Ghi chú của biên tập viên: Alison Green, nhà báo của chuyên mục Inc.com, trả lời các câu hỏi về các vấn đề quản lý và nơi làm việc - mọi thứ từ làm thế nào để đối phó với một ông chủ quản lý vi mô cách nói chuyện với ai đó trong nhóm của bạn về mùi cơ thể.
Một độc giả viết:
Cảm giác của bạn khi sử dụng biểu tượng cảm xúc (mặt cười, v.v.) trong email chuyên nghiệp là gì? Phản ứng đầu tiên của tôi là không, chúng quá trẻ con và thiếu chuyên nghiệp, nhưng sau đó tôi thấy mình đôi khi muốn sử dụng chúng để thêm phần ngắn gọn vào email, hoặc làm dịu đi một số ngôn ngữ, hoặc truyền tải một thông điệp thân thiện. Vì đôi khi email có thể bị hiểu sai cách, tôi cảm thấy đôi khi sẽ dễ dàng hơn nếu chỉ thêm một biểu tượng cảm xúc thay vì dành thời gian cố gắng diễn đạt một điều gì đó hoàn hảo để người nhận hiểu được ý nghĩa của tôi. Nhưng tôi thường tự ngăn mình lại trừ khi tôi biết khá rõ về người đó hoặc người đó đã sử dụng chúng trong một email gửi cho tôi. Quan điểm của bạn là gì?
Alison Green trả lời:
Ở hầu hết các văn phòng, chúng ổn ở mức độ vừa phải. Nếu bạn nhận được một biểu tượng cảm xúc khuôn mặt cười trong một email chuyên nghiệp từ một đồng nghiệp, bạn rất khó nghĩ, 'Eeeewww. Tôi đã từng nghĩ rằng bạn sang trọng và chuyên nghiệp, nhưng thực tế bạn có vẻ là một người mới lớn. '
Tất nhiên, điều đó giả định rằng người đó không sử dụng năm trong số chúng, hoặc sử dụng chúng trong mọi cuộc giao tiếp hoặc kèm theo thông điệp được viết bằng phông chữ màu hồng hoặc Comic Sans, v.v.
Và rất nhiều người sử dụng chúng theo cách bạn mô tả - để đảm bảo rằng một tin nhắn không bị đọc sai âm điệu. Miễn là chúng được sử dụng một cách tiết kiệm, chúng có thể là một cách nhanh chóng để truyền đạt 'điều này có ý nghĩa ấm áp' khi thông điệp có nguy cơ bị đọc là lạnh lùng hoặc chỉ trích. Tất nhiên, nó cần phải là một thông điệp có ý nghĩa - bạn không thể gửi một thông điệp về công việc tồi tệ mà đồng nghiệp của bạn đã làm trong một dự án và đặt một khuôn mặt cười vào cuối, như thể điều đó sẽ khiến tin nhắn đẹp hơn.
Tất nhiên, như với bất cứ điều gì, bạn muốn nhận thức về văn hóa công sở của bạn; nếu bạn đang ở một nơi làm việc mà các biểu tượng cảm xúc chỉ là Chưa xong, bạn sẽ có nguy cơ trở nên xuề xòa hoặc thiếu chuyên nghiệp nếu sử dụng chúng. Và bạn không nên sử dụng chúng trong email tìm kiếm việc làm hoặc các ngữ cảnh đặc biệt trang trọng khác - không chỉ khiến họ cảm thấy lạc lõng ở đó, mà bạn nên dành đủ thời gian và suy nghĩ về từ ngữ của những thông điệp mà bạn không cần mặt cười để viết tắt. Và nếu bạn làm vậy, đó có thể là một dấu hiệu cho thấy bạn cần phải viết lại tin nhắn để giọng điệu rõ ràng mà không cần sự hỗ trợ của biểu tượng cảm xúc.
Bạn muốn gửi một câu hỏi của riêng bạn? Gửi nó đến alison@askamanager.org .
