Điều này câu chuyện lần đầu tiên xuất hiện trên Nàng thơ , một điểm đến trên Web với các cơ hội Việc làm thú vị và lời khuyên nghề nghiệp của chuyên gia.
Chỉ vì tính năng hoàn tác gửi của Google mới ra mắt gần đây không có nghĩa là bạn hiểu rõ khi nói đến lỗi email. Xét cho cùng, khi bạn đang làm việc nhanh chóng như hiện tại, chỉ có ý nghĩa là bạn sẽ luôn trượt dài. Ngay cả khi bạn là một người cầu toàn.
Trên thực tế, có một số việc mà tất cả các chuyên gia đều phải làm vào lúc này hay lúc khác — trong sự nghiệp của họ (nếu không phải là mỗi năm một lần). Vì vậy, thay vì hoảng sợ, hãy làm theo sự hướng dẫn của chúng tôi.
1. Nhấp vào Gửi trước khi bạn được cho là
Thật khó để giữ bình tĩnh sau khi bạn vô tình gửi cho ai đó một nửa email — đặc biệt là khi bạn định sửa đổi vì nó chứa đầy lỗi chính tả, quá nhiều dấu chấm than và một số từ ngữ có thể dễ dàng bị hiểu sai.
Nhưng đừng dành 10 phút tiếp theo để nghiên cứu ứng dụng theo dõi email để xem liệu người nhận của bạn đã mở tin nhắn hay chưa. Thay vào đó, hãy hoàn thành email gốc một cách nhanh chóng (bạn không còn phải mất vài phút để chỉnh sửa nó nữa) và viết phần sau ở trên cùng:
Tôi đã mắc lỗi khi nhấp vào gửi trước khi kết thúc email, vì vậy vui lòng bỏ qua phần trước. Xin lỗi vì sự nhầm lẫn!
2. Vô tình trả lời tất cả
Sai lầm này xảy ra trong hai trường hợp: Một, bạn gửi thứ gì đó không bí mật nhưng không chính xác để mọi người đọc — chẳng hạn như email cho sếp của bạn về thời gian đi nghỉ. Hoặc hai, bạn gửi cho cả công ty một nhận xét khó nghe về một đồng nghiệp chỉ dành cho một người bạn thân của họ xem.
Đối với kịch bản đầu tiên, hãy thử:
Xin chào [nhóm bạn đã trả lời tất cả]!
Rất tiếc — điều đó dành cho [người nhận ban đầu]. Tôi xin lỗi vì đã làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn!
Và đối với kịch bản thứ hai, hãy đi với:
Xin lỗi vì đã làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn! Tôi chắc chắn rằng email dễ bị hiểu sai ngữ cảnh — vui lòng bỏ qua nó.
Gửi điều đó đi là một sự khởi đầu, nhưng bạn vẫn chưa thành công. Đây không phải là một cú trượt lên thông thường có thể được cố định dễ dàng như vậy. Tiếp cận bất kỳ ai mà bạn đã xúc phạm trực tiếp (hoặc qua điện thoại) và xin lỗi — bất kể điều đó có khó chịu đến đâu. Sau đó, đọc điều này để có cách tiếp cận từng bước về cách khắc phục loại lỗi công việc nghiêm trọng hơn này.
3. Tạo lỗi đánh máy nghiêm trọng
Hầu hết các lỗi chính tả không yêu cầu ghi chú tiếp theo, nhưng tất cả chúng ta đều đã vấp phải những lỗi đáng chú ý cần giải thích. Có thể lỗi đánh máy làm thay đổi ý nghĩa của những gì bạn thực sự đang cố gắng nói. Hoặc, có thể có quá nhiều khiến bạn trông hơi mù chữ.
Thay vì hy vọng rằng người nhận của bạn sẽ coi (các) lỗi đánh máy là lỗi, hãy nói với họ:
Chà, ý tôi là nhập [(các) từ được viết đúng chính tả], không phải những gì tôi đã gửi trước đó! Đây là cách kiểm tra chính tả thường xuyên hơn.
4. Gửi email sai người
Lỗi này, một lần nữa, xuất hiện trong hai trường hợp khác nhau. Hoặc bạn gửi tin nhắn liên quan đến công ty cho Đồng nghiệp Hai thay vì Đồng nghiệp Một, hoặc bạn vô tình gửi thông tin nhạy cảm cho ai đó bên ngoài công ty.
Đối với kịch bản đầu tiên, hãy viết:
Tôi xin lỗi, email này được viết cho người khác! Tôi biết bạn nhận được rất nhiều tin nhắn, vì vậy hãy xóa tin nhắn này.
Kịch bản thứ hai, tất nhiên, nghiêm trọng hơn nhiều. Trước khi bạn liên hệ với người nhận không chính xác, hãy giải quyết hậu quả bằng cách cho người quản lý của bạn biết điều gì đã xảy ra — và tìm hiểu mức độ nhạy cảm của thông tin bạn bị rò rỉ. Sau đó, dựa trên hướng dẫn của cấp trên, hãy xin lỗi bên ngoài và lịch sự yêu cầu họ xóa tin nhắn của bạn.
Các lỗi email hàng ngày khác là gì và làm cách nào để bạn khắc phục chúng? Kể cho tôi về họ trên Twitter ?
