Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một phương pháp sử dụng công nghệ máy tính để liên kết các chức năng khác nhau — chẳng hạn như kế toán, kiểm soát hàng tồn kho và nguồn nhân lực — trong toàn bộ công ty. ERP nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin, lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định trên toàn doanh nghiệp. ERP xuất hiện rõ nét vào giữa những năm 1990 và vẫn đang phát triển mạnh mẽ vào giữa những năm 2000 một thập kỷ sau đó. ERP được rất nhiều nhà sản xuất lớn ưa chuộng vào giữa đến cuối những năm 1990. Hầu hết các hệ thống ERP ban đầu bao gồm các máy tính lớn và các chương trình phần mềm tích hợp các hệ thống nhỏ hơn khác nhau được sử dụng trong các bộ phận khác nhau của một công ty. Vì các hệ thống ERP ban đầu có thể tiêu tốn tới 2 triệu đô la và mất tới 4 năm để triển khai, thị trường chính của hệ thống này là các công ty nằm trong danh sách Fortune 1.000.
'Trong suốt những năm 1990, hầu hết các công ty công nghiệp lớn đã cài đặt hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp - tức là các ứng dụng máy tính khổng lồ cho phép một doanh nghiệp quản lý tất cả các hoạt động của mình (tài chính, lập kế hoạch yêu cầu, nguồn nhân lực và thực hiện đơn hàng) trên cơ sở một tập hợp dữ liệu công ty tích hợp, 'Dorien James và Malcolm L. Wolf đã viết trong McKinsey hàng quý . 'ERP hứa hẹn những cải tiến lớn về hiệu quả — ví dụ, khoảng thời gian giữa các đơn đặt hàng và thanh toán ngắn hơn, yêu cầu của nhân viên văn phòng thấp hơn, giảm hàng tồn kho và cải thiện dịch vụ khách hàng. Được khuyến khích bởi những khả năng này, các doanh nghiệp trên khắp thế giới đã đầu tư khoảng 300 tỷ đô la vào ERP trong suốt thập kỷ. '
Vào cuối những năm 1990, doanh số bán hệ thống ERP bắt đầu chậm lại. Một số nhà sản xuất đã gặp phải vấn đề triển khai. Các yếu tố khác cũng bắt đầu ảnh hưởng đến hệ thống ERP cả về thiết kế và triển khai. Nhiều công ty đã phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp và bắt đầu tiến hành kinh doanh qua Internet trên quy mô lớn. Các mạng nhỏ dựa trên PC trở nên nhanh hơn, linh hoạt hơn và rẻ hơn nhiều so với các máy tính lớn. Sau sự phục hồi chậm chạp từ cuộc suy thoái kinh tế vào những năm 2000, ERP đã trở nên liên kết chặt chẽ hơn nhiều với các hệ thống dựa trên web - điều này cũng đã nâng tầm nó trở lại nổi bật. Ví dụ, vào năm 2006, Ngân hàng Mỹ Tạp chí đã thăm dò ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng, những người coi ERP là một công cụ mới trong thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, với các hệ thống ERP giao tiếp với nhau qua Web.
LỢI ÍCH VÀ BẢN VẼ CỦA ERP
Khi ý tưởng lần đầu tiên được giới thiệu, ERP là một giải pháp hấp dẫn đối với nhiều công ty lớn vì nó cung cấp rất nhiều công dụng tiềm năng. Ví dụ, cùng một hệ thống có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu đối với một sản phẩm, đặt hàng nguyên liệu thô cần thiết, thiết lập lịch trình sản xuất, theo dõi hàng tồn kho, phân bổ chi phí và dự kiến các biện pháp tài chính quan trọng. Gary Forger đã viết như một kế hoạch xương sống cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của một công ty. Xử lý vật liệu hiện đại . 'Ngoài việc chỉ đạo nhiều người trong số họ, hệ thống cũng liên kết các quy trình đa dạng này với nhau bằng cách sử dụng dữ liệu từ toàn công ty. Ví dụ, một hệ thống ERP điển hình quản lý các chức năng và hoạt động khác nhau như hóa đơn nguyên vật liệu, nhập đơn đặt hàng, mua hàng, khoản phải trả, nguồn nhân lực và kiểm soát hàng tồn kho, chỉ là một vài trong số 60 mô-đun có sẵn. Khi cần, ERP cũng có thể chia sẻ dữ liệu từ các quy trình này với các hệ thống phần mềm khác của công ty. ' Một lợi ích quan trọng khác của hệ thống ERP là chúng cho phép các công ty thay thế một mớ các ứng dụng máy tính phức tạp bằng một hệ thống tích hợp duy nhất.
