Thế giới nghề nghiệp đôi khi buộc chúng ta phải làm việc cùng với những người đồng nghiệp mà chúng ta có thể không biết. Những tình huống đó là cơ hội tuyệt vời để học hỏi những kiến thức sâu sắc của một bộ phận khác và đa dạng hóa kinh nghiệm chuyên môn của riêng bạn, nhưng chúng cũng có thể gây căng thẳng, đặc biệt nếu bạn không chắc chắn về cách làm việc cùng nhau trong một dự án phức tạp.
Nhịp điệu làm việc nhóm mà bạn đã quen có thể không áp dụng được trong tình huống mới này và bạn có thể có kiến thức chuyên môn nhiều hơn hoặc kém hơn đáng kể so với đồng đội mới của mình. Thoạt đầu, sự cân bằng sẽ cảm thấy hụt hẫng, nhưng nếu bạn nỗ lực tập trung để vun đắp mối quan hệ được xây dựng dựa trên sự hợp tác, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ.
Hãy thử áp dụng các mẹo này khi làm việc với một người mới và tối đa hóa cơ hội làm việc nhóm thành công, hiệu quả.
1. Bắt đầu mọi thứ đúng
Trước khi bắt tay vào làm việc cùng nhau, bạn cần giới thiệu bản thân và cùng nhau lập kế hoạch. Cách duy nhất để bạn làm việc tốt cùng nhau là nếu cả hai đều đồng ý với một hệ thống ngay từ đầu. Chỉ đơn giản là phân chia các nhiệm vụ qua một email là không đủ.
Lên lịch thời gian phù hợp cho cả hai bạn để xây dựng một hệ thống - cho dù điều đó có nghĩa là chia các nhiệm vụ riêng lẻ ra ở giữa và tập hợp lại ở cuối hay dành thời gian mỗi ngày để làm việc cộng tác trong các nhiệm vụ. Cả hai bạn cần phải đồng ý với phác thảo chung mà bạn đã đưa ra cùng nhau và bao gồm cả mốc thời gian chung. Đặt kỳ vọng rõ ràng về cách bạn mong đợi để làm việc cùng nhau và thiết lập bầu không khí tôn trọng và đánh giá cao.
2. Hãy cởi mở về cách bạn làm việc hiệu quả nhất
Bạn có thể bị cám dỗ để thử và thích ứng với phong cách làm việc của người khác với chi phí của riêng bạn, nhưng đó không phải lúc nào cũng là hệ thống hiệu quả nhất. Sở thích công việc của bạn rất quan trọng và bạn cần thể hiện những sở thích đó một cách cởi mở. Ví dụ: nếu bạn thực sự thích giao tiếp qua email qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp, đừng ngại bày tỏ điều đó. Đưa ra sở thích của bạn không nhất thiết là một yêu cầu mà chúng phải được đáp ứng, nhưng đối tác của bạn không thể hy vọng hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của bạn nếu bạn không trình bày chúng.
Tương tự như vậy, nếu có những lĩnh vực mà bạn không cảm thấy thoải mái khi làm việc hoặc những lĩnh vực mà bạn không có nhiều chuyên môn, hãy cởi mở về nó - đó không phải là sự thừa nhận điểm yếu mà nó là sự thừa nhận rằng một hệ thống làm việc thay thế sẽ có lợi hơn.
3. Lắng nghe cách chúng hoạt động tốt nhất
Mặt trái là bạn phải tích cực tìm hiểu cách đồng nghiệp của bạn làm việc tốt nhất và làm những gì bạn có thể để đáp ứng những sở thích, điểm mạnh và điểm yếu đó. Đừng thẩm vấn họ, nhưng hãy thoải mái đặt câu hỏi về những điều họ nhận thấy là hữu ích và không hữu ích trong các nhiệm vụ làm việc nhóm trước đây của họ.
Bạn không nên mong đợi đồng nghiệp của mình cúi gập người về phía sau để phù hợp với sở thích của bạn và tương tự như vậy, bạn không cần phải cố gắng để phù hợp với sở thích của họ. Nhưng điều quan trọng là bạn phải thừa nhận những phẩm chất này, và làm việc cùng nhau để tìm ra một thỏa hiệp. Ví dụ: nếu một trong hai bạn thích chia đều các nhiệm vụ và người kia thích làm việc cộng tác cho từng người trong số chúng, hãy cân nhắc thực hiện nửa đầu của dự án theo cách này và nửa sau của dự án theo cách khác.
4. Dành thời gian bên nhau
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn là dành thời gian cá nhân cho đối phương. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn hoàn toàn không quen thuộc với người kia. Bạn không nhất thiết phải là bạn bè, nhưng môi trường văn phòng có thể ngăn cản mọi người cởi mở và làm việc với ai đó sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn đã có mối quan hệ với họ.
