Ngoài các kế hoạch kinh doanh, tóm tắt điều hành có lẽ là tài liệu quan trọng nhất trong tất cả các tài liệu kinh doanh. Công bằng mà nói, hầu hết mọi quyết định lớn trong bất kỳ công ty nào thuộc bất kỳ quy mô nào đều liên quan đến một bản tóm tắt điều hành trong quá trình ra quyết định.
Thật không may, nhiều người lầm tưởng rằng một bản tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt của tài liệu, giống như một 'Cliff Notes'. Uh, không.
Mục đích của một bản tóm tắt điều hành là để đề xuất một quyết định chứ không phải cung cấp thông tin. Tài liệu dài hơn cung cấp bằng chứng chi tiết cho khuyến nghị đó.
Dựa trên các cuộc trò chuyện tôi đã có với chuyên gia đề xuất một cách lỏng lẻo Tom Sant , đây là cách viết một bản tóm tắt điều hành sẽ thuyết phục một giám đốc điều hành (hoặc nhóm điều hành) đưa ra quyết định:
1. Mô tả một vấn đề, nhu cầu hoặc mục tiêu.
Bên dưới dòng chữ 'TÓM TẮT THỰC HIỆN' giải thích bằng một hoặc hai câu (nhiều nhất) lý do tại sao cần phải đưa ra quyết định. Hãy cụ thể và bao gồm các phép đo có thể định lượng được, nếu có thể.
Sai lầm:
Tài liệu này mô tả chi tiết giải pháp XYZ. Đây là bản tóm tắt nội dung của nó ...
Đúng:
Chúng tôi đang bị thiếu hụt 10 triệu đô la trong doanh thu hàng năm do sự cố mạng viễn thông.
2. Mô tả kết quả mong muốn.
Trong một hoặc hai câu (nhiều nhất), hãy mô tả điều gì sẽ khác nếu vấn đề được giải quyết, nhu cầu được thực hiện hoặc đạt được mục tiêu. Không cung cấp bất kỳ chi tiết nào của giải pháp.
Sai lầm:
Trong Chương 1, chúng tôi mô tả nhiều tụ điện thông lượng tương tự tuân thủ tiêu chuẩn ...
Đúng:
Theo ước tính của chúng tôi (xem Phần 1), việc giảm bớt hoặc loại bỏ những trường hợp ngừng hoạt động này sẽ làm tăng lợi nhuận của chúng tôi lên tới 20%.
3. Mô tả giải pháp được đề xuất của bạn.
Dưới từ 'ĐỀ XUẤT', mô tả trong một loạt các đoạn văn ngắn về yếu tố giải pháp của bạn cho vấn đề (như trong Bước 1) sẽ tạo ra kết quả mong muốn (như trong Bước 2).
Trong mỗi đoạn, hãy tham khảo các phần trong tài liệu lớn hơn, nơi phần đó của giải pháp của bạn được mô tả chi tiết. Làm cho mỗi đoạn văn rõ ràng và dễ đọc. Tránh biệt ngữ, biz-blab và những điều trừu tượng không cần thiết. Nếu có thể, hãy sắp xếp các đoạn văn thành một kế hoạch từng bước.
Sai lầm:
Tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có của chúng tôi sẽ tận dụng các khoản đầu tư công nghệ trong quá khứ đồng thời tối ưu hóa các yêu cầu đào tạo lại. Độ tin cậy được nâng cao sẽ khiến năng suất quan trọng trong sứ mệnh của chúng tôi bùng nổ, do đó tạo ra lợi thế cạnh tranh kiếm tiền.
Đúng:
Để giải quyết vấn đề trên, chúng tôi đề xuất như sau:
1. Mua và cài đặt hệ thống thí điểm. Điều này sẽ cho phép chúng tôi kiểm tra phần mềm mới mà không gây nguy hiểm cho các hoạt động hàng ngày của chúng tôi. Các yêu cầu đối với hệ thống thí điểm này được mô tả trong Phần 4.
[các bước khác]
4. Giải thích cách bạn sẽ vượt qua rủi ro.
Mọi quyết định kinh doanh không phải là không có trí tuệ đều có một số mức độ rủi ro. Do đó, dưới tiêu đề 'RỦI RO', hãy mô tả ngắn gọn những rủi ro đó và cách bạn đề xuất để vượt qua chúng (hoặc tại sao chúng không thực sự là rủi ro).
Một lần nữa, hãy giữ cho những đoạn văn này thật chặt chẽ. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Như với bước trước, hãy buộc từng đoạn vào phần có liên quan của tài liệu dài hơn.
Sai lầm:
Giải pháp được đề xuất là bất khả tri của nhà cung cấp và tích hợp vào nhiều kiến trúc hệ thống thông qua việc sử dụng các tập lệnh sẵn sàng thực thi tùy chỉnh ...