Tuy nhiên, bất chấp những lợi ích tiềm năng này, hệ thống ERP vẫn tiếp tục gây ra một khoản chi phí. Việc triển khai yêu cầu cam kết về thời gian đáng kể từ bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) của công ty hoặc các chuyên gia bên ngoài. Một bài báo trong Tin học Ví dụ, trích dẫn một cuộc khảo sát trên 100 tổ chức, cho thấy chỉ 5% các nhà quản lý CNTT 'có thể cài đặt các gói ERP ngay lập tức.' Mặt khác, chỉ 9% báo cáo công việc tùy chỉnh rất quan trọng. Ngoài ra, do hệ thống ERP ảnh hưởng đến hầu hết các bộ phận chính trong một công ty, chúng có xu hướng tạo ra những thay đổi trong nhiều quy trình kinh doanh. Do đó, việc áp dụng ERP vào đúng vị trí đòi hỏi các quy trình mới, đào tạo nhân viên và hỗ trợ cả về quản lý và kỹ thuật. Do đó, nhiều công ty nhận thấy việc chuyển đổi sang ERP là một quá trình chậm chạp và khó khăn. Một khi giai đoạn triển khai hoàn tất, một số doanh nghiệp gặp khó khăn khi định lượng lợi ích mà họ thu được từ ERP.
GIẢI PHÁP ERP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ
Khi doanh số bán hệ thống ERP cho các công ty sản xuất lớn bắt đầu chậm lại, một số nhà cung cấp đã thay đổi trọng tâm của họ sang các công ty nhỏ hơn. Theo một cuộc khảo sát của nghiên cứu AMR báo cáo trong Xử lý vật liệu hiện đại , thị trường tổng thể cho hệ thống ERP đã tăng 21% vào năm 1998, mặc dù thực tế là doanh số bán hàng cho các công ty có doanh thu lớn hơn 1 tỷ USD đã giảm 14% trong cùng thời kỳ. 'Các ứng dụng ERP không còn chỉ là công cụ của các tập đoàn lớn nữa', Constance Loizos lưu ý trong Tuần công nghiệp . 'Trong khi các công ty sản xuất hàng tỷ đô la hiện đang hoàn thiện việc triển khai ERP của họ, thì các khách hàng quy mô vừa - chứng kiến các quy trình kinh doanh được cải thiện của các công ty dẫn đầu thị trường sản xuất - đang bắt đầu cải tiến hoạt động của chính họ' their. Luôn luôn lý do quan trọng nhất để các công ty triển khai ERP là nếu không có nó, việc duy trì tính cạnh tranh là một điều không thể thực hiện được. Thế giới kinh doanh đang tiến gần hơn đến mô hình hợp tác hoàn toàn và điều đó có nghĩa là các công ty ngày càng phải chia sẻ với các nhà cung cấp, nhà phân phối và khách hàng của họ thông tin nội bộ mà họ từng được bảo vệ mạnh mẽ. '
Tất nhiên, các công ty vừa và nhỏ - cũng như những công ty tham gia vào lĩnh vực dịch vụ thay vì sản xuất - có nguồn lực, cơ sở hạ tầng và nhu cầu khác với các tập đoàn công nghiệp lớn đã cung cấp thị trường ban đầu cho hệ thống ERP. Các nhà cung cấp đã phải tạo ra một thế hệ phần mềm ERP mới dễ cài đặt hơn, dễ quản lý hơn, yêu cầu ít thời gian triển khai hơn và kéo theo chi phí khởi động thấp hơn. Nhiều hệ thống mới này có nhiều mô-đun hơn, cho phép tiến hành cài đặt với quy mô nhỏ hơn với sự hỗ trợ ít hơn từ các chuyên gia công nghệ thông tin. Các doanh nghiệp nhỏ khác được chọn để thuê ngoài nhu cầu ERP của họ cho các nhà cung cấp. Đối với một số tiền cố định, nhà cung cấp sẽ cung cấp công nghệ và nhân viên hỗ trợ cần thiết để triển khai và duy trì nó. Lựa chọn này thường tỏ ra dễ dàng và rẻ hơn so với việc mua và triển khai toàn bộ hệ thống, đặc biệt khi phần mềm và công nghệ dường như có thể trở nên lỗi thời trong vòng một vài năm.
