Bạn đang thất vọng vì bạn đã không hoàn thành đủ công việc.
Bạn không cô đơn. Việc thiếu thời gian (và thiếu quản lý thời gian) là một thứ dịch bệnh và vi rút ăn mòn năng suất của bạn.
Chắc chắn, có hàng ngàn cách để quản lý thời gian. Điện thoại thông minh, máy lập kế hoạch, bảng trắng - có rất nhiều công cụ. Nhưng trừ khi bạn xem xét và tinh chỉnh một biến số giống nhau trong mọi tình huống quản lý thời gian, không thì không có số lượng công cụ, chiến thuật hoặc tiện ích nào giúp ích cho bạn.
Biến đó là tâm trí của bạn. Cách bạn nghĩ về thời gian và cách bạn sắp xếp nó trong tâm trí là chìa khóa.
Bạn đã biết rằng nhảy từ việc này sang việc khác, dự án này sang dự án khác, dập lửa có thể gây phấn khích, nhưng nó không bền vững hoặc hiệu quả về lâu dài. Dưới đây là một số cách để suy nghĩ về thời gian và hoàn thành nhiều việc hơn.
1. Dành hai phút để tưởng tượng một ngày làm việc hiệu quả của bạn.
Trước khi ra khỏi giường, hoặc trong khi bắt đầu thói quen buổi sáng, hãy đặt lịch hẹn với tâm trí của mình. Hãy dành hai phút để tưởng tượng về một ngày làm việc hiệu quả và yên bình của bạn. Hãy tưởng tượng bạn đang phản ứng với các trường hợp khẩn cấp một cách dễ dàng và duyên dáng, làm việc siêng năng và tập trung vào các dự án của bạn, xử lý tất cả email và tin nhắn đến của bạn. Hãy tưởng tượng bạn với một bàn làm việc sạch sẽ, các cuộc hẹn mang lại kết quả và một không gian vui vẻ.
2. Tạo một chủ đề và một lời hứa cá nhân.
Có thể bạn đang thực hiện rất nhiều dự án và chúng đều cần bạn chú ý. Bạn có thể tạo một chủ đề cho ngày của mình để nhắc nhở bạn cách tiếp cận các nhiệm vụ này chứ không phải cách thực hiện chúng. Lấy ra một tờ giấy dính (tôi thích những cái màu hồng tươi) và viết thế này:
'Hôm nay chủ đề của tôi là __________', và điền vào chỗ trống với cách bạn sẽ tiếp cận ngày hôm nay. Có thể chủ đề của bạn là 'tích cực' hoặc 'hòa bình' hoặc 'duyên dáng' hoặc 'nhanh chóng' hoặc 'tập trung'. Dán nó vào một nơi nào đó mà bạn có thể tham khảo nó trong suốt cả ngày để nhắc nhở bạn về lời hứa cá nhân của bạn về việc bạn sẽ như thế nào hôm nay.
Bạn cũng có thể làm một chủ đề trong một tuần, một tháng, một năm và thậm chí trong một giờ! Chủ đề lỏng lẻo hơn mục tiêu, nhưng sẽ cho phép bạn theo dõi các dự án và giữ bình tĩnh và cân bằng trong suốt.
3. Đặt lịch hẹn với chính mình.
Để tôn trọng bản thân và thời gian của bạn, hãy đặt lịch hẹn với chính bạn trên lịch của bạn. Và giữ chúng. Đôi khi cuộc hẹn của bạn với chính mình sẽ chỉ đơn giản là một giờ để giải quyết một số công việc. Điều đó không sao cả, miễn là bạn tôn trọng bản thân cũng như tôn trọng bất kỳ ai khác trong cuộc hẹn. Đừng để bị cám dỗ về việc hủy bỏ bản thân vì trường hợp khẩn cấp của người khác.
Vậy bạn sẽ làm gì khi ai đó gọi điện hẹn trong khoảng thời gian đã định với mình? Nói với họ rằng bạn đang bận và đề nghị một thời gian khác. Nếu bạn cảm thấy lo lắng rằng bạn có thể mất khách hàng hoặc cơ hội, hãy nghĩ theo cách này. Khi bạn đặt lịch hẹn với nha sĩ, bạn có cho họ biết khi nào bạn sẽ đến đó để họ sắp xếp, hay bạn có phù hợp với cuộc hẹn của mình vào lịch trình và tình trạng sẵn có của họ không?
Nha sĩ cho bạn biết chính xác thời gian bạn có thể chọn ngồi trên ghế của họ - không phải ngược lại. Nó phải theo cùng một cách cho bạn.
4. Lên lịch tuần của bạn theo các loại nhiệm vụ.
Đầu tiên, hãy xác định các loại nhiệm vụ bạn làm thường xuyên. Chúng có thể bao gồm hành chính, email, viết đề xuất, cuộc hẹn, v.v. Lên lịch các khối thời gian thường xuyên để thực hiện các loại nhiệm vụ này. Hẹn khách hàng vào buổi sáng và gọi lại vào buổi chiều. Đặt các mốc thời gian này trên lịch của bạn và tuân theo chúng để có năng suất tối đa.
5. Hoặc lên lịch tuần của bạn theo các loại thời gian.
Có bốn loại thời gian: Tập trung, Linh hoạt, Gia đình và Thời gian rảnh rỗi. (Có, có thời gian rảnh nhưng bạn phải tạo ra nó - nó không chỉ xảy ra).
Tập trung và Thời gian linh hoạt thường được sử dụng nhất trong công việc. Lên lịch tập trung hoặc thời gian không bị gián đoạn theo giờ. Sau đó, tắt bất cứ thứ gì gây mất tập trung và bắt đầu làm việc. Thời gian dành cho gia đình là điều hiển nhiên. Hãy dành thời gian cho gia đình để duy trì sự cân bằng và hạnh phúc trong cuộc sống của bạn. Thời gian rảnh có nghĩa là bạn không phải làm gì có để làm và làm những gì bạn muốn làm.
Hướng dẫn đồng nghiệp và bất kỳ ai có thể làm gián đoạn bạn trong Thời gian Tập trung về kế hoạch của bạn. Bạn có thể muốn có một tín hiệu đặc biệt 'không làm phiền' hoặc móc treo cửa, một số dấu hiệu có thể nhìn thấy, rằng bạn đang có thời gian không bị gián đoạn và sẽ có sau.
6. Huấn luyện bộ não của bạn để làm việc trong thời gian tập trung.
Xây dựng một nghi thức giúp rèn luyện trí não của bạn để đi vào thời gian tập trung. Âm nhạc hoạt động tốt. Sử dụng tai nghe và chọn nhạc không có lời, chỉ có âm thanh êm dịu. Bắt đầu nhạc ngay trước khi bạn muốn tập trung. Làm điều đó mọi lúc và chẳng bao lâu nữa bạn sẽ cố gắng tập trung vào mỗi khi âm nhạc phát ra.
Hãy làm một vài việc sau hoặc chỉ bắt đầu với một việc và năng suất của bạn sẽ tăng vọt.
