Thuật ngữ 'hệ thống gợi ý của nhân viên' đề cập đến nhiều nỗ lực mà doanh nghiệp thực hiện để thu hút và sử dụng ý kiến đóng góp từ nhân viên của họ với hy vọng tiết kiệm chi phí hoặc cải thiện chất lượng sản phẩm, hiệu quả nơi làm việc, dịch vụ khách hàng hoặc điều kiện làm việc. Những nỗ lực này bao gồm từ việc đơn giản là đặt các hộp thư góp ý tại các khu vực chung đến thực hiện các chương trình chính thức với các ủy ban để xem xét các ý tưởng và khen thưởng cho những ý tưởng được thông qua. Các ý tưởng được tạo ra có thể bao gồm từ cải thiện chất lượng cuộc sống công việc đơn giản, như đặt tủ lạnh trong phòng cà phê, đến các vấn đề hợp lý hóa lớn hơn có thể giúp công ty tiết kiệm hàng nghìn đô la mỗi năm, như chuyển tất cả điện thoại di động của nhân viên bán hàng từ hợp đồng cá nhân sang hợp đồng nhóm với một nhà cung cấp chiết khấu. 'Các chương trình gợi ý tạo ra một tình huống đôi bên cùng có lợi', Kate Walter viết trong Tạp chí Nhân sự . 'Sự tham gia và đầu vào nhiều hơn cho người lao động, đồng thời nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho người sử dụng lao động.'
Charles Martin, tác giả của Hệ thống đề xuất của nhân viên: Tăng năng suất và lợi nhuận . 'Các nhân viên làm việc cùng nhau tốt hơn như một nhóm và thường gửi các ý tưởng như một nhóm. Và họ bắt đầu suy nghĩ giống những người quản lý hơn, nhìn xa hơn phạm vi công việc của chính họ. '
Một số công ty cho rằng vì họ nuôi dưỡng mối quan hệ cởi mở giữa nhân viên và quản lý, các ý tưởng cải tiến sẽ xuất hiện một cách không chính thức mà không cần nhắc nhở rõ ràng. Nhưng các chuyên gia lưu ý rằng các hệ thống gợi ý chính thức khuyến khích nhân viên thực sự suy nghĩ về công việc của họ và muốn tham gia vào hoạt động của công ty. Hệ thống gợi ý chính thức cho nhân viên biết rằng ý tưởng của họ được đánh giá cao. Những hệ thống như vậy thậm chí có thể tăng động lực và thúc đẩy lòng trung thành và tinh thần đồng đội giữa các nhân viên. Và những lợi ích này đi kèm với tác động tích cực mà hệ thống gợi ý của nhân viên có thể có đối với điểm mấu chốt của công ty. 'Không thể phủ nhận rằng chuyên gia thực sự là người thực hiện công việc; do đó, đó là nơi tốt nhất để đến khi các cải tiến được tìm kiếm ', nhà tư vấn Tomas Jensen, chủ tịch Trung tâm Phát triển Hệ thống Đề xuất, nói với Susan Wells như được xuất bản trong Tạp chí Nhân sự . 'Hàng triệu đô la đang được tiết kiệm bằng cách lắng nghe tài sản lớn nhất của công ty - nguồn nhân lực.' Wells tiếp tục thảo luận về một nghiên cứu của Hiệp hội Sự tham gia của Người lao động (EIA) đã phát hiện ra khoản tiết kiệm hơn 624 triệu đô la vào năm 2003 tại 47 công ty trong đó có 450.000 người tham gia vào các chương trình.
CÁC YẾU TỐ CỦA HỆ THỐNG ĐỀ XUẤT THÀNH CÔNG
Robert F. Bell viết: “Mục tiêu của một hệ thống gợi ý thành công là khai thác nguồn ý tưởng và tư duy sáng tạo của tất cả nhân viên để cải tiến quy trình làm việc và sản phẩm. Giải pháp IIE . 'Để làm được như vậy, mọi người cần có sự hiểu biết đúng đắn về quy trình, sự hỗ trợ của ban quản lý hệ thống, sự khuyến khích và phần thưởng có ý nghĩa, và một cấu trúc để đảm bảo không có gì lọt qua được các vết nứt.' Các yếu tố của một hệ thống gợi ý nhân viên thành công có thể được chia thành bốn lĩnh vực chính: hỗ trợ quản lý, cấu trúc chương trình, khả năng hiển thị và thăng tiến của chương trình cũng như sự công nhận và phần thưởng.
