Việc soạn thảo một email doanh nghiệp hiệu quả đã trở thành một thứ nghệ thuật đã mất. Ngày càng có nhiều chuyên gia nhận được các thư từ với những lời chào vô nghĩa hoặc không chào, lỗi chính tả, thiếu cấu trúc và nội dung không rõ ràng. Những email được viết kém này có thể phản ánh không tốt về người gửi hoặc thậm chí không khuyến khích ai đó kinh doanh với họ.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải chú ý đến nghi thức và các phương pháp hay nhất khi giao tiếp với các địa chỉ liên hệ công việc, đồng nghiệp và nhân viên qua email. Dưới đây, một nhóm các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã chia sẻ các mẹo của họ để viết một email doanh nghiệp hoàn hảo và tại sao mỗi mẹo lại hiệu quả đến vậy.
Sử dụng dòng chủ đề rõ ràng và phù hợp.
Bạn có thể có email tốt nhất trên thế giới, nhưng nếu dòng tiêu đề của bạn không ổn định, nó có thể sẽ không bao giờ được mở. Đó là lý do tại sao dòng tiêu đề email của bạn rất quan trọng.
Kalin Kassabov, người sáng lập và Giám đốc điều hành của ProTexting . 'Nếu đó là một tin nhắn cho ai đó mà bạn không biết rõ, bạn có thể đề cập đến bối cảnh, chẳng hạn như' Re: Cuộc trò chuyện của chúng ta tại Hội nghị Ảo XYZ. ''
Giữ cho nó ngắn.
Với rất nhiều email đến hộp thư đến của bạn, bạn có thể sẽ không thích đọc một email dài, nhiều đoạn - và người bạn đang gửi email cũng vậy, Kelsey Raymond, đồng sáng lập và chủ tịch của Ảnh hưởng & Co.
Raymond nói: “Nếu bạn bắt gặp mình đang viết tới 4 đoạn văn trong một email, hãy hỏi xem liệu nó có tốt hơn bằng một cuộc gọi điện thoại hay không.
Nói cho họ biết tại sao.
Hầu hết các email là về việc yêu cầu ai đó thực hiện một hành động cụ thể sau khi họ đọc nó. Cho dù bạn đang hỏi đồng nghiệp về điều gì đó hay quảng cáo dịch vụ của bạn cho khách hàng tiềm năng, hãy cho họ biết lý do bạn đưa ra yêu cầu.
'Ví dụ: 'Này Clara, bạn có thể vui lòng xem qua bảng tính đó để giúp quảng cáo chiêu hàng của chúng tôi tới Công ty A không' hoặc 'Xin chào Mark, dịch vụ của chúng tôi sẽ tăng lượng khách hàng tiềm năng đến kênh bán hàng của bạn. Nếu bạn quan tâm, hãy nói chuyện, '' Samuel Thimothy, đồng sáng lập của OneIMS . 'Nếu bạn có thể bán những gì trong đó cho họ, bạn có ảnh hưởng đến họ.'
Thêm lời kêu gọi hành động.
Ngoài việc giải thích lý do đằng sau email của bạn, hãy nhớ thêm lời kêu gọi hành động (CTA) vào cuối, Stephanie Wells, đồng sáng lập và CTO của Các hình thức đáng gờm .
Wells lưu ý: 'Thêm CTA giúp người đăng ký của bạn có thể điều hướng đến một nơi khác để họ có thể tiếp tục tương tác với thương hiệu của bạn bên ngoài hộp thư đến của họ. 'Liên kết đến trang web của bạn sẽ thúc đẩy lưu lượng truy cập được nhắm mục tiêu đến đó và đưa khách hàng qua kênh bán hàng để bạn có thể tăng chuyển đổi của mình.'
Hãy thân thiện và lạc quan.
Thường rất khó để diễn giải giọng điệu và cảm xúc của một người thông qua các phương tiện dựa trên văn bản, vì vậy Matt Wilson, đồng sáng lập của Dưới 30 tuổi , khuyên bạn nên trở nên thân thiện và lạc quan hơn để giải trừ mọi hiểu lầm tiềm ẩn.
Wilson nói: 'Hãy rất trực tiếp trong nội dung email của bạn, nhưng nếu bạn bắt đầu và kết thúc bằng sự hào hứng hoặc cảm thán, thì điều này có thể giúp ai đó hiểu giọng điệu của email là tích cực hơn,' 'Wilson nói. 'Khi mọi người mệt mỏi hoặc lười biếng, họ quên rằng email thường không hoạt động tốt và gặp rắc rối.'
Cá nhân hóa nó và làm cho nó phù hợp.
Nicole Munoz, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Nicole Munoz Consulting , khuyên các chuyên gia nên đưa tính năng cá nhân hóa và bằng chứng xã hội vào email doanh nghiệp của họ.
'Mọi người muốn biết rằng có một lý do chính đáng để đọc email và thời gian của họ đang được sử dụng hợp lý,' Munoz giải thích. 'Để thể hiện điều đó, hãy đảm bảo rằng email đó có liên quan đến họ.'
Kiểm tra các dòng chủ đề khác nhau và sao chép.
Khi Reuben Yonatan, người sáng lập SaasList và nhóm của anh ấy đang gửi email quảng cáo bài đăng của khách, họ đã học cách tạo ra một email quảng cáo chiêu hàng hoàn hảo bằng cách thử nghiệm các yếu tố khác nhau và theo dõi kết quả.
Yonatan cho biết: 'Ví dụ, chúng tôi nhận thấy rằng khi chúng tôi đưa ra hai lựa chọn cho một danh hiệu, chúng tôi đã nhận được sự tương tác cao hơn. 'Một số thử nghiệm và sai sót, cùng với phân tích và điều chỉnh, sẽ giúp bạn tạo ra một email doanh nghiệp hoàn hảo cho mục đích của mình.'
Bản nháp trước, sau đó thêm email của người nhận.
Điều duy nhất tồi tệ hơn một email được viết xấu? Một email viết nửa vời đã vô tình được gửi đi trước khi hoàn thành. Để tránh sai lầm này, Diana Goodwin, người sáng lập và Giám đốc điều hành của MarketBox , luôn viết phần nội dung và dòng tiêu đề của email trước, sau đó thêm email của người nhận vào như bước cuối cùng.
Goodwin nói: “Ngay cả khi tôi đang vội, email vẫn luôn tồn tại sau cùng để tránh bất kỳ việc gửi email ngẫu nhiên hoặc quá sớm nào. 'Bật tính năng' hoàn tác gửi 'trong Gmail cũng là một cứu cánh. '
