Khảo sát, sau khi khảo sát, sau khi khảo sát đồng ý - các cuộc họp là một sự lãng phí thời gian kinh khủng và mọi người đều ghét chúng.
Nhưng nếu mọi linh hồn sống trong văn phòng của bạn rên rỉ khi có lời mời họp mới đến, thì tại sao bạn vẫn dành phần lớn thời gian trong tuần để ngồi trong phòng họp?
Một phần của câu trả lời có lẽ là các hoạt động họp không hiệu quả. Một số vấn đề có thể được giải quyết bằng cách học cách điều hành một cuộc họp nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng một số cuộc tụ họp này không thể sửa chữa được và đơn giản là không nên xảy ra - ít nhất là đối với bạn.
Không thể cố định loại cuộc họp cuối cùng này với dịch vụ hậu cần tốt hơn. Đơn giản là họ cần được loại bỏ khỏi lịch trình của bạn. Đó là nơi bạn gặp phải một lý do lớn khác khiến bạn liên tục gặp phải tình trạng cồng kềnh - thật khó để nói không với chúng. Nếu lời mời là từ sếp của bạn, bạn không muốn xúc phạm đến tiện ích của buổi tụ họp. Điều tương tự cũng áp dụng cho một đồng nghiệp và khách hàng có thể là người khó từ chối nhất.
Nhưng đừng tuyệt vọng, bạn có thể lịch sự ra khỏi các cuộc họp mà không làm mất lòng ai hoặc tỏ ra lười biếng. Trên HBR gần đây, Liane Davey, người đồng sáng lập 3COze, đã đề nghị đề xuất cụ thể dựa trên các vấn đề cuộc họp phổ biến .
1. Khi bạn chưa sẵn sàng cho cuộc họp
Tất nhiên, không phải vì bạn là một người lười biếng, mà bởi vì nhóm không có đủ thời gian để nghiên cứu, suy nghĩ, chuẩn bị, v.v. về các chủ đề sẽ được thảo luận. Trong trường hợp này, Davey đề nghị cố gắng trì hoãn cuộc họp bằng cách sử dụng ngôn ngữ như: 'Đây là một chủ đề thú vị. Dựa trên các ưu tiên trong năm hiện tại của chúng tôi, tôi chưa chắc chúng tôi đã sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện hiệu quả. Liệu có thể lùi cuộc họp này lại và để nhóm làm việc tiến bộ hơn một chút trước khi chúng ta gặp nhau không? '
2. Khi cần thiết những người bị mất tích
Đôi khi bạn có thể phát hiện ra một cuộc họp lãng phí thời gian cách đó một dặm. Ví dụ: khi tất cả các bên liên quan cần thiết để đưa ra quyết định không có mặt, bạn biết rằng bạn chắc chắn sẽ không rời đi với các mục hành động trong tay.
Làm nổi bật vấn đề với người mời bằng cách nói điều gì đó như sau: 'Tôi mong muốn đưa ra một số quyết định về vấn đề này. Từ lời mời họp, có vẻ như Sản xuất [hoặc bất kỳ ai] không tham gia. Tôi muốn đợi cho đến khi ai đó từ Sản xuất sẵn sàng tham gia. Nếu không, chúng tôi sẽ không thể đưa ra bất kỳ quyết định nào. '
3. Khi bạn là người đóng góp sai
Đôi khi vấn đề không phải là bất cứ điều gì cố hữu trong cuộc họp đã lên kế hoạch - đó là bạn. Đơn giản là bạn không biết đủ hoặc không tham gia vào vấn đề theo cách phù hợp để đóng góp một cách hữu ích. Davey đưa ra kịch bản mẫu này cho những tình huống sau: 'Tôi rất vui khi bạn quan tâm đến thông tin đầu vào của tôi. Tôi không tin rằng mình là người có trình độ tốt nhất về chủ đề này. Tôi đã đào một chút và có vẻ như Pat sẽ có bối cảnh cần thiết. Bạn có thoải mái khi mời Pat hơn là tôi không? ' (Xin lỗi, Pat.)
Ngoài ra, bạn có thể chuyển giao trách nhiệm xuống cấp dưới hoặc lên sếp của mình. Trong bài hoàn chỉnh , Davey cũng cung cấp ngôn ngữ gợi ý cho những trường hợp này.
4. Khi thời gian cực kỳ bất tiện
Trong những trường hợp khác, cuộc họp được tổ chức tốt và bạn có thể đóng góp, nhưng thời gian của cuộc họp chỉ là một điều kinh khủng đối với năng suất của bạn. Bạn bị kẹt à? Davey nói: Không, người đề nghị bạn chọn không tham gia nhưng 'hãy dành vài phút để tổng hợp lại một số ghi chú và tóm tắt chiếc ghế hoặc một người tham gia phù hợp.'
Để đáp lại lời mời, cô ấy đưa ra ngôn ngữ gợi ý sau: 'Đây sẽ là một cuộc thảo luận quan trọng. Tôi không thể tham dự, nhưng tôi sẽ dành chút thời gian để chia sẻ suy nghĩ của mình để bạn có thể đưa chúng vào cuộc thảo luận. '
5. Khi hầu hết cuộc họp không liên quan đến bạn
Còn khi chỉ một trong năm hoặc mười mục trong chương trình làm việc tại cuộc họp sắp tới có liên quan đến bạn thì sao? Davey khuyên, đừng chỉ ngồi đó xoay ngón tay cái của bạn trong 80% cuộc thảo luận. Thay vào đó, hãy nói rõ rằng bạn sẽ từ chối sớm, bằng cách trả lời lời mời như sau: 'Có thể đưa cuộc thảo luận đổi thương hiệu làm mục đầu tiên trong chương trình nghị sự không? Tôi không thể ở lại toàn bộ cuộc họp nhưng tôi thực sự muốn đóng góp cho cuộc họp đó. '
Tất nhiên, nói không chỉ khó khi nói đến các cuộc họp. Bạn cũng có thể gặp phải vấn đề tương tự về những yêu cầu sai lầm hoặc sai hướng trong các lĩnh vực khác của cuộc sống công việc của bạn. Rất may, có những lời khuyên hữu ích không kém trên mạng về cách chính xác để nói không với những yêu cầu văn phòng thông thường khác.
