Máy tính là một thiết bị có thể lập trình có thể tự động thực hiện một chuỗi các phép tính hoặc các thao tác khác trên dữ liệu sau khi được lập trình cho nhiệm vụ. Nó có thể lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu theo hướng dẫn nội bộ. Một máy tính có thể là kỹ thuật số, tương tự hoặc lai, mặc dù hầu hết hoạt động ngày nay là kỹ thuật số. Máy tính kỹ thuật số biểu thị các biến dưới dạng số, thường là trong hệ nhị phân. Chúng được sử dụng cho các mục đích chung, trong khi máy tính tương tự được chế tạo cho các nhiệm vụ cụ thể, điển hình là khoa học hoặc kỹ thuật. Thuật ngữ 'máy tính' thường đồng nghĩa với máy tính kỹ thuật số và máy tính dành cho doanh nghiệp chỉ là kỹ thuật số.
CÁC PHẦN TỬ CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH
Phần lõi, tính toán của máy tính là đơn vị xử lý trung tâm (CPU), hoặc bộ xử lý. Nó bao gồm một đơn vị logic số học để thực hiện các phép tính, bộ nhớ chính để lưu trữ tạm thời dữ liệu để xử lý và một đơn vị điều khiển để kiểm soát việc truyền dữ liệu giữa bộ nhớ, các nguồn đầu vào và đầu ra và đơn vị logic số học. Tuy nhiên, một máy tính sẽ không hoạt động đầy đủ nếu không có các thiết bị ngoại vi khác nhau. Chúng thường được kết nối với máy tính thông qua cáp, mặc dù một số có thể được tích hợp vào cùng một bộ phận với CPU. Chúng bao gồm các thiết bị để nhập dữ liệu, chẳng hạn như bàn phím, chuột, bi lăn, máy quét, bút đèn, modem, đầu đọc thẻ từ và micrô, cũng như các thiết bị để xuất dữ liệu, chẳng hạn như màn hình, máy in, máy vẽ, loa, tai nghe và modem. Ngoài các thiết bị đầu vào / đầu ra này, các loại thiết bị ngoại vi khác bao gồm thiết bị lưu trữ dữ liệu máy tính để lưu trữ bộ nhớ phụ, nơi dữ liệu được lưu ngay cả khi máy tính đã tắt. Các thiết bị này thường là ổ băng từ, ổ đĩa từ tính hoặc ổ đĩa quang.
Cuối cùng, để một máy tính kỹ thuật số hoạt động tự động, nó yêu cầu các chương trình hoặc bộ hướng dẫn được viết bằng mã máy tính có thể đọc được. Để được phân biệt với các thành phần vật lý hoặc phần cứng của máy tính, các chương trình được gọi chung là phần mềm.
Một máy tính hệ thống , do đó, là một máy tính được kết hợp với thiết bị ngoại vi và phần mềm để nó có thể thực hiện các chức năng mong muốn. Thông thường, thuật ngữ 'máy tính' và 'hệ thống máy tính' được sử dụng thay thế cho nhau, đặc biệt khi các thiết bị ngoại vi được tích hợp trong cùng một đơn vị với máy tính hoặc khi một hệ thống được bán và cài đặt dưới dạng một gói. Tuy nhiên, thuật ngữ 'hệ thống máy tính' cũng có thể đề cập đến cấu hình phần cứng và phần mềm được thiết kế cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như hệ thống điều khiển sản xuất, hệ thống tự động hóa thư viện hoặc hệ thống kế toán. Hoặc nó có thể đề cập đến một mạng gồm nhiều máy tính được liên kết với nhau để chúng có thể chia sẻ phần mềm, dữ liệu và thiết bị ngoại vi.
Máy tính có xu hướng được phân loại theo kích thước và công suất, mặc dù những tiến bộ về sức mạnh xử lý của máy tính đã xóa mờ sự khác biệt giữa các loại truyền thống. Công suất và tốc độ bị ảnh hưởng bởi kích thước của đơn vị lưu trữ bên trong của máy tính, được gọi là từ, xác định lượng dữ liệu mà nó có thể xử lý cùng một lúc và được đo bằng bit (chữ số nhị phân). Tốc độ máy tính cũng được xác định bởi tốc độ xung nhịp của nó, được đo bằng megahertz. Ngoài ra, dung lượng bộ nhớ chính của máy tính, được đo bằng byte (hay chính xác hơn là kilobyte, megabyte hoặc gigabyte) RAM (bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên), đóng một vai trò trong việc xác định lượng dữ liệu mà nó có thể xử lý. Dung lượng bộ nhớ mà các thiết bị lưu trữ phụ trợ có thể chứa cũng quyết định khả năng của hệ thống máy tính.