Hỗ trợ quản lý
Yếu tố đầu tiên của một hệ thống gợi ý nhân viên thành công là chứng minh được sự đồng tình từ lãnh đạo cao nhất. Các nhà quản lý phải thể hiện sự nhiệt tình và cam kết đối với chương trình nếu nó muốn tạo ra kết quả mong muốn. Một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng cách chia sẻ tầm nhìn của mình về công ty với nhân viên. Những nhân viên hiểu được sứ mệnh chung của công ty sẽ có nhiều khả năng gửi những ý tưởng có giá trị giúp công ty đạt được mục tiêu của mình. Bước tiếp theo có thể là đảm bảo các nhà quản lý tuyến hỗ trợ hệ thống gợi ý và không cảm thấy bị nó đe dọa. Điều quan trọng là các nhà quản lý phải thường xuyên nêu ra chủ đề trong các cuộc họp và kết hợp các kết quả tích cực từ các đề xuất của nhân viên vào báo cáo tiến độ định kỳ. Các nhà quản lý cũng nên được khuyến khích tự mình đệ trình các đề xuất, mặc dù nhìn chung họ không được thưởng cho những ý tưởng thuộc trách nhiệm hoạch định chiến lược thông thường của họ.
Cấu trúc chương trình
Yếu tố tiếp theo của một hệ thống gợi ý nhân viên thành công là cấu trúc. Các chuyên gia khuyến nghị nên đặt trách nhiệm phát triển và thực hiện chương trình với một quản trị viên duy nhất. Người này nên bắt đầu bằng cách chọn một ủy ban gồm các nhân viên — từ tất cả các bộ phận của tổ chức và đại diện cho các nhóm nhân khẩu học khác nhau — để giúp quản lý các giai đoạn khác nhau. Sau đó, quản trị viên và ủy ban nhân viên nên xây dựng các quy tắc rõ ràng để hướng dẫn nỗ lực của nhân viên trong việc đưa ra các đề xuất. Các chương trình đề xuất có xu hướng thành công hơn khi nhân viên được khuyến khích đưa ra các đề xuất hợp lý trong phạm vi kinh nghiệm làm việc của chính họ. Bell lưu ý: 'Mục tiêu thực sự là tạo ra càng nhiều ý tưởng càng tốt, và theo thời gian, cải thiện chất lượng của các đề xuất thông qua phản hồi và khuyến khích. Điều quan trọng là phải phát triển một tuyên bố chính sách rõ ràng bao gồm tất cả các khía cạnh của chương trình gợi ý và đảm bảo rằng cả người quản lý và nhân viên đều hiểu nó. Nếu nhân viên xem quá trình này là cởi mở và cao hơn, nó sẽ giúp loại bỏ bất kỳ nghi ngờ nào về cách các ý tưởng được xem xét và khen thưởng.
Hiển thị chương trình
Một yếu tố quan trọng khác của các chương trình gợi ý nhân viên thành công là khả năng hiển thị. Rốt cuộc, nhân viên không thể được mong đợi tham gia vào một chương trình nếu họ không được biết về nó. Các chuyên gia khuyên bạn nên đưa ra các chương trình gợi ý một cách công khai, với các thông báo, bản tin, các bữa tiệc, v.v. Nhân viên nên nghĩ rằng ban lãnh đạo có ý định xem xét đầy đủ tất cả các đề xuất và kế hoạch để hành động theo những đề xuất tốt nhất một cách kịp thời. Bản thân hệ thống gợi ý cũng cần được công bố rộng rãi và quảng bá. Ví dụ về các hệ thống có thể có bao gồm hộp thư góp ý quen thuộc với các biểu mẫu viết; bảng thông báo kiểu cũ để đăng các ý tưởng và kết quả; một đường dây điện thoại miễn phí đặc biệt để cho phép nhân viên gọi điện đề nghị; hoặc các hệ thống phức tạp hơn dựa trên e-mail hoặc các bài đăng lên một trang Web chuyên dụng. Khi hệ thống đã được giới thiệu, điều quan trọng là phải theo dõi các hoạt động khuyến mại đang diễn ra để duy trì sự quan tâm của nhân viên.
Sự công nhận và phần thưởng
Một yếu tố quan trọng khác của hệ thống gợi ý nhân viên thành công là công nhận những người tham gia và cung cấp phần thưởng cho những ý tưởng tốt. Nhân viên có nhiều khả năng tham gia vào chương trình gợi ý hơn nếu ý tưởng họ gửi nhận được phản hồi nhanh chóng và chu đáo từ cấp quản lý. Các chuyên gia khuyên bạn nên thiết lập một thời gian biểu trong đó việc tiếp nhận một ý tưởng sẽ được thừa nhận (từ 24 giờ với các hệ thống điện tử đến một tuần với các hệ thống truyền thống hơn). Sau đó, nhân viên sẽ được thông báo trong vòng 30 ngày liệu ý tưởng của họ có được thông qua hay không. Ngay cả trong trường hợp ý tưởng không được sử dụng, nhân viên đã gửi ý tưởng đó nên được cảm ơn vì đã tham gia chương trình. Có thể hữu ích nếu cung cấp một phần thưởng nhỏ, hữu hình cho những nhân viên gửi ý tưởng đến hệ thống gợi ý lần đầu tiên, chẳng hạn như áo phông, bút hoặc ô.
