Cách thực hiện một cuộc phỏng vấn xin việc

Từ cái nhìn đầu tiên , cuộc phỏng vấn xin việc có thể giống như một cuộc họp đủ đơn giản để tiến hành: bắt tay, nói chuyện nhỏ, đặt câu hỏi và so sánh các ứng viên. Nhưng làm thế nào để bạn không thuê một người có kỹ năng tốt nhất xuất hiện trong một cuộc phỏng vấn xin việc?

Janis Whitaker, tác giả của Phỏng vấn bằng ví dụ . 'Hầu hết mọi người không thể loại bỏ nó khỏi đỉnh đầu của họ.'

Chi phí thuê nhân viên không tốt là rất cao, và không chỉ là mức lương lãng phí mà còn đắt đỏ. Thanh toán thôi việc, thời gian đào tạo, các vấn đề tiềm ẩn của khách hàng và tuyển dụng người thay thế là tất cả các khoản mà bạn muốn bỏ ra ngoài ngân sách của mình. Nhiều chuyên gia ước tính rằng chi phí thuê nhân viên tồi vượt quá mức lương hàng năm của một vị trí.

Để ngăn công ty của bạn mắc phải sai lầm tuyển dụng đắt đỏ, điều quan trọng là bạn phải có một quy trình có chủ đích để thực hiện các cuộc phỏng vấn. Dưới đây là cách hình thành các câu hỏi và phát triển một quy trình sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin nhất để lựa chọn một nhân viên mới.

Làm thế nào để thực hiện một cuộc phỏng vấn xin việc: Biết bạn đang muốn gì

Trước khi bắt đầu tìm kiếm ứng viên hoàn hảo, bạn cần dành một chút thời gian suy nghĩ về công việc. Hãy nghĩ về những người trước đây đã đảm nhiệm vị trí và những kỹ năng, kiến ​​thức và phẩm chất cá nhân nào đã khiến họ thành công hay không thành công. Nếu có thể, hãy hỏi những người này hoặc người giám sát của họ những yếu tố nào góp phần trở thành một ứng viên tốt cho công việc. Lập danh sách các yếu tố này và đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào quá trình lựa chọn đều đồng ý rằng đây là tiêu chí họ đang tìm kiếm.

Jim Sullivan, chủ tịch của một công ty tuyển dụng điều hành có tên là Galaxy Management Group, cho biết: “Điều quan trọng là tất cả mọi người trong nhóm đều có cùng quan điểm về mục tiêu và công việc đòi hỏi. '[Nếu không] một ứng viên sẽ đến phỏng vấn với một người và sau đó được người thứ hai hỏi những câu hoàn toàn khác vì người thứ hai nghĩ rằng công việc là về một thứ hoàn toàn khác.'

Đào sâu hơn: Cách tìm và thuê người giỏi

Ghi chú của biên tập viên: Tìm kiếm Bản kiểm tra lý lịch của nhân viên cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:

Cách thực hiện một cuộc phỏng vấn xin việc: Đặt những câu hỏi phù hợp
Bằng cách sử dụng các tiêu chí bạn đã quyết định, bạn có thể hình thành các câu hỏi cụ thể để tận dụng tối đa thời gian của bạn với ứng viên. Tom S. Turner, một nhà tư vấn độc lập có trụ sở tại Vancouver, người thiết kế các hệ thống lựa chọn, sử dụng danh sách khoảng 7 đến 12 tiêu chí và phát triển 4 câu hỏi cho từng yếu tố mà anh ta đang tìm kiếm. Hai câu hỏi được diễn đạt tích cực, có nghĩa là chúng yêu cầu ứng viên nói về điều gì đó mà họ đã làm tốt. Một câu hỏi được dùng từ tiêu cực, có nghĩa là nó yêu cầu ứng viên suy nghĩ về thời điểm họ mắc lỗi và cách họ đối phó với nó. Và câu hỏi cuối cùng đóng vai trò dự phòng trong trường hợp thí sinh điền vào chỗ trống ở một trong những câu hỏi khác.

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để tạo câu hỏi phỏng vấn xin việc:

• Câu hỏi dựa trên sự thật hoặc câu hỏi chung : 'Bạn đã làm việc ở [công ty x bao nhiêu năm?]
Hầu hết các cuộc phỏng vấn bao gồm một số câu hỏi làm rõ thông tin được liệt kê trong sơ yếu lý lịch của ứng viên. Các câu hỏi về lý do tại sao ứng viên muốn theo đuổi công việc trong một lĩnh vực cụ thể hoặc với công ty của bạn cũng thuộc loại này.

