Theo định nghĩa cơ bản nhất, tổ chức là một tập hợp những người làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung thông qua sự phân công lao động. Một tổ chức cung cấp một phương tiện sử dụng sức mạnh của từng cá nhân trong một nhóm để đạt được nhiều hơn những gì có thể đạt được bằng nỗ lực tổng hợp của các thành viên trong nhóm làm việc riêng lẻ. Các tổ chức kinh doanh được thành lập để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng theo cách mà họ có thể thu được lợi nhuận khi giao dịch kết thúc. Trong nhiều năm, các nhà phân tích kinh doanh, nhà kinh tế và nhà nghiên cứu học thuật đã cân nhắc một số lý thuyết nhằm giải thích động lực của các tổ chức kinh doanh, bao gồm cách thức mà họ đưa ra quyết định, phân phối quyền lực và kiểm soát, giải quyết xung đột và thúc đẩy hoặc chống lại sự thay đổi của tổ chức. Như Jeffrey Pfeffer đã tóm tắt trong Định hướng mới cho lý thuyết tổ chức , các nghiên cứu lý thuyết tổ chức cung cấp 'sự tập trung liên ngành vào a) ảnh hưởng của các tổ chức xã hội đối với hành vi và thái độ của các cá nhân bên trong họ, b) ảnh hưởng của các đặc điểm và hành động của cá nhân đối với tổ chức, ¦ c) hiệu suất, thành công và sự tồn tại của tổ chức, d) tác động lẫn nhau của các môi trường, bao gồm tài nguyên và nhiệm vụ, môi trường chính trị và văn hóa đối với tổ chức và ngược lại, và e) mối quan tâm đến cả nhận thức luận và phương pháp luận làm cơ sở cho nghiên cứu về mỗi chủ đề này. '
Trong số các lý thuyết tổ chức khác nhau đã được nghiên cứu trong lĩnh vực này, lý thuyết hệ thống mở có lẽ được biết đến rộng rãi nhất, nhưng những lý thuyết khác cũng có người đề xướng. Thật vậy, một số nhà nghiên cứu về lý thuyết tổ chức đưa ra sự pha trộn của nhiều lý thuyết khác nhau, cho rằng một doanh nghiệp sẽ áp dụng các chiến lược tổ chức khác nhau để phản ứng với những thay đổi trong hoàn cảnh cạnh tranh, thiết kế cấu trúc và kinh nghiệm của nó.
LÝ LỊCH
Lý thuyết tổ chức hiện đại bắt nguồn từ các khái niệm được phát triển trong thời kỳ đầu của Cách mạng Công nghiệp vào cuối những năm 1800 và đầu những năm 1900. Có giá trị nhập khẩu đáng kể trong thời kỳ đó là nghiên cứu của nhà xã hội học người Đức Max Weber (1864-1920). Weber tin rằng các bộ máy hành chính, được biên chế bởi các quan chức, đại diện cho hình thức tổ chức lý tưởng. Weber dựa trên cơ chế quan liêu kiểu mẫu của mình dựa trên quyền hạn, logic và trật tự hợp pháp và tuyệt đối. Trong cơ cấu tổ chức lý tưởng của Weber, trách nhiệm đối với người lao động được xác định rõ ràng và hành vi được kiểm soát chặt chẽ bởi các quy tắc, chính sách và thủ tục.
Các lý thuyết của Weber về tổ chức, giống như những lý thuyết khác trong thời kỳ đó, phản ánh một thái độ vô nhân cách đối với những người trong tổ chức. Thật vậy, lực lượng lao động, với những yếu đuối và sự không hoàn hảo của cá nhân, được coi là một nguy cơ có thể gây tổn hại đến hiệu quả của bất kỳ hệ thống nào. Mặc dù các lý thuyết của ông hiện bị coi là máy móc và lỗi thời, nhưng quan điểm của Weber về bộ máy quan liêu đã cung cấp cái nhìn sâu sắc quan trọng về quan niệm của thời đại về hiệu quả quy trình, phân công lao động và thẩm quyền.
Một người đóng góp quan trọng khác cho lý thuyết tổ chức vào đầu những năm 1900 là Henri Fayol. Ông được ghi nhận là người xác định lập kế hoạch chiến lược, tuyển dụng nhân viên, tạo động lực cho nhân viên và hướng dẫn nhân viên (thông qua các chính sách và thủ tục) là những chức năng quản lý quan trọng trong việc tạo ra và nuôi dưỡng một tổ chức thành công.
Lý thuyết của Weber và Fayol được áp dụng rộng rãi vào đầu và giữa những năm 1900, một phần là do ảnh hưởng của Frederick W. Taylor (1856-1915). Trong một cuốn sách năm 1911 có tựa đề Nguyên tắc quản lý khoa học , Taylor đã vạch ra các lý thuyết của mình và cuối cùng thực hiện chúng trên các tầng nhà máy ở Mỹ. Ông được cho là người đã giúp xác định vai trò của đào tạo, khuyến khích tiền lương, lựa chọn nhân viên và các tiêu chuẩn công việc trong hoạt động của tổ chức.
