Ít người có thể nói rằng họ không bao giờ để hộp thư đến của mình vượt quá tầm kiểm soát. Ngay cả khi bạn là một hộp thư đến không người sùng đạo, rất có thể bạn thấy mình với một hộp thư đến tràn ngập khi bạn trở về sau kỳ nghỉ hoặc cần phải hoàn thành một dự án trong vài ngày.
Nói một cách đơn giản, việc để lại email ở nơi chúng nhận được sẽ lãng phí thời gian. Bạn lãng phí 27 phút mỗi ngày đọc lại những email đang mòn mỏi trong hộp thư đến của bạn vì bạn không thể không đọc những gì mắt mình thấy.
Một hộp thư đến đầy cũng tạo ra nhiều phiền nhiễu hơn. Các nghiên cứu cho thấy nó cần 23 phút để trở lại đến nhiệm vụ ban đầu của bạn sau khi bị gián đoạn. Thêm vào đó, các hộp thư đến đầy tạo ra sự lộn xộn về thị giác, làm cạn kiệt năng lượng nhận thức của bạn.
Để xóa hộp thư đến, bạn có thể muốn xem lại từng email riêng lẻ. Tuy nhiên, sẽ mất hàng giờ nếu bạn chỉ dành một phút cho mỗi email. Giải pháp thay thế cũng rủi ro tương tự - bạn có thể di chuyển tất cả các email vào một thư mục tổng hợp hoặc xóa tất cả và có nguy cơ bỏ lỡ một ghi chú quan trọng.
Tuy nhiên, thông qua công việc huấn luyện và đào tạo của mình, tôi đã xác định được sáu tìm kiếm xác định các email ít có khả năng yêu cầu xử lý cá nhân hơn nhiều. Bằng cách sử dụng các tìm kiếm này, bạn có thể di chuyển hàng trăm - nếu không phải hàng nghìn - email ra khỏi hộp thư đến của mình trong vòng vài phút, để lại những email có nhiều khả năng yêu cầu xem xét riêng lẻ.
Trước khi có thể tận dụng sáu tìm kiếm này, bạn cần tạo hai thư mục email. Đầu tiên, tạo 'Lưu trữ' trong Outlook hoặc 'Tất cả Thư' trong Gmail, sau đó tạo 'Bài đọc', bất kể bạn sử dụng dịch vụ email nào. Sau khi bạn làm điều đó, đây là sáu tìm kiếm bạn có thể sử dụng để xác định các email không có khả năng đảm bảo xử lý riêng lẻ.
1. Di chuyển tất cả các email cũ hơn 7 ngày vào Lưu trữ / Tất cả Thư
ĐẾN Nghiên cứu năm 2018 trong số 1.200 người tiêu dùng nhận thấy rằng chỉ 13% khách hàng và ít hơn 1% đồng nghiệp mong đợi phản hồi email sau 2 ngày. Có rất ít khả năng người gửi một email cách đây một tuần vẫn mong nhận được phản hồi. Để xóa nhiều email hơn, hãy thay đổi điều này thành năm hoặc thậm chí ba ngày.
Cô lập những email này bằng cách sử dụng các chuỗi tìm kiếm này và sau đó chuyển chúng vào Lưu trữ / Tất cả Thư:
- Gmail: in: inbox old_than: 7d
- Outlook: đã nhận:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Di chuyển tất cả các email mà bạn đã cc và cũ hơn 3 ngày vào Lưu trữ / Tất cả Thư
Khi bạn được cc'ed trên các email, bạn sẽ có ít cơ hội trả lời hơn nếu chưa có. Tìm những email này bằng cách sử dụng các chuỗi tìm kiếm sau và sau đó chuyển chúng vào Lưu trữ / Tất cả Thư.
- Gmail: cc: me old_than: 3d
- Outlook: cc: email của bạn, đã nhận được:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Di chuyển các email không có tên bạn trong đó và cũ hơn 3 ngày vào Lưu trữ / Tất cả Thư
Các email không bao gồm tên của bạn ít có khả năng yêu cầu phản hồi của bạn hơn. Một số email (ví dụ: gửi đến một nhóm hoặc bắt đầu bằng 'Xin chào tất cả') có thể yêu cầu phản hồi của bạn, nhưng bằng cách kết hợp tiêu chí tên còn thiếu với tiêu chí 3 ngày tuổi, bạn có thể giảm nguy cơ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng.
- Gmail: -matt old_than: 3d
- Outlook: KHÔNG nhận được mờ:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Di chuyển tất cả các email bản tin và danh sách gửi thư vào thư mục Bài đọc của bạn
Bạn không cần phải đọc một bản tin. Di chuyển chúng vào thư mục Bài đọc của bạn và thiết lập các quy tắc / bộ lọc để tự động hướng chúng đến đó trong tương lai.
Không có cách nào hoàn hảo để tìm những email này, nhưng bạn có thể sử dụng tìm kiếm này và cách tiếp theo để nhận hầu hết chúng:
- Gmail: in: inbox label: ^ unsub
- Outlook: hủy đăng ký HOẶC 'chọn không tham gia'
5. Di chuyển các email còn lại trong danh sách gửi thư sang Bài đọc bằng cách tìm kiếm các thuật ngữ danh sách gửi thư phổ biến
Sau khi sử dụng tìm kiếm trước đó, hãy tìm kiếm các thuật ngữ sau trong Gmail và Outlook để tìm bất kỳ điều khoản nào: 'chính sách bảo mật' hoặc là 'Điều khoản và điều kiện' hoặc là 'sở thích' hoặc là 'xem trong trình duyệt' hoặc là 'xem như một trang web.'
6. Xóa thông báo phản hồi lời mời trên lịch
Mặc dù email thông báo cho bạn biết rằng ai đó có thể tham dự cuộc họp sắp tới có thể hữu ích trong thời điểm này, nhưng bạn không cần cho phép những email này làm tắc nghẽn hộp thư đến của mình khi bạn có thể xem tổng hợp phản hồi của mọi người cho bất kỳ cuộc họp nào trong chính thư mời.
Hãy tiếp tục và cô lập những email này, sau đó xóa chúng:
- Gmail: từ: Calendar-notification@google.com
- Outlook: 'Giờ Thái Bình Dương' (thay thế bằng múi giờ của bạn). Thật không may, không có một cách cực kỳ đơn giản để cô lập những email này trong Outlook.
Những tìm kiếm này có thể lưu trữ một số email bạn muốn vẫn còn trong hộp thư đến của mình, nhưng lợi ích vượt xa rủi ro. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy những email đó trong các thư mục của mình một cách dễ dàng như khi bạn tìm thấy trong hộp thư đến của mình.
