Thư điện tử là tài liệu phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh. Thật không may, nhiều e-mail được viết kém đến mức người nhận phải đấu tranh để tìm ra lý do tại sao họ đọc e-mail và họ phải làm gì với nó.
Ghi chú: để trau dồi kỹ năng gửi email của bạn, hãy đăng ký bản tin hàng tuần miễn phí.
Đây là một phương pháp tuyệt vời để viết e-mail hoàn thành công việc.
1. Có một quyết định cụ thể trong tâm trí.
Mục tiêu của e-mail là luôn luôn để khiến (những) người nhận đưa ra một quyết định nào đó. Nếu không, tại sao phải viết nó?
Do đó, trước khi bạn viết bất cứ điều gì, hãy tự hỏi bản thân: chính xác tôi muốn người nhận đưa ra quyết định nào?
Như với tất cả các văn bản kinh doanh, mơ hồ là ngược lại với hữu ích. Mục tiêu càng rõ ràng thì e-mail của bạn càng thuyết phục.
2. Bắt đầu bằng cách viết kết luận của bạn.
Kết luận của bạn là một tuyên bố về quyết định mà bạn muốn người nhận đưa ra, dựa trên nội dung trong e-mail của bạn.
Ở trường, có lẽ họ đã dạy bạn bắt đầu bằng phần giới thiệu và kết thúc bằng phần kết luận. Sai lầm.
Không ai trong thế giới kinh doanh có thời gian để đi lang thang trong quá trình phát triển một ý tưởng. Nếu bạn không cho họ biết lý do gửi e-mail ngay lập tức, rất có thể họ sẽ tiếp tục.
Vì vậy, bạn bắt đầu với kết luận của bạn. Ví dụ: giả sử mục tiêu của bạn là khiến sếp của bạn chấp thuận một phòng tập thể dục trong nhà.
SAI LẦM:
Jim,
Như bạn đã biết, sự vắng mặt của nhân viên thường được công nhận là một vấn đề đang diễn ra với tác động tài chính lớn, cả trong công ty của chúng tôi và các công ty khác trong ngành của chúng tôi. [yada, yada, yada] Do đó, chúng tôi nên cân nhắc việc phân bổ tiền để lắp đặt một phòng tập thể dục tại trụ sở chính của chúng tôi.
ĐÚNG:
Jim,
Tôi muốn bạn chấp thuận việc lắp đặt một phòng tập thể dục trong nhà.
3. Cấu trúc lập luận hỗ trợ của bạn thành 'phần dễ tiêu hóa.'
Khi bạn đã nêu kết luận của mình, hãy sắp xếp các lập luận hỗ trợ cho kết luận của bạn (tức là quyết định bạn muốn đưa ra). Để làm cho các lập luận của bạn 'dễ hiểu', hãy chia chúng thành 'phần nhỏ' và trình bày mỗi điểm với một định dạng và cấu trúc câu tương tự.
SAI LẦM:
Theo một báo cáo của chính phủ được công bố gần đây, hoạt động thể chất của nhóm là cực kỳ quan trọng mặc dù rất ít công ty thực sự thể hiện cam kết với điều đó! Nhiều công ty xác định thể chất là một tài sản cạnh tranh bị định giá thấp, nhưng không có kế hoạch cải thiện trong lĩnh vực này, mặc dù thể lực có liên quan chặt chẽ đến thành công kinh tế và cá nhân của doanh nghiệp và cá nhân. Tôi cảm thấy rằng nếu chúng ta không giải quyết vấn đề thể chất vì nó nâng cao năng suất tại nơi làm việc, chúng ta sẽ bị tụt lại phía sau.
ĐÚNG:
Phòng tập thể dục trong nhà sẽ:
- Giảm tình trạng nghỉ học.
- Tăng năng suất tổng thể.
4. Củng cố mỗi lập luận với bằng chứng.
Người ta nói rằng mọi người đều có hai thứ: cơ vòng và ý kiến. Trừ khi bạn cung cấp các dữ kiện hỗ trợ cho các lập luận của mình, e-mail của bạn sẽ trở thành một thứ khổng lồ, ý kiến và do đó, trong mắt người nhận, bạn có thể sẽ giống như một người khổng lồ ... à ..., bạn có ý kiến .
SAI LẦM:
Phòng tập thể dục trong nhà sẽ giảm thiểu tình trạng vắng mặt vì khi đó mọi người sẽ muốn đi làm hơn là ở nhà và họ sẽ không bị ốm nhiều như vậy.
