Trong khi điện toán đám mây chính xác không phải là một khái niệm mới, Google Apps chắc chắn đã cải tiến công nghệ để các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi có thể tận dụng tốc độ, khả năng truy cập và bộ nhớ của nó. Bộ ứng dụng Google, bao gồm các nhãn hiệu phổ biến như Gmail, Lịch Google và Google Tài liệu, có thể làm cho quy trình làm việc giữa các nhân viên của bạn trôi chảy hơn và thậm chí cung cấp các phương pháp tương tác tốt hơn với khách hàng và khách hàng. Hướng dẫn sau đây sẽ nêu rõ lý do và cách bạn triển khai Google Apps để cải thiện hoạt động của công ty mình.
Cách sử dụng Google Apps để cải thiện doanh nghiệp của bạn: Tại sao sử dụng Google Apps?
Một trong những lợi ích tức thì mà Google Apps dành cho doanh nghiệp so với phần mềm máy tính để bàn truyền thống, chẳng hạn như Microsoft Office, là tính hiệu quả về chi phí. Chỉ với $ 50 mỗi năm, bộ Google Apps bao gồm số lượng tài khoản người dùng không giới hạn, quyền truy cập vào tất cả các ứng dụng của Google, 25 GB dung lượng lưu trữ e-mail cho mỗi nhân viên, hỗ trợ khách hàng 24/7 và đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động của mạng. (Ngoài ra còn có phiên bản miễn phí với số lượng giới hạn về bảo mật mạng và tài khoản người dùng, cũng như ít ứng dụng và dung lượng hơn.) So với hầu hết các phần mềm CNTT và kinh doanh, thường đi kèm với số lượng giới hạn giấy phép cho mỗi lần mua (chưa kể đến yêu cầu máy chủ bên ngoài để lưu trữ hệ thống), Google Apps có thể chỉ là chìa khóa để thu thêm một vài khoản tiền từ ngân sách của bạn.
Brian Wyrick, phó chủ tịch hoạt động của Raidious, một công ty phát triển nội dung có trụ sở tại Indianapolis, cho biết: 'Nếu chúng tôi mua các bản sao của Microsoft Office cho mọi người trong công ty, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng chục nghìn đô la. Cùng với việc tiết kiệm chi phí, Wyrick cho biết Raidious đã sử dụng bộ Google Apps vì khả năng truy cập mà nó cung cấp cho các nhà thiết kế và nhà sản xuất của họ ở các vùng khác nhau của đất nước.
Wyrick nói: “Tiện ích rất tốt cho bất kỳ công ty mới thành lập nào, và để có thể nói chuyện với người mới thuê qua điện thoại và thiết lập cho họ một chương trình Web mà không cần một nhân viên CNTT phải cấp quyền truy cập cho họ là điều tuyệt vời.'
Một lợi ích khác của Google Apps là khả năng tích hợp của mỗi ứng dụng với nhau - một tính năng mà Ken Hayes, chủ sở hữu của công ty quảng cáo Internet có trụ sở tại Toluca Lake, California, nói rằng ông rất biết ơn. 'Điều tốt về Google Apps là tôi có thể thiết lập một tài khoản chính cho doanh nghiệp của mình - và e-mail, lịch và trang web của tôi đều gắn liền với nhau', anh ấy nói. 'Chắc chắn, có e-mail tốt hơn ở đó, nhưng chưa ai tìm ra cách kết hợp tất cả lại với nhau như Google. '
Tìm hiểu sâu hơn: Google Apps trong trò chơi
Cách sử dụng Google Apps để cải thiện doanh nghiệp của bạn: Hợp lý hóa liên lạc nội bộ với Gmail
Khi Gmail lần đầu tiên xuất hiện, ứng dụng e-mail cá nhân đã được ca ngợi vì khả năng lưu trữ dường như không đáy và khả năng tìm kiếm hộp thư đến nhanh như chớp. Nhưng với việc tích hợp Google Apps, nhiều chức năng của Gmail hoạt động hiệu quả cho các doanh nghiệp. Một lần nữa, một trong những đặc điểm có lợi nhất của Gmail là yếu tố đám mây - vì không phải lo lắng về phần mềm cồng kềnh, nhân viên của bạn có thể truy cập Gmail từ mọi nơi mà không cần phải tải danh bạ hoặc tin nhắn vào thiết bị.
Wyrick nói: “Một trong những điều tuyệt vời về Gmail là nó dựa trên trình duyệt. 'Chúng tôi kết nối thông qua điện thoại và ứng dụng khách IMAP. Đó là khả năng không cần phải nói, 'đây là cài đặt Outlook của bạn.' '
Các cuộc trò chuyện theo chuỗi của Gmail cũng giúp đơn giản hóa thư giữa các đồng nghiệp. Ví dụ: nếu nhiều bên được CC trong một e-mail hoặc nếu nhiều e-mail có cùng dòng chủ đề, thì tất cả các thư đó được nhóm lại với nhau với mỗi e-mail mới được gửi, hoàn toàn nằm ở đầu hộp thư đến và loại bỏ những rắc rối khi phải kiểm tra các thư trước đó.