Để đảm bảo sự thành công của hệ thống gợi ý, điều quan trọng là phải công khai các đề xuất được sử dụng và tác động tích cực của chúng đối với công ty. Một cách để làm điều này có thể là tổ chức một bữa tối hàng năm tôn vinh những người đã đưa ra đề xuất trong suốt năm. Nhiều công ty cũng thiết lập hệ thống khen thưởng cho những ý tưởng của nhân viên giúp tiết kiệm chi phí hoặc cải tiến quy trình. Ví dụ, một số công ty phân phối một phần của tất cả các khoản tiết kiệm được cung cấp bởi hệ thống gợi ý của nhân viên như một phần của các chương trình chia sẻ lợi nhuận hàng năm của họ. Các chuyên gia thừa nhận rằng có thể phức tạp để phát triển một hệ thống khen thưởng thích hợp ghi nhận những đóng góp có giá trị của nhân viên mà không tạo ra sự ghen tị và bất bình giữa các nhân viên. Một số ý kiến cho rằng tốt nhất có thể giao nhiệm vụ này cho một ủy ban cố vấn nhân viên. Điều quan trọng là đánh giá các ý tưởng dựa trên các yếu tố như đổi mới và sự khéo léo cũng như giá trị tiền tệ khi thiết lập phần thưởng.
NHỮNG LÝ DO THƯỜNG GẶP HỆ THỐNG ĐỀ XUẤT THẤT BẠI
'Ở một số công ty, nhân viên gửi rất nhiều ý tưởng hữu ích cho cấp trên. Ở những nơi khác, đáy của các hộp thư góp ý được phủ một lớp bụi, 'một người đóng góp cho Nữ điều hành . 'Có gì khác biệt? Đó không phải là chất lượng của nhân viên mà là chất lượng lãnh đạo mà họ nhận được. ' Có một số lý do khiến hệ thống gợi ý có thể không tạo ra phản ứng tích cực giữa các nhân viên. Trong bài báo của anh ấy cho Giải pháp IIE , Bell đã nêu ra một số vấn đề phổ biến mà các công ty gặp phải trong việc triển khai và quản lý các hệ thống gợi ý.
Ví dụ, nhân viên có thể cảm thấy miễn cưỡng khi đưa ra các đề xuất nếu họ tin rằng cấp quản lý không thực sự quan tâm đến ý tưởng của họ. Nếu công ty chỉ đưa ra một lời mời hờ hững cho các đề xuất hoặc tạo ra một bầu không khí có thể bị coi là đáng sợ, thì các đề xuất của nhân viên sẽ khó có thể xuất hiện. Công ty có thể sẽ gặp vấn đề tương tự trong việc đưa ra các đề xuất nếu ban quản lý không rõ ràng về những người được mời tham gia chương trình hoặc đặt ra quá nhiều quy định nghiêm ngặt về việc tham gia.
Các vấn đề phổ biến khác với hệ thống gợi ý của nhân viên liên quan đến phản ứng của ban quản lý đối với các đề xuất. Nhân viên không có khả năng tham gia vào chương trình nếu họ nhận thấy phản hồi chậm hoặc không phản hồi đối với các đề xuất của họ. Hệ thống gợi ý cũng sẽ thất bại nếu không có lời giải thích rõ ràng về việc chấp nhận hay từ chối đề xuất, hoặc nếu nhân viên nhận thấy rằng cấp quản lý đang đưa ra những đánh giá thiên lệch về việc chấp thuận đề xuất nào. Cuối cùng, các hệ thống gợi ý có xu hướng tạo ra các vấn đề cho một tổ chức khi phần thưởng được đưa ra cho các ý tưởng hay không nhất quán hoặc không thể đoán trước được.
THƯ MỤC
Bell, Robert F. 'Xây dựng Hệ thống Đề xuất Hiệu quả.' Giải pháp IIE . Tháng 2 năm 1997.
Chanesky, Wayne S. 'Hội chứng Hộp gợi ý.' Cửa hàng máy hiện đại . Tháng 2 năm 2006.
Dempsey, Mary. 'Sức mạnh của Đề xuất.' Crain's Detroit Business . Ngày 6 tháng 3 năm 1995.
Martin, Charles. Hệ thống đề xuất của nhân viên: Tăng năng suất và lợi nhuận . Ấn phẩm Crisp, 1997.
'Trả lại Hộp đề xuất.' Tuần công nghiệp . Ngày 19 tháng 1 năm 1998.
'Sáu cách để có được những ý tưởng tuyệt vời từ nhân viên.' Nữ điều hành . Tháng 3 đến tháng 4 năm 1996.
Ulfelder, Steve. 'Ngoài Hộp đề xuất: Cách các nhà quản lý tại các công ty Địa điểm tốt nhất khuyến khích luồng ý tưởng, đề xuất và đổi mới tự do.' Computerworld . Ngày 27 tháng 6 năm 2005.
Walter, Kate. 'Ý tưởng Nhân viên Kiếm tiền.' Tạp chí Nhân sự . Tháng 4 năm 1996.
Wells, Susan J. 'Từ Ý tưởng đến Kết quả.' Tạp chí Nhân sự . Tháng 2 năm 2005.