BỘ PHẢN XẠ MICROCOMPUTER
Sự phát triển của bộ vi xử lý, một CPU trên một chip mạch tích hợp duy nhất, lần đầu tiên cho phép phát triển các máy vi tính một người dùng giá cả phải chăng. Tuy nhiên, sức mạnh xử lý chậm chạp của những chiếc máy tính siêu nhỏ đã khiến chúng chỉ hấp dẫn đối với những người có sở thích chứ không phải thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, vào năm 1977, ngành công nghiệp máy tính cá nhân bắt đầu khởi sắc với sự ra đời của những chiếc máy tính gia đình đã có sẵn từ ba nhà sản xuất.
Thuật ngữ 'máy tính cá nhân' (PC) được IBM đặt ra với sự ra mắt của PC vào năm 1981. Mô hình này đã trở thành một thành công ngay lập tức và thiết lập tiêu chuẩn cho ngành công nghiệp máy tính vi mô. Vào đầu những năm 1990, máy tính cá nhân đã trở thành loại máy tính phát triển nhanh nhất. Điều này phần lớn là do việc sử dụng chúng trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Sự sẵn có của những chiếc máy tính nhỏ, rẻ tiền này đã đưa công nghệ máy tính đến với những doanh nghiệp dù là nhỏ nhất.
Loại máy tính siêu nhỏ gần đây nhất gia nhập thế giới kinh doanh là máy tính xách tay. Những chiếc máy tính nhỏ và nhẹ này - nhưng ngày càng mạnh mẽ - thường được gọi là máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay. Máy tính xách tay có sức mạnh tương đương với máy tính cá nhân để bàn, nhưng được chế tạo nhỏ gọn hơn và sử dụng màn hình phẳng, thường sử dụng màn hình tinh thể lỏng, có thể gập lại để tạo thành một đơn vị mỏng phù hợp với một chiếc cặp và thường nặng dưới 15 pound. Máy tính xách tay là loại máy tính có trọng lượng dưới 6 pound và có thể có hoặc không có bàn phím kích thước đầy đủ. Máy tính bỏ túi là một máy tính có kích thước bằng máy tính cầm tay. Trợ lý kỹ thuật số cá nhân là một máy tính bỏ túi sử dụng bút và máy tính bảng để nhập liệu, có thẻ fax / modem và được kết hợp với các khả năng của điện thoại di động để liên lạc dữ liệu từ xa. Máy tính xách tay ngày càng phổ biến đối với những doanh nhân hay đi du lịch, chẳng hạn như giám đốc điều hành hoặc đại diện bán hàng.
Hệ thống mở
Ngày nay, hầu hết các hệ thống máy tính đều 'mở' - tương thích với phần cứng và phần mềm máy tính của các nhà sản xuất khác nhau. Trong quá khứ, tất cả các thành phần của một hệ thống máy tính đều có nguồn gốc từ cùng một nhà sản xuất. Không có tiêu chuẩn toàn ngành. Do đó, máy in, màn hình và các thiết bị ngoại vi khác của một nhà sản xuất sẽ không hoạt động khi khớp với máy tính của nhà sản xuất khác. Quan trọng hơn, phần mềm chỉ có thể chạy trên nhãn hiệu máy tính cụ thể mà nó được thiết kế. Tuy nhiên, ngày nay, 'hệ thống mở', trong đó các thiết bị khác nhau từ các nhà sản xuất khác nhau có thể được kết hợp với nhau, là điều phổ biến. Hệ thống mở đặc biệt phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ vì chúng cho phép các doanh nghiệp nâng cấp hoặc mở rộng hệ thống máy tính của họ dễ dàng và rẻ hơn. Hệ thống mở cung cấp cho chủ doanh nghiệp nhiều lựa chọn mua hơn, cho phép họ giảm thiểu chi phí đào tạo lại nhân viên trên các hệ thống mới và cho phép họ tự do chia sẻ tệp máy tính với khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài.
