Alison Green, nhà báo của chuyên mục Inc.com, trả lời các câu hỏi về các vấn đề tại nơi làm việc và quản lý - mọi thứ từ làm thế nào để đối phó với một ông chủ quản lý vi mô cách nói chuyện với ai đó trong nhóm của bạn về mùi cơ thể .
Một độc giả hỏi:
Tôi đang làm việc trong lĩnh vực khoa học với vai trò quản lý dự án. Tôi mới làm việc tại công ty của mình được hơn một năm và thật khó để nắm chắc cách một số việc được thực hiện ở đây. Tuy nhiên, nhìn chung, tôi cảm thấy mình đang làm khá tốt.
Câu hỏi của tôi là làm thế nào để tự xử lý khi tôi không có tất cả các thông tin cần thiết. Ví dụ: Dự án X được xử lý bởi một người quản lý dự án, người đã rời đi ngay sau khi tôi bắt đầu ở đây và chuyển nó cho một đồng nghiệp khác, người sau đó rời đi vài tháng sau đó. Bây giờ tôi chịu trách nhiệm về Dự án X. Một vấn đề đã được đề cập đến trong một chủ đề từ hai năm trước mà tôi đang được yêu cầu xử lý. Tôi đã thực hiện nhiều nghiên cứu nhất có thể, nhưng vẫn còn một số lỗ hổng kiến thức do 1) tôi thiếu kinh nghiệm trong vai trò của mình, 2) thông tin tôi không có vì điều này xảy ra trước khi tôi bắt đầu và 3) thiếu dữ liệu do dự án đang được thông qua rất nhiều.
Trong một gần đây cuộc họp, các đồng nghiệp đang thúc ép tôi vì dữ liệu mà tôi đơn giản là không có. Cuối cùng tôi đã giải thích rằng tôi là người mới tham gia dự án và người tiền nhiệm của tôi đã không lưu giữ hồ sơ về dữ liệu chính xác mà họ đang tìm kiếm. Tôi đã vạch ra một kế hoạch để khắc phục vấn đề, có được sự thống nhất chung cho tiến trình mà tôi đề xuất và đưa ra một kế hoạch để giải quyết vấn đề. Nhưng tôi không thể không cảm thấy mình có thể xử lý nó tốt hơn. Đối với tôi, thừa nhận rằng tôi không có thông tin mà họ muốn nghe có vẻ giống như một tên cảnh sát và tệ nhất là hoàn toàn không biết gì. Có cách nào tốt hơn để xử lý loại tình huống này không? Tôi đã được đồng nghiệp cảnh báo về việc đặt quá nhiều câu hỏi hoặc thừa nhận rằng tôi không biết điều gì đó, bởi vì mọi người sẽ nghĩ rằng tôi không phù hợp với vị trí của mình.
Green trả lời:
Trong bất kỳ công việc nào, sẽ có lúc bạn không biết điều gì đó. Thừa nhận điều đó - và nói rằng bạn sẽ tìm ra và quay trở lại, khi có thể - tốt hơn rất nhiều so với việc bạn cố gắng lừa dối hoặc mạo hiểm đưa ra thông tin không chính xác.
Trên thực tế, một trong những điểm chung của những người giỏi trong công việc và được mọi người kính trọng là họ sẵn sàng nói 'Tôi không biết.' Nó thực sự làm cho họ trông hơn tự tin và đáng tin cậy bởi vì họ được đảm bảo về năng lực và vị thế tổng thể của mình, và họ biết rằng họ không cần phải (và không thể) có từng câu trả lời.
Tôi tò mò về những người đồng nghiệp đang nói với bạn rằng thừa nhận bạn không biết điều gì đó sẽ phản ánh xấu về bạn. Bản thân họ có thiếu kinh nghiệm không? Không được tôn trọng khủng khiếp? Hoặc đưa bạn đến một số khía cạnh rối loạn chức năng của văn hóa công ty của bạn? Lời giải thích duy nhất có khả năng xảy ra là bạn chưa chuẩn bị trước thông tin mà ai đó trong vai trò của bạn Nên được mong đợi là có và họ nói với bạn điều đó một cách vô ích, nhưng đó vẫn sẽ là một lời khuyên khá tệ - bởi vì họ nghĩ bạn nên làm gì, vô tội vạ? Không có cách nào nhanh hơn để phá hủy uy tín của bạn nếu trò lừa bịp không hiệu quả.
Nói chung, điều tốt nhất nên làm khi bạn không biết điều gì đó là thẳng thắn. Đây là tất cả những điều tốt để nói khi điều đó xảy ra:
* 'Đó là một câu hỏi hay, và tôi thực sự không biết. Hãy để tôi tìm hiểu và liên hệ lại với bạn. '
* 'Bạn biết đấy, tôi không chắc. Tôi nghĩ nó có thể là X, nhưng tôi không thể nói chắc chắn. Tôi sẽ tìm ra.'
* Trong ví dụ mà người tiền nhiệm của bạn không giữ dữ liệu được đề cập: 'Đây là điều mà tôi đang cố gắng tìm ra, nhưng trước đây chúng tôi không lưu giữ dữ liệu về điều này. Chúng tôi sẽ theo dõi nó trong tương lai, nhưng rất tiếc, điều đó có nghĩa là chúng tôi chưa có câu trả lời cho những câu hỏi như vậy. '
Thẳng thắn, không phòng thủ, không bênh vực ai.
Nếu bạn chơi nó theo cách khác - tránh câu hỏi, phỏng đoán tốt nhất của bạn và sau đó hóa ra là sai, hoặc nếu không, mọi người sẽ nhận thấy. Và nói chung mọi người sẽ thực sự không hài lòng bởi cách tiếp cận đó. (Điều đó đặc biệt đúng với đoán! Khi đoán, bạn phải rõ ràng rằng đó là phỏng đoán, nếu không mọi người có thể hành động dựa trên thông tin có khả năng sai mà bạn vừa cung cấp.)
Và nếu bạn cảm thấy mình phải nói 'Tôi không biết' nhiều hơn mức bạn cảm thấy thoải mái, bạn luôn có thể kiểm tra với sếp về điều đó. Hoàn toàn hợp lý khi nói điều gì đó như, 'Tôi nhận được rất nhiều câu hỏi mà tôi không biết câu trả lời, như X và Y. Đó là về những gì bạn mong đợi, hay tôi có thể trả lời những loại đó của những thứ bây giờ? '
Nhưng thực sự, việc không biết câu trả lời cho mọi thứ mọi người hỏi bạn là điều khá bình thường.
Bạn muốn gửi một câu hỏi của riêng bạn? Gửi nó đến alison@askamanager.org .
