Đã làm việc với cả các công ty mới thành lập và các công ty lớn trong hơn 25 năm, tôi đã thấy các giám đốc điều hành quá say mê với những tầm nhìn tương lai 'gây rối' của họ, họ bỏ bê những kế hoạch ngắn hạn giúp mọi việc diễn ra tốt đẹp. Tôi cũng đã thấy các nhà lãnh đạo quá tập trung vào việc thực hiện, họ đánh mất mục đích và chiến lược của mình.
Thành công thực sự xảy ra khi bạn kết hợp bức tranh lớn với hành động cụ thể. Ví dụ, một công ty sản xuất hạng trung mà tôi đã làm việc gần đây muốn tạo ra một chiến lược kinh doanh. Thách thức là các nhà lãnh đạo của họ có quá nhiều dự án đang thực hiện, mọi người hầu như không có thời gian gặp nhau để lập kế hoạch của họ. Nhóm điều hành cuối cùng đã họp và liệt kê các cơ hội ưu tiên hàng đầu của họ trong năm. Sau đó, chúng tôi xem xét chúng bằng lăng kính chiến lược mới - thay vì vạch ra 'kế hoạch', họ xác định 'điều lệ' của dự án cho từng dự án. Bằng cách đó, họ có thể lùi lại và nhìn thấy danh mục cơ hội của mình bằng một lăng kính mới giúp họ định hướng lại trọng tâm và cấp vốn cho các dự án có thành tích tốt nhất.
Điều lệ dự án là tài liệu rất ngắn, lý tưởng là một trang, liệt kê các mục tiêu tổng thể của bạn và các yếu tố thành công để đạt được chúng. Về cơ bản, nó là một bảng gian lận giúp bạn và nhóm của bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất theo thời gian.
Khi tạo điều lệ dự án của bạn, hãy xem xét các danh mục và câu hỏi sau:
- Mục tiêu tổng thể của bạn là gì? (Vấn đề chính hoặc cơ hội mà bạn sẽ giải quyết là gì?)
- Phạm vi là gì? (Bạn sẽ làm gì thay vì rõ ràng là không làm như một phần của dự án?)
- Ai tham gia? (Những người hoặc nhóm nào phải tham gia, và họ đóng vai trò gì?)
- Trường hợp kinh doanh là gì? (Những lợi ích tài chính hoặc lợi ích khác mà dự án sẽ mang lại cho tổ chức, khách hàng hoặc các bên liên quan khác là gì?)
- Các biện pháp thành công là gì? (Bạn sẽ sử dụng số liệu định lượng nào để đánh giá thành công?)
- Những tài nguyên nào được yêu cầu? (Cần kinh phí, thời gian, vật liệu hoặc các nguồn lực nào khác?)
- Dòng thời gian là gì? (Các giai đoạn hoặc cột mốc quan trọng là gì?)
- Những rủi ro là gì? (Những trở ngại nào có thể ngăn cản thành công?)
- Các yếu tố thành công là gì? (Điều gì phải được thực hiện hoặc đặt ra để đảm bảo thành công?)
Bạn có thể dễ dàng sửa đổi các câu hỏi để phù hợp với nhu cầu của mình bằng cách thêm hoặc thay thế một số câu hỏi được liệt kê ở trên.
Điều lệ dự án là một công cụ chiến lược để truyền đạt những gì bạn đang làm và như thế nào mà không bị lạc trong đám cỏ dại. Các nhà lãnh đạo giỏi nhất thu hút các nhóm của họ xây dựng điều lệ từ đầu bởi vì họ biết rằng mọi người ủng hộ những gì họ giúp tạo ra.