Kết nối mạng
Các máy tính trong mạng được liên kết vật lý bằng cáp và sử dụng phần mềm mạng kết hợp với phần mềm hệ điều hành. Tùy thuộc vào phần cứng và phần mềm được sử dụng, các loại máy tính khác nhau có thể được đặt trên cùng một mạng. Điều này có thể liên quan đến các máy tính có kích thước khác nhau — chẳng hạn như máy tính lớn, máy tính tầm trung và máy tính siêu nhỏ — hoặc máy tính và thiết bị ngoại vi của các nhà sản xuất khác nhau, mà xu hướng đối với hệ thống mở đã tạo điều kiện thuận lợi. Mạng cục bộ (LAN) liên kết các máy tính trong một khu vực địa lý hạn chế, trong khi mạng diện rộng (WAN) kết nối các máy tính trong các vùng địa lý khác nhau. Mạng có thể có nhiều kiến trúc khác nhau xác định liệu các máy tính trên mạng có thể hoạt động độc lập hay không. Một kiến trúc hệ thống thường được sử dụng là máy khách-máy chủ, theo đó một máy chủ được chỉ định là máy chủ lưu trữ và xử lý dữ liệu và được truy cập bởi nhiều người dùng mỗi người tại một máy khách.
Mạng LAN đã thay đổi cách nhân viên trong tổ chức sử dụng máy tính. Trong các tổ chức mà trước đây nhân viên truy cập vào các máy tính tầm trung thông qua các thiết bị đầu cuối 'câm', thì những nhân viên này giờ đây thường có nhiều khả năng hơn. Những người dùng này có máy tính cá nhân của riêng họ tại bàn làm việc, nhưng vẫn có thể truy cập dữ liệu cần thiết từ một máy chủ tầm trung hoặc máy chủ khác thông qua mạng. Trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn thường ưa chuộng mạng LAN, mạng WAN thường được sử dụng bởi các công ty có nhiều cơ sở nằm trên một khu vực địa lý rộng. Rốt cuộc, dưới hệ thống WAN, cơ sở dữ liệu của công ty có thể được truy cập tại trụ sở chính ở một thành phố, tại nhà máy sản xuất ở thành phố khác và tại các văn phòng kinh doanh ở các địa điểm khác.
VIỆC SỬ DỤNG MÁY TÍNH TRONG DOANH NGHIỆP
Máy tính được sử dụng trong các tổ chức chính phủ, công nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và phi chính phủ cũng như trong gia đình, nhưng tác động của chúng là lớn nhất trong kinh doanh và công nghiệp. Bản chất cạnh tranh của kinh doanh đã tạo ra nhu cầu về những tiến bộ liên tục trong công nghệ máy tính và thiết kế hệ thống. Trong khi đó, giá cả hệ thống máy tính ngày càng giảm cùng với sức mạnh và tiện ích ngày càng tăng của chúng đã khiến ngày càng có nhiều doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống máy tính cho một loạt các chức năng kinh doanh ngày càng mở rộng. Ngày nay, máy tính được sử dụng để xử lý dữ liệu trong tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp kinh doanh: thiết kế và phát triển sản phẩm, sản xuất, kiểm soát và phân phối hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng, bán hàng và tiếp thị, dữ liệu dịch vụ, kế toán và quản lý nhân sự. Chúng cũng được sử dụng trong các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và trong tất cả các phân khúc ngành, bao gồm sản xuất, bán buôn, bán lẻ, dịch vụ, khai thác mỏ, nông nghiệp, giao thông vận tải và thông tin liên lạc.
Các ứng dụng kinh doanh phổ biến nhất của hệ thống máy tính là quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý tài chính và kế toán, và xử lý văn bản. Các công ty sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu để theo dõi các thông tin thay đổi trong cơ sở dữ liệu về các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng tồn kho, nguồn cung cấp, đơn đặt hàng sản phẩm và yêu cầu dịch vụ. Hệ thống tài chính và kế toán được sử dụng cho nhiều phép tính toán học trên một lượng lớn dữ liệu số, cho dù trong các chức năng cơ bản của các công ty dịch vụ tài chính hay trong các hoạt động kế toán của các công ty. Trong khi đó, máy tính được trang bị bảng tính hoặc phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu được các bộ phận kế toán, phải thu và trả lương sử dụng để xử lý, lập bảng dữ liệu tài chính và phân tích tình hình dòng tiền của họ. Cuối cùng, xử lý văn bản là phổ biến và được sử dụng để tạo ra nhiều loại tài liệu, bao gồm các bản ghi nhớ nội bộ, thư từ với các đơn vị bên ngoài, tài liệu quan hệ công chúng và sản phẩm (trong xuất bản, quảng cáo và các ngành khác).