Ngoài ra, mọi môi trường văn phòng nên có một phương pháp để gửi tin nhắn nhanh chóng, theo từng phút và câu trả lời của Gmail là Google Trò chuyện, được tích hợp trực tiếp vào giao diện của hộp thư đến. Wyrick cho biết: “Chúng tôi đã thực sự giảm nhu cầu về hệ thống điện thoại nội bộ của mình về việc sử dụng sứ giả của Raidious. Tính năng trò chuyện cũng có một thành phần hội nghị truyền hình có thể hữu ích khi đồng nghiệp và nhân viên cần trao đổi thư từ các địa điểm từ xa.
Mặc dù Gmail là một ứng dụng e-mail tuyệt vời, Wyrick khuyên bạn nên chỉ định nhiều quản trị viên tài khoản cho tài khoản doanh nghiệp được chia sẻ của bạn. Ông nói: “Một khi bạn đã đăng ký, bạn sẽ không bao giờ muốn có tất cả trứng của mình trong một giỏ. 'Một ngày nào đó bạn sẽ cần phải làm gì đó khi không có quản trị viên đó.'
Đào sâu hơn: Đừng bao giờ trả tiền cho dịch vụ lưu trữ email một lần nữa
Cách sử dụng Google Apps để cải thiện doanh nghiệp của bạn: Đồng bộ hóa các cuộc họp và sự kiện thông qua Lịch Google
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, việc sắp xếp các cuộc hẹn có thể là một vấn đề thực sự khiến bạn đau đầu. Một vài nhân viên (hoặc chỉ một) thường chịu trách nhiệm theo dõi và chuyển tiếp ngày giờ, một phương pháp có lợi cho việc bỏ sót và bỏ lỡ các cuộc họp. Với Lịch Google, nhiều nhân viên có thể đăng các sự kiện trên một lịch duy nhất mà toàn bộ công ty có thể truy cập và chỉnh sửa cho phù hợp. Ngoài ra, các lịch này có thể được mã hóa màu để người xem biết được các thay đổi đối với các cuộc hẹn. Quản trị viên cũng có thể đặt quyền đối với lịch để chỉ một số nhân viên nhất định mới có thể xem hoặc chỉnh sửa các mục.
Greg Cross, người sáng lập Cross Creative, một công ty tiếp thị kỹ thuật số có trụ sở tại Greenfield, Indiana, cho biết gần đây ông đã khuyến khích một trong những khách hàng lớn của mình sử dụng Lịch Google để giúp sắp xếp và bảo vệ các cuộc hẹn. '[Anh ấy] sở hữu một trung tâm tư vấn, và anh ấy đến gặp tôi và nói, 'Chúng tôi có bốn cố vấn và chúng tôi đang tìm cách để khách hàng của chúng tôi có thể đặt lịch hẹn trực tuyến và giữ cho họ ở chế độ riêng tư,' 'Cross nói. 'Bạn có thể thiết lập nó để nó không cho thấy rằng bạn đang có một buổi tư vấn với' John Doe 'về bệnh trầm cảm. '
Một tính năng hữu ích khác của Lịch Google là khả năng tạo sự kiện thông qua Gmail. Khi bạn thêm địa chỉ e-mail của nhân viên vào một sự kiện trên lịch, nhân viên đó sẽ được gửi lời mời để xác nhận sự tham dự của họ. Sau khi xác nhận, mỗi nhân viên có thể xem và thêm ghi chú vào sự kiện.
Tìm hiểu sâu hơn: Tech Talk: Đại lý quảng cáo chuyển sang ứng dụng web
Cách sử dụng Google Apps để cải thiện doanh nghiệp của bạn: Cải thiện cộng tác và quản lý dự án với Google Documents
Google Docs là một ứng dụng cho phép nhiều người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu, bản trình bày và bảng tính - tất cả đều trên Web. Thông thường, đồng nghiệp chia sẻ tài liệu bằng cách gửi các tệp đính kèm qua e-mail cho nhau, điều này thường dẫn đến các phiên bản tệp không chính xác và các bản sao nằm rải rác, thất lạc. Với Google Documents, tệp được chỉnh sửa trên đám mây, nơi các bản sửa đổi được lưu và phục hồi tự động.
Giống như hầu hết các ứng dụng Google khác, quản trị viên có thể đặt quyền trong Google Tài liệu để chỉ một số công nhân nhất định mới được phép xem và chia sẻ tệp. Một tính năng tiện lợi khác là khả năng xuất tài liệu thành các loại đuôi tệp khác nhau, có thể hữu ích trong những thời điểm khách hàng hoặc khách hàng cần tệp PDF CÀNG SỚM CÀNG TỐT.
Cross nói: “Tôi sử dụng Google Documents trong nội bộ. 'Tôi có một nhà thiết kế đồ họa chỉ làm việc bán thời gian, vì vậy tôi đăng các ước tính và đề xuất của khách hàng ở đó.' Sử dụng Google Tài liệu để chỉnh sửa các tệp phổ biến khác như hành trình, bản tin và bài báo có thể giúp giải quyết các vấn đề chung nảy sinh giữa các nhân viên khi cộng tác trong các dự án.
