Trung bình một nhân viên Hoa Kỳ chi tiêu khoảng một phần tư của tuần làm việc lướt qua hàng trăm email tất cả chúng ta gửi và nhận mỗi ngày.
Nhưng bất chấp thực tế là chúng ta đang dán mắt vào các nút trả lời của mình, huấn luyện viên sự nghiệp Barbara Pachter cho biết rất nhiều chuyên gia vẫn không biết cách sử dụng thư điện tử một cách hợp lý.
Trên thực tế, vì khối lượng lớn tin nhắn chúng ta đang đọc và viết mỗi ngày, chúng ta có thể dễ mắc phải những lỗi đáng xấu hổ hơn - và những sai lầm đó có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về mặt chuyên môn.
Pachter phác thảo những điều cơ bản về nghi thức email hiện đại trong cuốn sách của cô ấy Những điều cần thiết của nghi thức kinh doanh . Chúng tôi đã rút ra những quy tắc cơ bản nhất mà bạn cần biết.
Vivian Giang và Rachel Sugar đã đóng góp cho các phiên bản trước của bài viết này.
1. Bao gồm một dòng tiêu đề rõ ràng, trực tiếp.
Ví dụ về dòng chủ đề tốt bao gồm, 'Ngày họp đã thay đổi', 'Câu hỏi nhanh về bài thuyết trình của bạn' hoặc 'Đề xuất cho đề xuất.'
Pachter nói: “Mọi người thường quyết định có mở email hay không dựa trên dòng tiêu đề. 'Hãy chọn một trang cho phép người đọc biết bạn đang giải quyết các mối quan tâm của họ hoặc các vấn đề kinh doanh.'
2. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.
Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email của công ty mình. Nhưng nếu bạn sử dụng tài khoản email cá nhân - cho dù bạn đang tự kinh doanh hay chỉ muốn thỉnh thoảng sử dụng nó cho các thư từ liên quan đến công việc - thì bạn nên cẩn thận khi chọn địa chỉ đó, Pachter nói.
Bạn phải luôn có một địa chỉ email truyền tải tên của bạn để người nhận biết chính xác ai đang gửi email. Không bao giờ sử dụng các địa chỉ email (có lẽ còn sót lại trong những ngày còn đi học của bạn) không thích hợp để sử dụng ở nơi làm việc, chẳng hạn như 'babygirl @ ...' hoặc 'beerlover @ ...' - cho dù bạn yêu thích một ủ lạnh.
3. Suy nghĩ kỹ trước khi nhấn 'Trả lời tất cả'.
Không ai muốn đọc email từ 20 người không liên quan gì đến họ. Việc bỏ qua các email có thể khó khăn, với nhiều người nhận được thông báo có tin nhắn mới trên điện thoại thông minh của họ hoặc các tin nhắn bật lên gây mất tập trung trên màn hình máy tính của họ. Đừng nhấn 'Trả lời tất cả' trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách cần nhận được email, Pachter nói.
4. Bao gồm một khối chữ ký.
Cung cấp Pachter gợi ý cho người đọc một số thông tin về bạn. 'Nói chung, điều này sẽ cho biết họ tên, chức danh, tên công ty và thông tin liên hệ của bạn, bao gồm cả số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm một chút công khai cho bản thân, nhưng đừng quá lạm dụng bất kỳ câu nói hay tác phẩm nghệ thuật nào. '
Cô ấy nói rằng hãy sử dụng cùng một phông chữ, cỡ chữ và màu sắc như phần còn lại của email.
5. Sử dụng cách chào chuyên nghiệp.
Không sử dụng các cách diễn đạt thoải mái, thông tục như 'Này các bạn', 'Yo' hoặc 'Xin chào các bạn.'
'Bản chất thoải mái trong các bài viết của chúng tôi không ảnh hưởng đến lời chào trong email,' cô nói. 'Này là một cách chào rất thân mật và nói chung nó không nên được sử dụng ở nơi làm việc. Và Yo cũng không ổn. Sử dụng Xin chào hoặc Xin chào thay thế.'
Cô ấy cũng khuyên không nên viết tắt tên của bất kỳ ai. Nói, 'Xin chào Michael,' trừ khi bạn chắc chắn rằng anh ấy thích được gọi là 'Mike'.
6. Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm.
Pachter nói, nếu bạn chọn sử dụng dấu chấm than, hãy chỉ sử dụng một dấu chấm than để truyền tải sự phấn khích.
'Đôi khi mọi người bị cuốn theo và đặt một số dấu chấm than ở cuối câu của họ. Kết quả có thể xuất hiện quá xúc động hoặc thiếu chín chắn, 'cô ấy viết. 'Nên sử dụng một cách hạn chế dấu chấm than trong văn bản.'
7. Hãy thận trọng với sự hài hước.
Sự hài hước có thể dễ dàng bị lạc trong bản dịch nếu không có giọng điệu hoặc nét mặt phù hợp. Trong một cuộc trao đổi chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn nên loại bỏ sự hài hước trong email trừ khi bạn hiểu rõ về người nhận. Ngoài ra, điều gì đó mà bạn cho là buồn cười có thể không hài hước với người khác.
Pachter nói: 'Điều gì đó được coi là buồn cười khi được nói ra có thể rất khác khi được viết ra. Khi nghi ngờ, hãy để nó ra.'