ERP VÀ INTERNET
Một xu hướng khác trong phát triển và sử dụng ERP liên quan đến việc các nhà cung cấp cung cấp phần mềm cho các công ty khách hàng trên Internet. Được gọi là ERP lưu trữ hoặc ERP triển khai trên web, xu hướng này cũng đã góp phần làm cho hệ thống ERP có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ hơn. Khi một công ty chọn chạy hệ thống ERP của mình thông qua một máy chủ lưu trữ dựa trên Web, phần mềm không được mua hoặc cài đặt tại công ty khách hàng. Thay vào đó, nó nằm trên máy chủ của nhà cung cấp, nơi khách hàng truy cập nó thông qua kết nối Internet. Forger lưu ý: “Thay vì phân tán ERP cho nhiều trang web của công ty và phát sinh chi phí cho nhiều máy chủ cần thiết để chạy phần mềm, ERP triển khai trên web sẽ tập trung hệ thống. 'Sử dụng Web để truy cập một hệ thống ERP duy nhất tại vị trí trung tâm, các công ty có thể giảm đầu tư vào CNTT trên hai mặt - phần cứng và nhân sự.'
Việc chạy hệ thống ERP trên máy chủ giúp các doanh nghiệp nhỏ không phải mua máy tính lớn hoặc thuê các chuyên gia công nghệ thông tin để hỗ trợ hệ thống. Ngoài ra, sự sắp xếp này cho phép các công ty khách hàng tiết kiệm tiền bằng cách chỉ trả tiền cho các ứng dụng ERP mà họ sử dụng thay vì phải mua một số lượng mô-đun nhất định. Trên thực tế, các nhà cung cấp ERP đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) cho một số công ty khách hàng. 'Các hệ thống do ASP cung cấp đặc biệt hấp dẫn đối với các công ty mới thành lập không thể dự đoán một cách đáng tin cậy về khối lượng kinh doanh trong tương lai của họ, không đủ khả năng chi trả cho các hệ thống ERP cấp một và không muốn liên tục thay thế các hệ thống rẻ hơn, kém năng lực hơn James và Wolf giải thích.
ERP MỞ RỘNG CÙNG CHUỖI CUNG ỨNG
Các hệ thống ERP truyền thống quan tâm đến việc tự động hóa các quy trình và kết nối các hệ thống thông tin khác nhau trong một doanh nghiệp kinh doanh. Nhưng vào cuối những năm 1990, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển trọng tâm ra bên ngoài, hướng tới sự hợp tác và tạo liên kết công nghệ với các công ty khác trong chuỗi cung ứng. Richard Adhikari viết: “Càng ngày, các nhà sản xuất ở các nước phát triển đang trở thành một phần của dây chuyền thiết kế và sản xuất cho khách hàng của họ. Tuần công nghiệp . 'Lập kế hoạch chặt chẽ đòi hỏi phải tự động hóa chuỗi cung ứng và các chức năng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và thực hiện các liên kết truyền thông điện tử.' Các nhà cung cấp ERP đã đáp ứng xu hướng này bằng cách tích hợp hệ thống ERP với các loại ứng dụng khác, chẳng hạn như thương mại điện tử, và thậm chí với mạng máy tính của các nhà cung cấp và khách hàng. Các hệ thống ERP được kết nối với nhau này được gọi là các giải pháp doanh nghiệp mở rộng.
