ai. Và họ có khả năng tự nhận được kết quả trong khi gánh vác phần lớn - hoặc thậm chí hầu hết - gánh nặng hành chính trên vai bạn.
Một giám đốc nhân sự sẽ chủ động và thực sự theo dõi và kiểm tra các báo cáo trực tiếp của bạn thay mặt bạn. Trong khi một trợ lý hành chính hoặc điều hành có thể ghi chú trong một cuộc họp, thì chánh văn phòng của bạn sẽ phát hiện các mục cần theo dõi và tự mình thực hiện việc theo dõi đó. Chánh văn phòng của bạn sẽ tự mình liên lạc lại với Cindy sau cuộc họp để đảm bảo rằng cô ấy thực sự đã xử lý sạch sẽ bốn mục đó và sau đó kiểm tra lại hai ngày sau để xem cô ấy làm như thế nào với chúng.
Thật không may, hầu hết mọi người đều thuê người đi làm và trợ lý hành chính - những người chỉ có thể giúp đỡ những công việc được trình bày rõ ràng. Nhưng với tư cách là chủ doanh nghiệp, hầu hết chúng ta không quá hướng về quy trình; chúng ta đang sống trong một thế giới mờ nhạt hơn. Và vì vậy, chúng tôi thực sự cần, ở mức tối thiểu, một trợ lý điều hành có thể xử lý các tình huống mơ hồ hơn.
Và trong khi các giám đốc nhân sự là tuyệt vời, bạn thường chỉ tìm thấy họ ở các công ty có vốn hóa trung bình và lớn hơn. Nếu bạn có một công ty nhỏ hơn, có thể bạn sẽ có một nhân viên loại người trong nhóm của mình, nhưng họ sẽ không được chỉ định riêng cho bạn. Thay vào đó, họ có thể điều hành các hoạt động của bạn hoặc, nếu doanh nghiệp của bạn lớn hơn một chút, họ có thể là COO của bạn.
Và đó là một điều quan trọng cũng cần lưu ý rằng những tiêu đề này là tùy ý. Rất nhiều người được mệnh danh là 'Trợ lý điều hành' thực sự chỉ là những kẻ lười biếng. Và rất nhiều người được thuê làm người đi guốc thực sự hoạt động ở cấp độ trợ lý điều hành. (Cái sau đặc biệt phổ biến trong thế giới giải trí.)
Vì vậy, khi bạn nghĩ về việc thuê trợ lý tiếp theo, hãy cân nhắc xem bạn cần loại trợ lý nào. Và, bất cứ điều gì bạn quyết định, hãy chắc chắn tìm kiếm những phẩm chất đó trong các cuộc phỏng vấn.
Cuối cùng, một mẹo chuyên nghiệp bổ sung: hãy thuê một người có năng lực hơn một chút so với những gì bạn nghĩ rằng bạn sẽ cần. Sau tất cả, bạn muốn công ty của bạn phát triển, phải không?
Nếu bạn thích những ý tưởng mà tôi đã chia sẻ, thì tôi khuyến khích bạn tải xuống bản sao miễn phí của cuốn sách mới nhất của tôi, Xây dựng một doanh nghiệp, không phải một công việc . Bấm vào đây để biết đầy đủ chi tiết và nhận bản sao miễn phí của bạn.
