Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Nàng thơ , một điểm đến trên web với các cơ hội việc làm thú vị và lời khuyên nghề nghiệp của chuyên gia.
Bất kể bạn làm việc ở đâu hay làm gì, cuối cùng bạn sẽ phải xin lỗi ai đó về điều gì đó. Đó là một sự thật của cuộc sống. Trong một nơi làm việc đầy ắp con người, bạn sẽ luôn gặp phải nhiều tình huống khiến cảm xúc bị tổn thương. Vì không thực sự khả thi — hoặc chín chắn — để thực hiện cách tiếp cận giấu giếm khi mọi thứ trở nên nóng bỏng tại văn phòng, bạn cần được trang bị những từ ngữ phù hợp để giải quyết một cách khéo léo các tình huống kém thoải mái.
Để cho một lời xin lỗi để có hiệu quả, nó cần phải được thực hiện đúng. Các chuyên gia đồng ý rằng những điều tốt nhất bao gồm sự thừa nhận và hiểu biết về những gì đã xảy ra và thiệt hại đã gây ra. Bạn cũng nên nhận ra vai trò của mình, chịu trách nhiệm về nó và thông báo về sự hối tiếc. Những gì bạn nên bỏ qua là bất kỳ lời biện minh nào và các từ nếu hoặc nhưng. Vì vậy, tôi xin lỗi nếu Tôi đã làm tổn thương cảm xúc của bạn trong cuộc họp, hoặc tôi xin lỗi vì chúng tôi đã có lỗi nhưng bạn biết chúng tôi là nhân viên ngắn hạn không tạo ra bất kỳ cơ sở.
Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản, đây là kịch bản cho những lời xin lỗi tại nơi làm việc phổ biến nhất:
1. Bạn đã mắc một sai lầm mà bạn không thể tự sửa chữa
Bạn là con người, vì vậy bạn đã gặp khó khăn trong một thứ gì đó phức tạp (hãy nghĩ: bật đèn xanh cho một thứ mà bạn thực sự không có thẩm quyền để làm được). Bạn nhận ra rằng bạn không có kỹ năng để tự khắc phục sự cố và lựa chọn duy nhất mà bạn có là thừa nhận điều này với người giám sát của bạn và yêu cầu cô ấy kéo một số dây và giúp bạn. Lời xin lỗi này phải kịp thời (vì bạn cần giúp sửa lỗi — nhanh chóng) và sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm. Ngoài ra, nó phải bao gồm một sự đảm bảo rằng điều đó sẽ không xảy ra nữa.
Thử
Tôi đã mắc lỗi trong Trường hợp ‘B’. Tôi nghĩ rằng tôi đã chủ động, nhưng bây giờ tôi có thể thấy rằng tôi nên điều hành các hành động của tôi trước tiên. Tôi rất xin lỗi và điều đó sẽ không xảy ra nữa. Tuy nhiên, để khắc phục sự cố này, tôi cần sự trợ giúp của bạn. Khi nào là thời điểm tốt nhất để chúng ta thảo luận?
2. Bạn đã hứa điều gì đó không thể với khách hàng
Bạn luôn nỗ lực để vượt qua sự mong đợi của khách hàng. Bạn vượt lên trên và vượt xa hơn, hứa hẹn sẽ cho họ tất cả những gì trái tim họ mong muốn. Điều này hoạt động tốt - cho đến khi bạn nhận ra rằng điều gì đó bạn đã đảm bảo đơn giản là không thể thực hiện được.
Nếu bạn là thành viên của một nhóm — ngay cả khi bạn đang dẫn đầu — hãy chia sẻ sai lầm của bạn với đồng nghiệp hoặc sếp của bạn. Họ có thể không giúp được bạn, nhưng ít nhất, họ nên biết chuyện gì đang xảy ra. Sau đó, hãy chuẩn bị sẵn một giải pháp cho thời điểm bạn tung tin. Nếu bạn định nói với khách hàng rằng bạn không thể làm điều gì đó, bạn muốn chuẩn bị sẵn sàng để chia sẻ những gì bạn có thể làm thay.