Cơ sở dữ liệu cũng có thể được sử dụng để giúp đưa ra các quyết định chiến lược thông qua việc sử dụng phần mềm dựa trên trí tuệ nhân tạo. Một hệ thống cơ sở dữ liệu có thể bao gồm — ngoài hồ sơ và thống kê về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, v.v. — thông tin về kinh nghiệm của con người trong quá khứ trong một lĩnh vực cụ thể. Đây được coi là cơ sở kiến thức. Ví dụ về việc sử dụng hệ thống chuyên gia bao gồm các hoạt động dự báo kinh doanh như phân tích đầu tư, lập kế hoạch tài chính, bảo lãnh phát hành và dự đoán rủi ro gian lận. Hệ thống chuyên gia cũng được sử dụng trong các hoạt động liên quan đến tuân thủ quy định, đấu thầu hợp đồng, kiểm soát sản xuất phức tạp, hỗ trợ khách hàng và đào tạo.
HỆ THỐNG MÁY TÍNH VÀ DOANH NGHIỆP NHỎ
Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, nhảy vào thế giới máy tính là một yêu cầu cạnh tranh, đặc biệt là với sự ra đời của Internet. Nhưng việc mua hệ thống máy tính có thể gây khó khăn cho các doanh nhân cũng như các chủ doanh nghiệp đã thành danh. Xét cho cùng, các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ thường có ít sai sót hơn so với các doanh nghiệp lớn của họ. Trước thực tế này, điều rất quan trọng đối với chủ sở hữu và người quản lý là phải có những lựa chọn sáng suốt khi lựa chọn và bảo trì máy tính và hệ thống máy tính. Bốn lĩnh vực chính mà các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý cần xem xét khi cân nhắc các lựa chọn máy tính là: 1) chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty bạn; 2) nhu cầu của khách hàng của bạn; 3) nhu cầu của lực lượng lao động của bạn; và 3) tổng chi phí sở hữu công nghệ (TCO).
Chiến lược công ty
Richard Hensley viết: “Người ta thường coi công nghệ hệ thống máy tính là một thực thể độc lập trong khi thực tế, nó nên được coi là một trong những công cụ kinh doanh quy mô lớn hơn và được sử dụng rộng rãi hơn. Chuyển phát nhanh kinh doanh Cincinnati . '[Công nghệ hệ thống máy tính] là một công cụ quan trọng để đạt được chiến lược tổng thể của công ty'¦. Mặc dù nó có thể tồn tại trong suy nghĩ của chủ sở hữu, nhưng nhiều công ty vừa và nhỏ không có chiến lược hệ thống bằng văn bản chi tiết. Do đó, không có gì đáng ngạc nhiên khi nhiều quyết định triển khai công nghệ hệ thống mang tính phản ứng cao hơn là dựa trên chiến lược. Áp lực cạnh tranh, nhu cầu bắt kịp thị trường và tăng trưởng nội tại có xu hướng buộc các quyết định mua hàng. ' Thay vào đó, các quyết định mua hệ thống nên được sử dụng một cách chủ động như một cơ hội để đánh giá các chiến lược tổng thể và đánh giá hiệu quả của các quy trình hoạt động hiện tại.
Nhu cầu khách hàng
Các chủ doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng hệ thống máy tính đã chọn của họ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giao tiếp liên tục với khách hàng có phải là một thành phần quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn không? Nếu vậy, hệ thống của bạn nên được trang bị các tính năng cho phép bạn và khách hàng của bạn giao tiếp qua máy tính một cách kịp thời và hiệu quả. Sức khỏe của doanh nghiệp bạn có phụ thuộc vào việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và tạo hóa đơn không? Nếu vậy, hãy đảm bảo rằng hệ thống của bạn có thể dễ dàng xử lý các yêu cầu như vậy.
Nhu cầu lực lượng lao động
Cho dù giới thiệu một hệ thống máy tính mới hay thực hiện các thay đổi đối với hệ thống hiện có, các doanh nghiệp chắc chắn phải thay đổi cách thức làm việc của nhân viên và yếu tố này phải được xem xét. Hensley cho biết: “Không có gì lạ khi gặp phải một số phản kháng từ những nhân viên miễn cưỡng chấp nhận rời bỏ hiện trạng. 'Sự chống đối như vậy thường có thể được giảm bớt đáng kể bằng cách thu hút sự tham gia của các nhân viên bị ảnh hưởng vào quá trình phát triển hoặc sửa đổi hệ thống. Họ có thể cung cấp thông tin thực tế về những gì hoạt động tốt trong hệ thống hiện tại và những gì không. Khi các thay đổi đã được thực hiện, hãy thiết lập một chương trình đào tạo và cấu trúc hỗ trợ cho tất cả người dùng. Điều này sẽ tối đa hóa lợi ích của hệ thống và trang bị tốt hơn cho nhân viên để đạt được kết quả mong đợi từ sự thay đổi. ' Ngoài ra, các công ty cần đảm bảo rằng công nghệ máy tính được phân phối theo cách thông minh. Máy tính nên được phân bổ theo nhu cầu, không phải xếp hạng.