8. Biết rằng mọi người từ các nền văn hóa khác nhau nói và viết khác nhau.
Thông tin sai lệch có thể dễ dàng xảy ra vì văn hóa khác nhau , đặc biệt là trong hình thức viết khi chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể của nhau. Điều chỉnh thông điệp của bạn cho phù hợp với nền tảng văn hóa của người nhận hoặc mức độ hiểu biết của bạn về họ.
Pachter nói, một nguyên tắc tốt cần ghi nhớ là các nền văn hóa có bối cảnh cao (Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc) muốn tìm hiểu bạn trước khi hợp tác kinh doanh với bạn. Do đó, thông thường các đối tác kinh doanh từ các quốc gia này sẽ cá nhân hóa hơn trong các bài viết của họ. Mặt khác, những người từ các nền văn hóa có bối cảnh thấp (Đức, Mỹ hoặc Scandinavia) thích đi vào vấn đề một cách nhanh chóng.
9. Trả lời email của bạn - ngay cả khi email đó không dành cho bạn.
Thật khó để trả lời mọi email từng được gửi cho bạn, nhưng bạn nên cố gắng trả lời, Pachter nói. Điều này bao gồm khi email vô tình được gửi cho bạn, đặc biệt nếu người gửi đang mong đợi một hồi âm. Thư trả lời là không cần thiết nhưng đóng vai trò như một quy tắc email tốt, đặc biệt nếu người này làm việc trong cùng công ty hoặc ngành với bạn.
Đây là một câu trả lời ví dụ: 'Tôi biết bạn rất bận, nhưng tôi không nghĩ rằng bạn có ý định gửi email này cho tôi. Và tôi muốn cho bạn biết để bạn có thể gửi nó đến đúng người. '
10. Đọc lại mọi tin nhắn.
Những sai lầm của bạn sẽ không bị người nhận email của bạn chú ý. Pachter nói: “Và, tùy thuộc vào người nhận, bạn có thể bị đánh giá vì đã tạo ra chúng.
Đừng dựa vào công cụ kiểm tra chính tả. Đọc đi đọc lại email của bạn một vài lần, tốt nhất là đọc to trước khi gửi đi.
Pachter nói: “Một giám sát viên định viết,“ Xin lỗi vì sự bất tiện này. 'Nhưng anh ấy đã dựa vào việc kiểm tra chính tả của mình và cuối cùng viết, 'Xin lỗi vì sự không kiểm soát.' '
11. Thêm địa chỉ email cuối cùng.
Pachter nói: “Bạn không muốn vô tình gửi một email trước khi bạn viết xong và kiểm tra lại thư. 'Ngay cả khi bạn đang trả lời một tin nhắn, bạn nên xóa địa chỉ của người nhận và chỉ chèn vào khi bạn chắc chắn rằng tin nhắn đã sẵn sàng được gửi đi.'
12. Kiểm tra kỹ xem bạn đã chọn đúng người nhận chưa.
Pachter nói rằng hãy chú ý cẩn thận khi nhập tên từ sổ địa chỉ của bạn vào dòng 'tới' của email. 'Thật dễ dàng chọn sai tên, điều này có thể khiến bạn và người nhận email bị nhầm lẫn.'
13. Giữ cho phông chữ của bạn cổ điển.
Purple Comic Sans có thời gian và địa điểm (có thể không?). Nhưng đối với thư từ kinh doanh, hãy giữ cho phông chữ, màu sắc và kích thước của bạn cổ điển.
Quy tắc cơ bản: Email của bạn phải dễ đọc cho người khác.
'Nói chung, tốt nhất là sử dụng loại 10 hoặc 12 điểm và phông chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman,' Pachter khuyên. Về màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.
14. Giữ các tab trên giai điệu của bạn.
Cũng giống như những câu chuyện cười bị mất đi trong bản dịch, giọng điệu rất dễ hiểu sai nếu không có ngữ cảnh mà bạn nhận được từ các dấu hiệu giọng nói và nét mặt. Theo đó, bạn có thể dễ dàng nói ra một cách đột ngột hơn mà bạn có thể đã dự định: Ý bạn là 'thẳng thắn', họ đọc là 'tức giận và cộc lốc'.
Để tránh hiểu lầm, Pachter khuyên bạn nên đọc to tin nhắn của mình trước khi nhấn gửi. Cô nói: “Nếu nó nghe có vẻ khắc nghiệt với bạn, nó sẽ nghe khắc nghiệt với người đọc.
Để có kết quả tốt nhất, hãy tránh sử dụng các từ tiêu cực rõ ràng ('thất bại,' 'sai,' 'bị bỏ qua') và luôn nói 'làm ơn' và 'cảm ơn'.
15. Không có gì là bí mật - vì vậy hãy viết cho phù hợp.
Hãy luôn nhớ những gì mà cựu giám đốc CIA David Petraeus dường như đã quên, cảnh báo Pachter: Mỗi tin nhắn điện tử để lại một dấu vết.
Cô ấy nói: “Một nguyên tắc cơ bản là cho rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, vì vậy đừng viết bất cứ thứ gì bạn không muốn mọi người nhìn thấy”. Một cách giải thích tự do hơn: Đừng viết bất cứ điều gì có thể gây tổn hại cho bạn hoặc gây tổn thương cho người khác. Xét cho cùng, email rất dễ chuyển tiếp và tốt hơn là an toàn hơn là xin lỗi.
Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Thương nhân trong cuộc .