Cũng như Google Docs hữu ích đối với nhiều chủ doanh nghiệp, Wyrick của Raidious nói rằng một điều cần lưu ý là những người trong đội ngũ nhân viên của bạn sẽ có các kỹ năng máy tính khác nhau. Vì vậy, nếu và khi bạn triển khai Google Documents để tạo và chỉnh sửa các tệp quan trọng nhất của mình, Wyrick nói, có thể hữu ích nếu chỉ định một nhà vô địch dự án hiểu ứng dụng.
Wyrick nói: “Có thể có một số người dùng sẽ ít hào hứng hơn với những thay đổi này. Ông cũng khuyên những người mới đến thường xuyên sử dụng hướng dẫn trợ giúp trên trang Google Apps.
Đào sâu hơn: 10 mẹo để khởi động công nghệ của bạn
Cách sử dụng Google Apps để cải thiện doanh nghiệp của bạn: Chia sẻ kiến thức về công ty với Google Sites
Google Sites là một công cụ xây dựng trang web cơ bản mà các công ty có thể sử dụng để tạo một trung tâm thông tin mạng nội bộ riêng cho nhân viên hoặc thậm chí là một miền công cộng đóng vai trò là bộ mặt của doanh nghiệp của bạn. Google Sites cho phép bạn nhập thông tin từ các ứng dụng khác, chẳng hạn như lịch cuộc hẹn hoặc biểu mẫu khách hàng tiêu chuẩn và đăng thông tin đó lên trang web của bạn để nhân viên hoặc khách hàng dễ dàng truy cập.
Hayes nói: 'Google Sites giống như một hệ thống wiki', người sử dụng ứng dụng này để anh và đối tác kinh doanh của mình ở Đan Mạch có thể theo dõi các dự án, ý tưởng và nhà thầu của công ty. 'Tôi có các phần được thiết lập cho những ý tưởng của đối thủ cạnh tranh mà chúng tôi muốn cải thiện và thậm chí cả những vấn đề chúng tôi muốn khắc phục trong công việc kinh doanh của mình.'
Bạn chỉ có thể chỉ định một số nhân viên nhất định có khả năng quản trị, tức là chỉnh sửa và đăng thông tin trang web hoặc cấp quyền truy cập cho toàn bộ nhóm của bạn (đặc biệt nếu bạn đang hoạt động với một đội ngũ nhân viên chặt chẽ).
Tìm hiểu sâu hơn: 10 ứng dụng và dịch vụ miễn phí hàng đầu dành cho doanh nghiệp
Cách sử dụng Google Apps để điều hành doanh nghiệp của bạn: Tìm tài nguyên bổ sung trong Google Apps Marketplace
Nếu các ứng dụng do Google tạo riêng không đáp ứng được tất cả nhu cầu của bạn, đừng quên xem Google Apps Marketplace, nơi bạn có thể tìm thấy nhiều ứng dụng của bên thứ ba - một số ứng dụng miễn phí - phục vụ nhiều chức năng và tích hợp với các ứng dụng tiêu chuẩn khác. Ví dụ: Intuit Online Payroll cho phép bạn trả lương cho nhân viên trực tiếp từ Lịch Google và cung cấp cho họ quyền truy cập trực tuyến vào các bảng thanh toán. Zoho CRM là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng giúp cải thiện tương tác với khách hàng theo một số cách, chẳng hạn như theo dõi và sắp xếp các cuộc trò chuyện qua e-mail.
Để tăng cường khả năng của Lịch Google, Greg Cross of Cross Creative sử dụng Tungle.me, một ứng dụng cho phép các thành viên xuất bản lịch trình công khai, chấp nhận yêu cầu cuộc hẹn và giảm tình trạng đặt phòng hai lần. Cross nói: “Nó thực sự giúp chủ đạo quy trình làm việc của tôi. 'Khi người đó xác nhận cuộc hẹn, cuộc hẹn sẽ hiển thị trên lịch [Google] của tôi và tôi được thông báo trên điện thoại của mình. Vì vậy, giữa sự hợp tác của hai tính năng đó, nó hoạt động rất tốt đối với tôi. '
Theo Cross, Google Apps dành cho doanh nghiệp đang nhanh chóng trở thành một thứ cần thiết và không phải là một sản phẩm gọn gàng để dùng thử. Ông nói, khả năng tương tác của các ứng dụng, cùng với khả năng truy cập của đám mây, lần đầu tiên mang đến cho nhiều người cơ hội tận dụng công nghệ văn phòng một cách hiệu quả. Cross nói: “Sẽ rất thú vị khi xem các công ty phần mềm khác tồn tại như thế nào trong tương lai, bởi vì các ứng dụng dựa trên web không chỉ là một mốt nhất thời. 'Đó không phải là' làn sóng của tương lai '- mà là ngay bây giờ. '
Đào sâu hơn: 5 Gói phần mềm tuyệt vời cho Bootstrappers