• Câu hỏi tình huống hoặc giả thuyết : 'Bạn sẽ làm gì nếu bạn thấy đồng nghiệp ăn trộm đồ của công ty?'
Hỏi ứng viên xem họ sẽ làm gì nếu bị đặt trong một tình huống nhất định là một câu hỏi tình huống. 'Đó không phải là một kỹ thuật tồi,' Whitaker nói, 'Nhưng rất nhiều người có thể trả lời những câu hỏi đó' tất nhiên tôi sẽ làm điều này và tôi sẽ tốt với mọi người, và rất nhiều người bị lừa bởi những điều đó. '

• Câu hỏi căng thẳng : 'Tại sao chúng tôi thuê bạn? Bạn không có kinh nghiệm. '
Các câu hỏi căng thẳng cố ý đưa ứng viên vào một tình huống căng thẳng. Mục tiêu của những câu hỏi này là tìm hiểu cách ứng viên phản ứng với cuộc đối đầu căng thẳng, đây có thể là một yếu tố thành công quan trọng đối với những người như nhân viên cảnh sát và đại diện dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, đặt một câu hỏi như thế này có thể phải trả giá bằng mối quan hệ xấu. Turner, người đã được thuê để giúp thiết kế các quy trình phỏng vấn cho các sĩ quan cảnh sát, cho biết: 'Nếu đó là một trong những yếu tố thành công, có thể chịu đựng được sự đối đầu giữa các cá nhân với nhau, tôi muốn tìm kiếm các ví dụ trong bối cảnh của họ bằng cách sử dụng một câu hỏi về hành vi. nhân viên cứu hỏa và nhân viên y tế. 'Tôi rất hiếm khi [hỏi một câu hỏi căng thẳng]. '

• Câu hỏi về hành vi : 'Hãy kể cho tôi nghe về thời điểm bạn bắt đầu một dự án dẫn đến tăng năng suất?'

Lý thuyết đằng sau phỏng vấn hành vi là hiệu suất trong quá khứ là một yếu tố dự báo tuyệt vời về hiệu suất trong tương lai. Thay vì hỏi những câu hỏi chung chung, người phỏng vấn yêu cầu những ví dụ cụ thể thể hiện kỹ năng. Ví dụ, thay vì hỏi, 'Bạn có sáng kiến ​​không?' người phỏng vấn sẽ hỏi một ví dụ về thời điểm mà ứng viên thể hiện sự chủ động. Hầu hết các câu hỏi phỏng vấn về hành vi đều bắt đầu bằng những cụm từ như 'hãy kể cho tôi nghe về một thời điểm' hoặc một trạng từ như cái gì, ở đâu, tại sao hoặc khi nào. Whitaker nói: “Trên thực tế, bạn không thực sự hỏi ai đó rằng họ đã làm điều gì đó chưa,”. 'Những gì bạn đang làm là yêu cầu họ giải thích cho bạn cách họ đã làm điều đó. Vì vậy, rất rất khó để phóng đại hoặc giả mạo cuộc phỏng vấn này. '

Một ưu điểm khác của phỏng vấn hành vi là bởi vì các câu trả lời dựa trên kinh nghiệm thực tế trong quá khứ, chúng có thể được kiểm tra kỹ lưỡng. Đây là bước quan trọng của việc kiểm tra tài liệu tham khảo. 'Nếu bạn nghĩ rằng họ đang giả mạo câu trả lời hoặc bịa đặt câu trả lời, bạn luôn có thể hỏi các nhà tuyển dụng cũ rằng họ nói rằng họ đã thể hiện hành vi đó cho dù nó có đúng hay không '' Turner nói. Anh ta cũng sử dụng tài liệu tham khảo, hoặc như anh ta đặt nó là 'trọng tài,' để nhận câu trả lời cho các câu hỏi tiêu cực (ví dụ về thời điểm ứng viên mắc lỗi) nếu ứng viên không cung cấp chúng.

Bởi vì chúng thường được chấp nhận để tạo ra các câu trả lời chính xác nhất, hầu hết các nhà tuyển dụng chuyên nghiệp dành phần lớn mỗi cuộc phỏng vấn cho những loại câu hỏi này.