Tổng chi phí sỡ hửu
Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua việc xem xét các chi phí tích lũy liên quan đến các hệ thống máy tính khác nhau khi đưa ra quyết định phần cứng của họ. Ngoài giá gốc, các công ty cần cân nhắc chi phí công nghệ thông tin ẩn liên quan đến việc mua hàng. Các chi phí này, được gọi là tổng chi phí sở hữu (TCO), bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, chi phí quản lý, hoạt động lãng phí của người dùng và các chi phí bổ sung (chi phí giấy và mực máy in, điện, v.v.). Một yếu tố khác cần được xem xét là tuổi thọ hữu ích của thiết bị. Xét cho cùng, như Hensley đã lưu ý, 'để đảm bảo khả năng tạo ra thông tin liên quan, các hệ thống công nghệ đòi hỏi các khoản đầu tư theo lịch trình.' Các chuyên gia gợi ý rằng các chủ doanh nghiệp bỏ qua thực tế này làm như vậy sẽ gặp nguy hiểm. 'Khi nói đến việc cắt giảm chi phí, một trong những bản năng đầu tiên của bạn có thể là giữ máy tính của mình càng lâu càng tốt, nghĩ rằng bạn càng chi ít tiền cho công nghệ mới thì càng tốt', Heather Page viết trong Doanh nhân . Tuy nhiên, trên thực tế, lý luận như vậy cuối cùng làm tăng chi phí kinh doanh. Trang giải thích: 'Có nhiều thế hệ phần cứng, phần mềm và hệ điều hành làm tăng độ phức tạp của môi trường PC, do đó làm tăng chi phí của bạn. 'Bạn không chỉ phải duy trì chuyên môn kỹ thuật trong các công nghệ cũ mà còn phải tìm cách để thiết bị cũ hoạt động với công nghệ mới và phát triển tất cả các ứng dụng tùy chỉnh của bạn để hỗ trợ nhiều môi trường.'
Do đó, với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, nâng cấp hệ thống là một thực tế của cuộc sống. Như Joel Dreyfuss đã lưu ý trong Vận may , 'nếu bạn không có phần mềm và phần cứng mới nhất và (luôn) tốt nhất trên máy tính doanh nghiệp của mình, các nhà cung cấp và nhân viên của bạn có thể khiến bạn cảm thấy rằng bạn chỉ còn cách bút lông và giấy da một bước nữa.' Nhưng các sáng kiến nâng cấp không nên được chấp thuận một cách bốc đồng. Thay vào đó, chủ doanh nghiệp và người quản lý nên tiến hành phân tích chi phí - lợi ích phù hợp, cân nhắc các vấn đề như chi phí cài đặt và đào tạo, khả năng tương thích với các hệ thống khác, tính hữu dụng của các tính năng mới và khả năng hiện tại để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, trước khi đầu tư vào các nâng cấp hệ thống máy tính lớn.
THƯ MỤC
Codkind, Alan. 'Tự động hóa Quy trình Kinh doanh.' CMA — Tạp chí Kế toán Quản trị . Tháng 10 năm 1993.
Dreyfuss, Joel. 'FSB / Doanh nghiệp nhỏ.' Vận may . Ngày 13 tháng 11 năm 2000.
Hensley, Richard. 'Yêu cầu của chủ sở hữu: Chi tiêu bao nhiêu cho công nghệ mới?' Chuyển phát nhanh kinh doanh Cincinnati . Ngày 3 tháng 3 năm 1997.
Trang, Heather. 'PC giá bao nhiêu?' Doanh nhân . Tháng 10 năm 1997.
'Các mô hình sử dụng của công ty nhỏ.' Doanh nghiệp của Quốc gia . Tháng 8 năm 1993.
Smith, Sandi. 'Cách thông minh để đầu tư vào máy tính.' Tạp chí Kế toán . Tháng 5 năm 1997.
