Bạn có thể thông minh và sáng tạo, nhưng nếu không quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ không thể thành công.
Brian Tracy viết trong cuốn sách của mình: 'Mọi thứ bạn muốn làm trong công việc đều cần thời gian. Làm chủ thời gian của bạn, làm chủ cuộc sống của bạn . 'Cách duy nhất bạn có thể có đủ thời gian để làm những việc thực sự có thể tạo ra sự khác biệt trong công việc của bạn là tiết kiệm thời gian mà bạn thường dành để làm việc khác.'
Bắt đầu bằng cách giải quyết bảy yếu tố lãng phí thời gian . Đây là lời khuyên hữu ích:
1. Email, điện thoại và tin nhắn
Tracy viết: 'Khi điện thoại đổ chuông và email đến, hệ thống suy nghĩ của bạn bị phá vỡ và bạn bị phân tâm.
Phải làm gì: Dành ra những khoảng thời gian trong ngày khi bạn không bị gián đoạn.
2. Khách truy cập không mong đợi
Khi ai đó xuất hiện bất ngờ tại văn phòng hoặc máy trạm của bạn, người đó sẽ làm gián đoạn công việc của bạn và làm giảm hiệu quả của bạn.
Phải làm gì: Tracy viết: “Hãy nhanh chóng đứng dậy khi có những vị khách không mời mà đến nơi làm việc của bạn, như thể bạn vừa rời đi. 'Hãy nói với kẻ lãng phí thời gian rằng hôm nay bạn thực sự sa lầy và bạn có rất nhiều việc phải hoàn thành.' Sau đó đưa khách truy cập ra khỏi không gian làm việc của bạn và quay lại với nhiệm vụ của bạn.
3. Các cuộc họp
Bạn biết điều này rồi: Nhiều cuộc họp rất lãng phí thời gian.
Phải làm gì:
- Chỉ lên lịch các cuộc họp trong khoảng thời gian bạn thực sự cần. Không có lý do gì các cuộc họp cần phải được sắp xếp trong một giờ. Hãy tự hỏi bản thân: Tôi có thể hoàn thành điều gì trong 10 phút?
- Đặt mục tiêu. Thành công trông như thế nào? Chỉ bằng cách nêu rõ một trạng thái cuối mong muốn, bạn mới có thể xây dựng các yếu tố thành công. Trên thực tế, mọi quyết định bạn đưa ra - từ nơi tổ chức cuộc họp cho ai để mời đến việc tạo điều kiện như thế nào - đều phải dựa trên cách bạn trả lời câu hỏi này.
- Tạo một chương trình làm việc. Khi bạn đã đặt ra các mục tiêu, các cuộc họp tốt nhất được thiết kế cẩn thận để đạt được chúng. Từ cổ điển cho thiết kế này là lịch trình , nhưng bạn cần phải làm nhiều hơn là tạo một danh sách nội dung có dấu đầu dòng. Bạn nên cấu trúc cuộc họp của mình để có một quy trình phù hợp, tạo cơ hội cho những người tham gia ... tốt, hãy tham gia và quản lý thời gian để bạn hoàn thành mọi việc.
4. Chữa cháy
Bạn có biết về cuộc diễn tập (chữa cháy): 'Ngay khi bạn ổn định để làm việc cho một dự án quan trọng, một điều gì đó hoàn toàn bất ngờ sẽ xảy ra khiến bạn rời khỏi nhiệm vụ chính của mình, trong vài phút hoặc thậm chí hàng giờ.'
Phải làm gì: Hãy suy nghĩ trước khi hành động. Tracy khuyên bạn nên hít thở sâu, bình tĩnh và giữ khách quan. Hãy dành thời gian để tìm hiểu những gì đã xảy ra. Hãy rõ ràng về vấn đề trước khi bạn hành động. '
5. Sự chần chừ
Tracy ghét điều này. Ông viết: 'Sự trì hoãn không chỉ là kẻ trộm thời gian ... mà còn là kẻ trộm của cuộc sống. 'Khả năng ngừng trì hoãn và bắt đầu công việc có thể thay đổi cuộc đời bạn.'
Phải làm gì: Salami và pho mát! Đôi khi cách tốt nhất để hoàn thành một dự án lớn là lấy một lát nhỏ (như xúc xích Ý) và chỉ hoàn thành một phần đó. Hoặc thực hành kỹ thuật pho mát Thụy Sĩ, coi nhiệm vụ của bạn như một khối pho mát - 'Đục lỗ vào đó, chọn một phần công việc kéo dài 5 phút', Tracy nói - và hoàn thành công việc đó.
6. Giao lưu
75% công việc được dành để tương tác với những người khác. Thật không may, ít nhất một nửa thời gian này được dành cho hoạt động xã hội.
Phải làm gì: Sắp xếp để tụ tập với những người bạn làm việc vào giờ nghỉ giải lao, ăn trưa và sau giờ làm việc.
7. Do dự
Mỗi khi bạn trì hoãn một quyết định hoặc dành quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định, bạn sẽ lãng phí thời gian - và trì hoãn việc hành động.
Phải làm gì: Quyết định xem quyết định là tùy thuộc vào bạn (trong trường hợp đó, bạn nên đưa ra quyết định nhanh chóng) hoặc liệu nó có nên được ủy quyền hay báo cáo. Nếu ai đó phải đưa ra quyết định, hãy yêu cầu phản hồi nhanh chóng.
Tracy viết: “Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm. 'Một điều đó nên là điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm vào lúc này.'