ĐÚNG:
- Giảm tình trạng nghỉ học. Theo một cuộc khảo sát của Viện Y tế Quốc gia với 1.000 công ty, các công ty có phòng tập thể dục trong nhà ít vắng mặt hơn 20% so với những công ty thiếu các thiết bị như vậy.
5. Lặp lại kết luận của bạn như một 'lời kêu gọi hành động.'
Ở cuối e-mail, hãy trình bày lại kết luận theo cách cung cấp cho người nhận bước tiếp theo mà người nhận phải thực hiện, giả sử bây giờ người nhận đồng ý với kết luận của bạn, dựa trên cơ sở lập luận và bằng chứng của bạn. Giữ cho nó đơn giản và cụ thể.
SAI LẦM:
Sự hỗ trợ của bạn cho dự án này sẽ được đánh giá rất cao.
ĐÚNG:
Nếu bạn trả lời e-mail này với sự chấp thuận của bạn, tôi sẽ bắt đầu quá trình.
6. Gắn một lợi ích vào dòng tiêu đề.
Dòng tiêu đề của bạn (hay còn gọi là 'tiêu đề') là phần quan trọng nhất của e-mail, đó là lý do tại sao bạn viết nó cuối cùng, sau khi bạn đã viết ra cả kết luận của mình và các lập luận và bằng chứng hỗ trợ kết luận đó.
Lý tưởng nhất, dòng tiêu đề nên hoàn thành hai nhiệm vụ quan trọng: 1) quan tâm đến người nhận để e-mail được mở và đọc, và 2) ngụ ý kết luận mà bạn muốn người nhận chấp nhận.
Trong hầu hết các trường hợp, cách tốt nhất để hoàn thành cả hai nhiệm vụ là gói gọn một lợi ích (hoặc các lợi ích) có được từ quyết định mà bạn muốn người nhận đưa ra.
SAI LẦM:
Chủ đề: Tác động đến sức khỏe của các chương trình tập thể dục cho nhân viên tại nhà
ĐÚNG:
Chủ đề: Làm thế nào chúng ta có thể giảm thiểu tình trạng vắng mặt
Tóm lại, đây là hai e-mail:
SAI LẦM:
Tới: Jim@Acme.com
Chủ đề: Tác động đến sức khỏe của các chương trình thể dục cho nhân viên tại nhà
Jim,
Như bạn đã biết, sự vắng mặt của nhân viên thường được công nhận là một vấn đề đang diễn ra với tác động tài chính lớn, cả trong công ty chúng tôi và các công ty khác trong ngành của chúng tôi. Phòng tập thể dục trong nhà sẽ giảm thiểu tình trạng vắng mặt vì khi đó mọi người sẽ muốn đi làm hơn là ở nhà và họ sẽ không bị ốm nhiều. Vì vậy, chúng ta nên cân nhắc việc phân bổ tiền cho việc lắp đặt một phòng tập thể dục tại cơ sở trụ sở chính của chúng tôi. Sự hỗ trợ của bạn cho dự án này sẽ được đánh giá rất cao.
Jill
ĐÚNG:
Tới: Jim@Acme.com
Chủ đề: Làm thế nào chúng ta có thể giảm thiểu tình trạng vắng mặt
Jim,
Tôi muốn bạn chấp thuận việc lắp đặt một phòng tập thể dục trong nhà. Điều này sẽ:
- Giảm tình trạng nghỉ học. Theo một cuộc khảo sát của Viện Y tế Quốc gia với 1.000 công ty, các công ty có phòng tập thể dục trong nhà ít vắng mặt hơn 20% so với những công ty thiếu các thiết bị như vậy.
- Tăng năng suất. Chúng tôi có tỷ lệ vắng mặt nhiều hơn 50% so với các công ty khác trong ngành của chúng tôi, vì vậy giảm 20% con số đó sẽ tự động tăng năng suất của chúng tôi lên 10%.
Nếu bạn trả lời e-mail này với sự chấp thuận của bạn, tôi sẽ bắt đầu quá trình.
Jill
Nghiêm túc mà nói, BẠN nghĩ email nào trong số hai email có nhiều khả năng giúp bạn tiếp tục chương trình làm việc hơn?
Như bài đăng này? Nếu vậy, hãy đăng ký bản tin Nguồn bán hàng miễn phí .