Hệ thống ERP đã mở rộng để bao gồm một số chức năng mới. Ví dụ, các chức năng tích hợp ứng dụng liên kết ERP với các hệ thống phần mềm khác có ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng. Chức năng hiển thị cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho và trạng thái của nó khi nó di chuyển trong chuỗi cung ứng. Phần mềm lập kế hoạch chuỗi cung ứng giúp tạo ra các kế hoạch sản xuất và phân phối hàng hóa tối ưu. Tương tự, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tùy chỉnh cách mà nhà cung cấp giao dịch với từng khách hàng riêng lẻ. ERP cũng đã được điều chỉnh để hỗ trợ thương mại điện tử bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện và phân phối đơn hàng, đơn giản hóa quy trình mua sắm điện tử và theo dõi thông tin về khách hàng và đơn đặt hàng của họ.
LỰA CHỌN MỘT XU HƯỚNG ERP
Các nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực này là SAP của Đức; Nhà tiên tri; J.D. Edwards; PeopleSoft; và Baan của Hà Lan. Các nỗ lực tiếp thị của các nhà lãnh đạo tiếp tục hướng đến các khách hàng doanh nghiệp lớn và tập trung vào việc tự động hóa hệ thống sản xuất, phân phối, nguồn nhân lực và tài chính. Nhưng nhiều nhà cung cấp nhỏ hơn đang hoạt động trên thị trường phục vụ các khách hàng doanh nghiệp nhỏ hơn và tập trung vào các ứng dụng thích hợp.
Loizos đã đưa ra một loạt các yếu tố để các doanh nghiệp nhỏ cân nhắc trong việc lựa chọn nhà cung cấp ERP. Ví dụ, bà nhấn mạnh rằng việc triển khai hệ thống ERP là một quyết định lớn về công nghệ thông tin đòi hỏi thời gian và nguồn lực, vì vậy các công ty nên tránh chọn nhà cung cấp quá nhanh. Thay vào đó, bà khuyến nghị các doanh nghiệp nhỏ nên đánh giá nhu cầu của họ một cách cẩn thận và đưa ra danh sách các vấn đề kinh doanh mà họ mong đợi hệ thống ERP sẽ giúp họ giải quyết. Loizos cũng gợi ý rằng các công ty nên nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp ERP tiềm năng, xem xét danh tiếng của họ trong ngành nhưng cũng kiểm tra tài liệu tham khảo và phỏng vấn các khách hàng trước đó. Cô ấy khuyến nghị tránh nhiều nhà cung cấp nếu có thể và đảm bảo rằng nhà cung cấp được chọn phù hợp với kế hoạch phát triển và mở rộng trong tương lai của doanh nghiệp nhỏ. Cuối cùng, bà lưu ý rằng các công ty nên đảm bảo rằng nguồn vốn cho dự án được thực hiện trước khi hợp đồng được ký kết.
CÁC YẾU TỐ TRONG VIỆC TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG
Khi một doanh nghiệp nhỏ đã quyết định cài đặt hệ thống ERP và chọn nhà cung cấp, công ty có thể thực hiện một số bước để đảm bảo triển khai thành công. Trong bài báo của mình, Forger lưu ý rằng việc triển khai ERP có nhiều khả năng thành công hơn nếu công ty coi đây là một vấn đề kinh doanh chiến lược và tích hợp nó với nỗ lực thiết kế lại quy trình. Tất nhiên, hệ thống ERP phải phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty và giúp nó phục vụ khách hàng của mình. Cũng có thể hữu ích khi tìm một nhà lãnh đạo nhiệt huyết cho dự án và chọn một nhóm dự án chuyên trách, đa chức năng. Chủ doanh nghiệp nhỏ nên chắc chắn rằng những cá nhân này có quyền đưa ra quyết định về quy trình triển khai ERP.