Đi với
Rất tiếc, tôi không thể cung cấp cho bạn [những gì tôi đã hứa với bạn]. Tôi xin lỗi vì sự giám sát của tôi. Tôi đã nói đồng ý vì sự nhiệt tình và mong muốn cung cấp cho bạn chính xác những gì bạn muốn, nhưng tôi nên kiểm tra tài nguyên / ngân sách / băng thông của chúng tôi trước khi nói rằng điều đó có thể được thực hiện. Đây là những gì tôi có thể cung cấp cho bạn thay thế ...
3. Bạn đã xúc phạm ai đó
Bạn và đồng nghiệp của bạn đang trò chuyện về điều gì đó, cuộc trò chuyện trở nên sôi nổi và bạn đã nói điều gì đó xúc phạm cô ấy. Có thể bạn không cố ý — hoặc có thể bạn đã làm vậy — nhưng bây giờ bạn nhận ra rằng để giữ hòa khí ở văn phòng, bạn cần phải giải quyết mọi việc. Đừng tập trung vào nguyên nhân khiến bạn phải nói ra (xem phần biện minh ở trên), chỉ tập trung vào sự thật rằng bạn thực sự hối hận khi nói ra điều đó.
Bắt đầu ở đây
Tôi nhận ra rằng những gì tôi nói trước đó là xúc phạm. Tôi đã sai khi nói với bạn như vậy, điều đó là không chuyên nghiệp, và tôi thực sự xin lỗi. Tôi sẽ cố gắng giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng.
Lưu ý: Lời xin lỗi ở trên có hiệu quả nếu bạn nói với ai đó rằng bạn nghĩ khẩu hiệu của anh ấy sẽ phổ biến như New Coke. Nó không áp dụng nếu bạn nói điều gì đó phân biệt chủng tộc, phân biệt giới tính, cố chấp — danh sách này cứ lặp đi lặp lại, nhưng tôi biết bạn biết rằng loại hành vi đó không thể được sửa chữa bằng mẫu lời xin lỗi.
4. Bạn là người mang tin xấu
Không ai muốn cung cấp tin xấu. Bạn có thể đặc biệt khó chịu khi đó là thứ hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn hoặc kết quả của một cuộc gọi khó khăn. Nhưng nếu bạn đang ở trong một vị trí lãnh đạo , điều này sẽ xảy ra — rất nhiều.
Tôi thấy kiểu xin lỗi này phức tạp hơn một chút so với những kiểu khác vì đó không phải là việc bạn phải chịu trách nhiệm 100%. Nhưng điều tốt nhất cần làm là đi đến vấn đề một cách nhanh chóng, để giảm thiểu sự đau đớn gây ra cho những người nhận được bản cập nhật (ít hơn mong muốn).
Kiểm tra điều này
Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng việc thăng chức / tăng lương / kỳ nghỉ / dự án của bạn đã bị từ chối. Nguyên nhân là do cắt giảm ngân sách / biên chế / các ưu tiên hiện tại. Xin đừng để điều này làm bạn nản lòng. Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự đóng góp của bạn cho nhóm và sẽ cố gắng tìm cách để bạn thấy được mức độ phù hợp.
5. Bạn Quên một Nhiệm vụ
Vì bất cứ lý do gì, bạn hoàn toàn trắng tay khi hoàn thành một dự án đến hạn chót . Để làm cho vấn đề tồi tệ hơn, sếp của bạn đã phát hiện ra trước khi bạn có cơ hội tranh giành và hoàn thành nó. Anh ấy không vui! Vì vậy, điều quan trọng là lời xin lỗi của bạn cho thấy bạn không bào chữa và bạn đang cung cấp một thời gian cụ thể về thời điểm kết thúc.
Đối mặt với âm nhạc với
Tôi xin lỗi vì đã bỏ lỡ thời hạn trong Dự án X. Tôi nhận thấy rằng lỗi của tôi phản ánh không tốt cho nhóm. Tôi có thể hoàn thành phần việc của mình vào cuối ngày mai. Điều đó có được không, hay bạn muốn xem những gì tôi có ở dạng bản nháp?
Phải xin lỗi không bao giờ là vui, nhưng nó thường cần thiết để rèn luyện, sửa chữa và củng cố các mối quan hệ ở nơi làm việc. Vì vậy, hãy xác thực, chân thành và thảo luận về những gì bạn có thể làm khác vào lần sau, bởi vì một lời xin lỗi tốt có thể giúp bạn đi một chặng đường dài.
