Cho dù bạn điều hành một công ty hay là một ban nhạc một người, bạn có thể nói chuyện trước các nhóm, cả trong các bài thuyết trình đã chuẩn bị và các phiên hỏi đáp.
Cho dù đó là một phòng đầy người hay chỉ một vài thành viên trong nhóm, việc xử lý đúng cách phần câu hỏi và câu trả lời sẽ thực thi thông điệp của bạn - hoặc làm suy yếu nó. Đưa ra một câu trả lời và bạn có thể mất uy tín mà bạn đã thiết lập trong những lời chuẩn bị của bạn.
Chuẩn bị cho phần Hỏi & Đáp cũng quan trọng như việc thực hành những gì bạn định trình bày. Tôi đã được truyền cảm hứng bởi một thư lãnh đạo hàng tuần Tôi nhận được từ nhà tư vấn kinh doanh Rick Houcek để chia sẻ chín mẹo sau đây để trở thành người giỏi nhất của bạn trong một buổi hỏi đáp theo kế hoạch hoặc ngẫu hứng:
Nhận thức được các chương trình nghị sự ẩn.
Tất nhiên hầu hết các câu hỏi của khán giả là chân thành và người hỏi đang tìm kiếm một câu trả lời xác thực. Nhưng một số câu hỏi nhằm mục đích:
- Làm cho người đặt câu hỏi trông thông minh hơn hoặc
- Làm cho người trả lời (bạn) trông như chết lặng.
Bất kể mục đích là gì, hãy trả lời tất cả các câu hỏi với cùng một cách tiếp cận và sự chuyên nghiệp. Bạn sẽ đi ra ngoài trông đẹp hơn.
Được chuẩn bị.
Bạn nên viết ra những câu hỏi mà bạn dự đoán có thể được hỏi, đặc biệt là những câu khó hoặc gây tranh cãi, và luyện tập câu trả lời của bạn. Tôi thường chạy mặc dù một phiên họp giả với một số đồng nghiệp đáng tin cậy. Họ luôn đưa ra những câu hỏi mà tôi không ngờ tới. Khuyến khích người khác đánh giá phản ứng và ngôn ngữ cơ thể của bạn. Lần mò riêng tư để bạn tỏa sáng trước đám đông.
Hãy tự tin.
Hãy mỉm cười và nhìn thẳng vào mắt người hỏi. Giao tiếp bằng mắt cho thấy bạn đang tập trung cẩn thận vào câu hỏi và người hỏi. Nụ cười là một lời mời đến tình bạn và sự kết nối.
Tạm ngừng.
Nếu bạn cần một chút thời gian trước khi trả lời một câu hỏi, hãy nắm lấy nó. Có thể nghi ngờ một câu trả lời nhanh chóng, chớp nhoáng. Hoặc nếu bạn chưa thực sự suy nghĩ thấu đáo những gì được hỏi, bạn có thể trả lời sai câu hỏi. Bạn có thể cảm thấy khó xử - thường thì im lặng - nhưng khán giả của bạn sẽ không nghĩ ít về bạn khi bạn dành vài giây để thu thập suy nghĩ của bạn. Trên thực tế, họ sẽ đánh giá cao rằng bạn đã dành thời gian xem xét các câu hỏi và nó sẽ không giống như một câu trả lời theo kịch bản.
Đừng lo lắng.
Gãi mũi, chớp mắt quá nhiều, di chuyển xung quanh và các dấu hiệu lo lắng khác báo hiệu rằng bạn đang nói dối. Tôi biết, bạn có thể không nói dối; bạn có thể chỉ lo lắng. Nhưng nhận thức là thực tế. Làm việc để giảm thiểu những co giật này.
Trả lời câu hỏi. Thẳng.
Đây là một vấn đề phổ biến mà tôi thấy trong các phiên hỏi đáp. Người thuyết trình không trả lời câu hỏi được đặt ra. Nó có thể không phải là cố ý - có thể là họ đã không lắng nghe đủ kỹ. Hoặc, có thể người nói không biết câu trả lời và thay vào đó quyết định nói về điều gì đó tiếp theo mà anh ta có chuyên môn. Lý do không quan trọng. Không gì làm xói mòn uy tín mà bạn đã tạo dựng được với khán giả hoặc khiến họ nghi ngờ thông điệp của bạn hơn là né tránh câu hỏi.
Xác nhận bạn đã trả lời câu hỏi.
Đôi khi trong suốt phần Hỏi và Đáp hỏi 'Câu hỏi đó có trả lời câu hỏi của bạn không?' hoặc 'Điều đó có rõ ràng không?' Nó cho khán giả của bạn thấy rằng bạn quan tâm và bạn muốn đảm bảo rằng nhu cầu của họ đang được đáp ứng.
Đừng bỏ qua câu hỏi khó xử.
Luôn luôn có một, và nó luôn luôn khó khăn. Người đó trong khán giả đặt một câu hỏi thực sự không phù hợp với bản trình bày hoặc chỉ ở ngoài sân bên trái. Xử lý câu hỏi này một cách chuyên nghiệp như bạn làm bất kỳ câu hỏi nào khác và cố gắng gắn câu trả lời của bạn trở lại với thông điệp chính của bạn. Điều này cần một chút nhảy tap, nhưng nó có thể là câu trả lời mà bạn được nhớ đến nhiều nhất. (Hãy nhớ Tổng thống Clinton được hỏi 'quần đùi hay quần đùi?' Trên tòa thị chính MTV?)
Thực hành thực hành thực hành
Đảm bảo rằng bạn tập trung một phần thời gian thực hành vào phần Hỏi & Đáp. Thông thường, đó là điều cuối cùng bạn làm trên sân khấu sau khi thuyết trình và đó có thể là phần bạn được nhớ đến nhiều nhất. Đừng cho nó ngắn.