Trước khi tập trung quá sâu vào dự án, hãy lên kế hoạch uống cà phê trước khi làm việc hoặc ăn trưa trong thời gian nghỉ ngơi trong ngày. Bạn sẽ thấy một khía cạnh của đồng nghiệp mà bạn sẽ không bao giờ thấy trong văn phòng và bạn có thể học được điều gì đó về anh ấy / cô ấy để giúp bạn dễ dàng hòa đồng hơn trong môi trường làm việc.
5. Quản lý phản ứng của bạn
Nếu bạn đang làm việc với một người không quen, bạn có thể nhạy cảm hơn với những trở ngại và thách thức khác nhau sắp xảy ra. Ví dụ, nếu đồng nghiệp của bạn mắc lỗi hoặc quên một nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ dễ mất bình tĩnh hơn với người mà bạn không quen biết hơn là với người mà bạn làm.
Trước khi bạn phản ứng với bất cứ điều gì đáng ngạc nhiên, hãy lùi lại một bước. Điều quan trọng là phải quản lý phản ứng của bạn và đánh giá tình huống một cách hợp lý trước khi bạn phản ứng. Nếu không, bạn có thể tạo ấn tượng xấu và gây căng thẳng và bực bội một cách không cần thiết vào mối quan hệ công việc của mình.
Nếu làm việc từ xa, hãy tránh soạn thảo email cho đến khi bụi lắng xuống. Nếu bạn đang làm việc trực tiếp, bạn có thể bỏ thời gian ra khỏi không gian làm việc và hít thở sâu trước khi suy nghĩ về vấn đề này.
6. Giữ cho nhau có trách nhiệm
Giống như bạn, mỗi người có những sở thích khác nhau về cách bạn làm việc cùng nhau, mỗi người trong số bạn sẽ có một hệ thống khác nhau để luôn có trách nhiệm. Nhưng khi bạn không quen với quá trình làm việc của người kia, điều quan trọng là cả hai bên phải làm việc để giữ cho người kia có trách nhiệm.
Làm thế nào bạn đi về điều này là hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Nếu bạn đang chia nhỏ các nhiệm vụ xuống giữa chừng, bạn có thể liên hệ với đồng nghiệp của mình để hỏi họ về bất kỳ mục nào họ đã bỏ lỡ hoặc các bài tập sắp tới. Nếu bạn đang làm việc cùng nhau, bạn có thể có các cuộc họp thường xuyên về tiến độ của mình và xem xét bất kỳ tài liệu hoặc mục nào còn tồn đọng hoặc bị rào cản.
7. Cung cấp nhiều phản hồi
Phản hồi là một trong những phần quan trọng nhất của mối quan hệ công việc xa lạ. Không thể biết đối tác của bạn cảm thấy thế nào khi bạn kết thúc công việc trừ khi họ bày tỏ thông tin đó với bạn. Phản hồi khách quan, rõ ràng là cách tốt nhất để truyền đạt thông tin này, miễn phí và chỉ nhằm mục đích cải thiện năng suất.
Cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp của bạn định kỳ trong suốt dự án để đối tác của bạn có thời gian tìm hiểu và thực hiện các điều chỉnh trước khi bạn quá sâu để thay đổi bất kỳ điều gì. Tương tự như vậy, điều quan trọng là yêu cầu đồng nghiệp của bạn phản hồi trung thực về các phương pháp của riêng bạn.
8. Lên kế hoạch khen thưởng lẫn nhau
Không có gì khuyến khích mọi người như triển vọng có phần thưởng, vậy tại sao không lên kế hoạch khen thưởng lẫn nhau với đối tác của bạn khi bạn hoàn thành dự án cùng nhau và đúng thời hạn? Bạn có thể lên kế hoạch cho một bữa tối hoặc một chuyến đi chơi, hoặc đơn giản là mua cho mình một món quà để cùng nhau thưởng thức. Phần thưởng sẽ phục vụ hai mục đích: thứ nhất, nó sẽ giữ cho bạn cả đầu tư và động lực để hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Thứ hai, nó sẽ ràng buộc cả hai bạn với nhau. Đó sẽ là kinh nghiệm được chia sẻ lẫn nhau và một trong hai người có thể phát huy nó trong những thời điểm đặc biệt khó khăn.
Cho dù bạn thích các dự án nhóm hay làm việc một mình, làm việc với một đồng đội mới có thể khó khăn. Nhưng tìm cách làm việc với những người mới là một kỹ năng cần thiết trong thế giới kinh doanh. Bạn thậm chí có thể tìm ra những cách làm việc mới để cải thiện năng suất và hiệu quả trong công việc của chính bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm mẹo về cách duy trì năng suất hoặc quản lý thời gian tốt hơn trong môi trường căng thẳng cao, hãy xem các bài viết của tôi 15 Bí quyết năng suất tức thì bạn cần biết và 7 quy tắc chưa viết về môi trường văn phòng hiệu quả.