Tuy nhiên, Sullivan cảnh báo rằng kỹ thuật này có thể khó khăn khi đánh giá những người đến từ các nền văn hóa khác hoặc gặp khó khăn về ngôn ngữ. Một thách thức khác là một số người không suy nghĩ tốt trên đôi chân của họ. Tuy nhiên, vấn đề này có thể được giải quyết phần nào bằng cách chia sẻ những yếu tố quan trọng đối với công việc với ứng viên trước khi phỏng vấn.

Có một số câu hỏi bạn không được phép hỏi. Chúng bao gồm các câu hỏi về chủng tộc, cân nặng, tôn giáo, tình trạng công dân, tình trạng hôn nhân, con cái, giới tính và khuyết tật. Whitaker nói: “Nếu bạn không hỏi tất cả các ứng viên, đó có thể là một sự phân biệt đối xử nào đó. 'Và nếu nó không cụ thể cho công việc, [trong luật lao động, cái được gọi là] bằng cấp nghề nghiệp trung thực hoặc BFOQ, nói cách khác, nếu đó là một câu hỏi không liên quan đến yêu cầu công việc, rất có thể đó là sự phân biệt đối xử.'

Tìm hiểu sâu hơn: Phỏng vấn việc làm, Phong cách Microsoft

Cách tiến hành một cuộc phỏng vấn xin việc: Cấu trúc cuộc phỏng vấn

Các chuyên gia gợi ý rằng, nếu có thể, nhiều hơn một người phỏng vấn mỗi ứng viên. Về cơ bản, lý luận của họ là hai cái đầu tốt hơn một cái. 'Khi bạn có nhiều người phỏng vấn, bạn đang tìm kiếm sự nhất quán của các câu trả lời, bạn đang tìm kiếm xu hướng,' Whitaker nói. 'Nếu những người khác nhau hỏi về những kỹ năng giống nhau, thì họ có thể so sánh.'

Mỗi cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra như sau:

Phần một: Giới thiệu
Giúp ứng viên cảm thấy thoải mái bằng một vài phút nói chuyện nhỏ. Hỏi về thời tiết hoặc giao thông (nhưng tránh những câu hỏi về trẻ em hoặc bất cứ điều gì khác có thể bị coi là phân biệt đối xử). Hỏi một số câu hỏi chung chung hoặc thực tế. Giải thích quá trình phỏng vấn diễn ra như thế nào.

Phần hai: Câu hỏi về hành vi
Phần lớn cuộc phỏng vấn nên dành để hỏi những câu hỏi hành vi cụ thể dựa trên những tiêu chí bạn đã vạch ra.

Phần ba: Kết thúc
Cho ứng viên cơ hội để đặt câu hỏi cho bạn. Mô tả các bước tiếp theo trong quy trình và thời điểm bạn định theo dõi. Cảm ơn ứng viên đã đến và đưa họ đến sảnh đợi hoặc người phỏng vấn tiếp theo.

Cân nhắc thêm một bài kiểm tra
'Bạn có thể cải thiện mức trung bình đánh bóng của mình trong lựa chọn nếu bạn sử dụng cuộc phỏng vấn và bổ sung nó bằng các phương pháp lựa chọn khác,' Turner nói. Tùy thuộc vào công việc, các phương pháp bổ sung có thể bao gồm kiểm tra tính cách, kiểm tra năng khiếu, kiểm tra viết hoặc để ứng viên thuyết trình cho bạn.

Đào sâu hơn: Khoa học mới về việc thuê mướn

Cách thực hiện một cuộc phỏng vấn xin việc: Có một hệ thống đánh giá

Những người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm có thể bị cám dỗ sử dụng những ấn tượng ban đầu mà mỗi người được phỏng vấn mang lại cho họ để so sánh các ứng viên với nhau. Điều này là nguy hiểm vì một số lý do. Một là điều mà Sullivan gọi là 'thích.' Bạn đang tìm kiếm một người có thể làm công việc tốt nhất, không phải người bạn thân tiếp theo của bạn. Việc không đánh giá từng tiêu chí cho từng ứng viên trước khi so sánh các ứng viên có thể dẫn đến việc chọn một người hòa nhã, nhưng không nhất thiết phải phù hợp với công việc. Cũng có nguy cơ chọn một ứng viên không đủ tiêu chuẩn chỉ vì họ là những người có năng lực nhất trong số những ứng viên mà bạn đã phỏng vấn. Turner nói, nếu không đánh giá từng kỹ năng theo một tiêu chuẩn, 'bạn có thể thấy mình bị áp lực trong việc chọn ra thứ tốt nhất trong số những thứ không tốt thay vì chạy lại toàn bộ.'