Đúng:
Để chuyển đổi toàn bộ bộ phận dịch vụ khách hàng, chúng tôi sẽ cần đào tạo lại nhân viên dịch vụ của mình, điều này có thể làm giảm thời gian phản hồi của bộ phận. Tuy nhiên, chúng tôi có kế hoạch giảm thiểu khả năng đó bằng cách viết một sổ tay đào tạo tùy chỉnh.
5. Yêu cầu quyết định bạn muốn đưa ra.
Dưới tiêu đề 'KHUYẾN NGHỊ', hãy mô tả bằng ít từ nhất có thể, quyết định mà bạn muốn (các) giám đốc điều hành đưa ra. Hãy cụ thể.
Nếu quyết định liên quan đến tiền bao gồm số tiền. Nếu có những lý do khiến quyết định phải được đưa ra vào một thời điểm nhất định, hãy trình bày chúng.
Sai lầm:
Mối lo ngại liên tục của chúng tôi về sự cố hệ thống điện thoại tiếp tục ảnh hưởng đến công ty của chúng tôi và do đó cần được giải quyết nhanh chóng.
Đúng:
Để hoàn thành dự án này vào cuối năm tài chính hiện tại mà không làm gián đoạn hoạt động hiện tại của chúng tôi, chúng tôi cần bạn phê duyệt khoản tăng thêm 2 triệu đô la trong ngân sách CNTT của quý tới.
Tóm tắt điều hành mẫu
Dưới đây là hai bản tóm tắt điều hành được mô tả ở trên khi chúng thực sự xuất hiện. Vì sợ bạn nghĩ rằng ví dụ đầu tiên là không rõ ràng một cách giả tạo, tôi đảm bảo với bạn rằng cá nhân tôi đã thấy tồi tệ hơn. Tệ hơn rất nhiều.
Sai lầm:
TÓM TẮT
Tài liệu này mô tả chi tiết giải pháp XYZ. Đây là bản tóm tắt nội dung của nó:
Trong Chương 1, chúng tôi mô tả nhiều tụ điện thông lượng tương tự tuân thủ tiêu chuẩn ...
[tóm tắt chương khác]
Tận dụng cơ sở hạ tầng hiện có của chúng tôi sẽ tận dụng các khoản đầu tư công nghệ trong quá khứ đồng thời tối ưu hóa các yêu cầu đào tạo lại. Độ tin cậy được nâng cao sẽ khiến năng suất quan trọng trong sứ mệnh của chúng tôi bùng nổ, do đó tạo ra lợi thế cạnh tranh kiếm tiền. Giải pháp được đề xuất là bất khả tri của nhà cung cấp và tích hợp vào nhiều kiến trúc hệ thống thông qua việc sử dụng các tập lệnh sẵn sàng thực thi tùy chỉnh.
Mối lo ngại liên tục của chúng tôi về sự cố hệ thống điện thoại tiếp tục ảnh hưởng đến công ty của chúng tôi và do đó cần được giải quyết nhanh chóng.
Đúng:
TÓM TẮT
Chúng tôi đang bị thiếu hụt 10 triệu đô la trong doanh thu hàng năm do sự cố mạng viễn thông.
Theo ước tính của chúng tôi (xem Phần 1), việc giảm bớt hoặc loại bỏ những trường hợp ngừng hoạt động này sẽ làm tăng lợi nhuận của chúng tôi lên tới 20%.
ĐỀ NGHỊ
Để giải quyết vấn đề trên, chúng tôi đề xuất như sau:
- Mua và cài đặt hệ thống thí điểm. Điều này sẽ cho phép chúng tôi kiểm tra phần mềm mới mà không gây nguy hiểm cho các hoạt động hàng ngày của chúng tôi. Các yêu cầu đối với hệ thống thí điểm này được mô tả trong Phần 4.
[các bước khác]
RỦI RO
- Khả năng thời gian phản hồi thấp hơn . Trong Giai đoạn 3 của kế hoạch trên, chúng tôi sẽ cần đào tạo lại nhân viên phục vụ của mình, điều này có thể tạm thời làm giảm thời gian phản hồi trung bình của bộ phận. Tuy nhiên, chúng tôi có kế hoạch giảm thiểu khả năng đó bằng cách viết một sổ tay đào tạo tùy chỉnh.
[nhiều rủi ro hơn]
SỰ GIỚI THIỆU
Để hoàn thành dự án này vào cuối năm tài chính hiện tại mà không làm gián đoạn hoạt động hiện tại của chúng tôi, chúng tôi cần bạn phê duyệt khoản tăng thêm 2 triệu đô la trong ngân sách CNTT của quý tới.
Nghiêm túc mà nói, BẠN nghĩ bản tóm tắt điều hành nào trong số hai bản tóm tắt đó có khả năng dẫn đến quyết định tốt nhất?
