Giống như nhiều công ty ngày nay, công ty của tôi có cấu trúc văn phòng mở . Mặc dù tôi đến làm việc với cùng một chiếc bàn mỗi ngày, nhưng tôi hiếm khi dành cả ngày để ngồi vào nó. Thay vào đó, tôi tổ chức các cuộc họp tại các bàn chung của chúng tôi, soạn thảo các bài thuyết trình trong một gian hàng trên tầng bốn, và gọi điện thoại trong khi đi dạo trên sân (vâng, quanh năm - chúng tôi đang ở Santa Monica).
Tôi thích sự linh hoạt của các tùy chọn này và nó hoàn toàn trái ngược với các cách bố trí văn phòng khác mà tôi đã trải qua trong quá khứ - chẳng hạn như một văn phòng lớn ở góc yêu cầu tôi phải đi bộ trên toàn bộ tầng chỉ để nói chuyện với đồng nghiệp của mình hoặc làm việc từ nhà để thay đổi cảnh quan. Tôi cảm thấy bị mắc kẹt trong văn phòng đó, mặc dù có tầm nhìn tuyệt vời và bàn làm việc đồ sộ. Sự tương phản khiến tôi tự hỏi: Làm thế nào mà không gian vật lý lại ảnh hưởng đến khả năng của chúng ta để không chỉ tự mình làm việc hiệu quả mà còn cả hiệu quả cộng tác với đồng nghiệp của chúng tôi ?
Steve Jobs nổi tiếng với việc thiết kế lại văn phòng của Pixar với sự cộng tác trong tâm trí. Thay vì tách các họa sĩ hoạt hình, giám đốc điều hành và biên tập viên trong các tòa nhà khác nhau, anh ấy đã đưa mọi người về cùng một mái nhà - với ý tưởng rằng những cuộc gặp gỡ tình cờ sẽ dẫn đến sự thụ phấn chéo của các ý tưởng. Và nó đã hoạt động: John Lasseter, cựu Giám đốc Văn phòng Sáng tạo của Pixar nói , 'Tôi chưa bao giờ thấy một tòa nhà nào thúc đẩy sự hợp tác và sáng tạo tốt như tòa nhà này.'
Quyết định của Jobs, mà các công ty đáng chú ý khác như Google ngay sau đó, được hỗ trợ bởi khoa học không gian-xã hội. Một năm 2013 học tại Đại học Michigan phát hiện ra rằng các nhà nghiên cứu trong cùng một tòa nhà có khả năng cộng tác cao hơn 33% so với đồng nghiệp ở các tòa nhà khác nhau và những người ở cùng tầng có khả năng cao hơn 57%.
Nhưng không chỉ sự gần gũi mới quan trọng - nó còn là hóa học. A học từ Cornerstone và Trường Kinh doanh Harvard phát hiện ra rằng việc đặt đúng loại công nhân gần nhau tạo ra hiệu suất tăng 15% và lợi nhuận hàng năm lên đến 1 triệu đô la, trong khi việc đặt những nhân viên độc hại cạnh nhau làm tăng xác suất một trong số họ sẽ chấm dứt 27 phần trăm.
Có rất nhiều điều cần xem xét để thiết kế một không gian tiện dụng. Vì vậy, khi nói đến việc cải thiện sự hợp tác trong văn phòng của bạn - cho dù đó là một tầng đơn lẻ hay toàn bộ tòa nhà - bạn nên bắt đầu từ đâu?
Hãy thử ba mẹo sau:
1. Xác định giá trị của sự cộng tác đối với tổ chức của bạn.
Không chỉ đơn giản là tạo ra một không gian mở vì mục đích cộng tác. Có nhiều hình thức hợp tác khác nhau phục vụ các nhu cầu kinh doanh khác nhau và mỗi hình thức sẽ định hình cách bạn tiếp cận không gian của mình.
Ví dụ: nếu bạn là một công ty lớn đang đối mặt với sự mất kết nối giữa giám đốc điều hành, người quản lý cấp trung và nhân viên cấp thấp, thì nhiều không gian chung nơi nhân viên ở mọi cấp có thể tương tác có thể hữu ích. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ mà mọi người thường không giao tiếp trực tiếp với nhau, đầu tư vào một số gian hàng và phòng họp để cải thiện khả năng cộng tác theo cặp là một động thái thông minh hơn.
2. Đánh giá nhu cầu của các đội khác nhau trong công ty của bạn.
Sau khi xem xét tổ chức của bạn cần loại cộng tác nào nhất, hãy xem xét cách bố trí tác động đến các phòng ban và nhóm khác nhau. Ví dụ: đặt bộ phận bán hàng và kỹ thuật gần nhau có lẽ không phải là cách phù hợp nhất: Bộ phận bán hàng cần có không gian để tiếp nhận các cuộc gọi và khách hàng chủ, trong khi bộ phận kỹ thuật cần thời gian để tập trung và động não. Sẽ có ý nghĩa hơn nếu đặt doanh số bán hàng với bộ phận Nhân sự, một bộ phận khác thường xuyên giao tiếp với các nhân viên tiềm năng và kỹ thuật gần tiếp thị, một nhóm yêu cầu sự kết hợp tương tự giữa công việc cá nhân và cộng tác.
3. Dành chỗ cho sự cô độc.
Như đã thấy từ nghiên cứu Cornerstone ở trên về sơ đồ chỗ ngồi, chỉ cần sắp xếp lại một vài chiếc ghế có thể có tác động đáng kể đến năng suất - chỉ ra thực tế rằng sự hợp tác mạnh mẽ bắt đầu từ một cá nhân có động lực. Là ba giám đốc điều hành từ công ty thiết kế nội thất Steelcase đã viết trên Tạp chí Harvard Business Review, 'Mọi người cảm thấy cấp bách cần có nhiều quyền riêng tư hơn, không chỉ để làm công việc đầu óc mà còn để đối phó với cường độ công việc diễn ra ngày nay.'
Theo nghiên cứu của họ, số người không thể tập trung tại bàn làm việc đã tăng 16% kể từ năm 2008 và số người không có quyền lui tới những nơi yên tĩnh để làm việc tập trung đã tăng 13%. Bằng cách mang đến những khoảnh khắc đơn độc - phòng yên tĩnh, bốt điện thoại, khoang ngủ - bạn có thể sẽ thấy mọi người sảng khoái hơn trong cài đặt nhóm.
Xu hướng tại nơi làm việc không chỉ thay đổi cách chúng ta nhìn nhận về nghề nghiệp và văn hóa của mình mà còn ảnh hưởng đến không gian làm việc thực tế của chúng ta. Việc di chuyển khỏi 9 đến 5 ngày làm việc và cấu trúc phân cấp đồng nghĩa với việc di chuyển khỏi các buồng nhỏ, văn phòng ở góc và phòng họp ngột ngạt - và vì lý do chính đáng. Bí quyết khoa học của tất cả là tập hợp những người phù hợp lại với nhau, trong khi vẫn cung cấp không gian cho 'tôi' phát triển trong 'chúng ta'.