Forger khuyến nghị rằng các công ty nên tấn công dự án thực hiện trong các giai đoạn ngắn, tập trung, làm việc lùi so với thời hạn mục tiêu để tạo ra cảm giác cấp bách. Có thể hữu ích khi bắt đầu với các hệ thống cơ bản nhất và sau đó mở rộng sang các lĩnh vực chức năng khác. Forger cũng đề xuất sử dụng các kỹ thuật quản lý thay đổi để quản lý khía cạnh con người của dự án, vì ERP yêu cầu rất nhiều sự hỗ trợ từ các khu vực bị ảnh hưởng của công ty. Cuối cùng, ông nhấn mạnh rằng khi đã có hệ thống ERP, các công ty cần phải diễn giải dữ liệu thu thập một cách cẩn thận và chính xác nếu hệ thống góp phần vào việc lập kế hoạch kinh doanh.
Mặc dù các hệ thống ERP có vẻ phức tạp và tốn kém, ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng ngày càng nhận thấy cần phải đầu tư vào công nghệ như vậy để duy trì tính cạnh tranh. Dave Morrison viết: 'Hệ thống ERP đang được triển khai ngày nay để cung cấp nền tảng ổn định cho một số lượng ngày càng tăng các doanh nghiệp trên tất cả các phân khúc, từ dot-com đến các nhà sản xuất ô tô lớn. Quản lý CMA . 'Số lượng triển khai trong chuỗi cung ứng và vào các công ty vừa và nhỏ đang tăng đều đặn do chi phí ban đầu được giảm xuống cùng với chi phí sở hữu tổng thể. Các phiên bản được cấu hình trước và thử nghiệm trước hiện đang cắt giảm hiệu quả chi phí triển khai trong khi giảm độ phức tạp và rủi ro của dự án. Các hệ thống mới này đang cung cấp một khởi đầu thuận lợi trong quá trình phát triển và cung cấp một sản phẩm ổn định và đã được kiểm tra đầy đủ cho quá trình sản xuất. Phương pháp này liên tục phát triển và kết quả rất khả quan. '
THƯ MỤC
Adhikari, Richard. 'ERP đáp ứng thị trường trung bình.' Tuần công nghiệp . 1 tháng 3 năm 1999.
Brown, Alan S. 'Nói dối Hệ thống ERP của bạn cho bạn biết: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp luôn gặp khó khăn trong việc thu hẹp khoảng cách giữa văn phòng công ty và nhà máy. Đây là lý do tại sao.' Cơ khí-CIME . Tháng 3 năm 2006.
'Doanh nghiệp — ERP Yêu cầu Điều chỉnh.' Tin học . 23 tháng 2 năm 2006.
Giả mạo, Gary. 'ERP đi vào thị trường trung bình.' Xử lý vật liệu hiện đại . Ngày 31 tháng 1 năm 2000.
James, Dorien và Malcolm L. Wolf. 'Làn gió thứ hai cho ERP.' McKinsey hàng quý . Mùa xuân năm 2000.
Loizos, Constance. 'ERP: Nó có phải là giải pháp phần mềm tối ưu không?' Tuần công nghiệp . Ngày 7 tháng 9 năm 1998.
Morrison, Dave. 'Tốc độ tối đa phía trước.' Quản lý CMA . Tháng 11 năm 2000.
'Những gì các nhà lãnh đạo ngành thấy trước.' Ngân hàng Mỹ . Ngày 21 tháng 2 năm 2006.
'ERP không dây.' Nhựa hiện đại trên toàn thế giới . Tháng 3 năm 2006.