Các nhà nghiên cứu bắt đầu áp dụng cái nhìn ít máy móc hơn về các tổ chức và chú ý hơn đến những ảnh hưởng của con người vào những năm 1930. Sự phát triển này được thúc đẩy bởi một số nghiên cứu làm sáng tỏ chức năng hoàn thành công việc của con người trong các tổ chức. Điều được biết đến nhiều nhất trong số này có lẽ là cái gọi là Nghiên cứu về cây táo gai. Những nghiên cứu này, được thực hiện chủ yếu dưới sự chỉ đạo của nhà nghiên cứu Elton Mayo của Đại học Harvard, được thực hiện vào giữa những năm 1920 và 1930 tại một nhà máy của Công ty Điện lực Phương Tây được gọi là Hawthorn Works. Công ty muốn xác định mức độ mà điều kiện làm việc ảnh hưởng đến sản lượng.
Đáng ngạc nhiên là các nghiên cứu không cho thấy bất kỳ mối tương quan tích cực đáng kể nào giữa điều kiện nơi làm việc và năng suất. Ví dụ, trong một nghiên cứu, năng suất của công nhân tăng khi tăng chiếu sáng, nhưng cũng tăng khi giảm chiếu sáng. Kết quả của các nghiên cứu đã chứng minh rằng các lực lượng hành vi bẩm sinh của con người có thể có ảnh hưởng lớn hơn đến các tổ chức so với các hệ thống khuyến khích cơ học. Di sản của các nghiên cứu Hawthorn và các nỗ lực nghiên cứu tổ chức khác trong thời kỳ đó là sự nhấn mạnh về tầm quan trọng của sự tương tác giữa cá nhân và nhóm, các kỹ năng quản lý nhân văn và các mối quan hệ xã hội tại nơi làm việc.
Sự tập trung vào ảnh hưởng của con người trong các tổ chức được phản ánh rõ ràng nhất qua việc tích hợp 'hệ thống phân cấp nhu cầu con người' của Abraham Maslow vào lý thuyết tổ chức. Các lý thuyết của Maslow đã đưa hai ý nghĩa quan trọng vào lý thuyết tổ chức. Thứ nhất là mọi người có những nhu cầu khác nhau và do đó cần được thúc đẩy bởi những động lực khác nhau để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lý thuyết thứ hai của Maslow cho rằng nhu cầu của con người thay đổi theo thời gian, có nghĩa là khi nhu cầu của những người thấp hơn trong hệ thống phân cấp được đáp ứng, nhu cầu mới sẽ xuất hiện. Ví dụ, những giả định này dẫn đến việc công nhận rằng công nhân trong dây chuyền lắp ráp có thể làm việc năng suất hơn nếu đáp ứng nhiều nhu cầu cá nhân hơn, trong khi các lý thuyết trước đây cho rằng phần thưởng bằng tiền là động lực duy nhất hoặc chính.
Douglas McGregor đã đối chiếu lý thuyết tổ chức xuất hiện vào giữa những năm 1900 với các quan điểm trước đó. Vào những năm 1950, McGregor đưa ra Lý thuyết X và Lý thuyết Y nổi tiếng của mình để giải thích sự khác biệt. Lý thuyết X bao hàm quan điểm cũ về người lao động, cho rằng người lao động thích được chỉ đạo, muốn trốn tránh trách nhiệm và hơn hết là coi trọng sự an toàn tài chính.
McGregor tin rằng các tổ chức chấp nhận Lý thuyết Y thường hoạt động hiệu quả hơn. Lý thuyết này cho rằng con người có thể học cách chấp nhận và tìm kiếm trách nhiệm; hầu hết mọi người đều sở hữu khả năng tưởng tượng và giải quyết vấn đề ở mức độ cao; nhân viên có khả năng tự định hướng hiệu quả; và sự tự hiện thực hóa là một trong những phần thưởng quan trọng nhất mà các tổ chức có thể cung cấp cho người lao động của họ.
LÝ THUYẾT HỆ THỐNG MỞ
Các lý thuyết truyền thống coi các tổ chức như một hệ thống khép kín tự trị và biệt lập với thế giới bên ngoài. Tuy nhiên, vào những năm 1960, các hệ tư tưởng toàn diện và nhân văn hơn đã xuất hiện. Thừa nhận rằng lý thuyết truyền thống đã không tính đến nhiều ảnh hưởng từ môi trường ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức, hầu hết các nhà lý thuyết và nhà nghiên cứu đều chấp nhận quan điểm hệ thống mở về tổ chức.
Thuật ngữ 'hệ thống mở' phản ánh niềm tin mới hình thành rằng tất cả các tổ chức là duy nhất - một phần là do môi trường duy nhất mà chúng hoạt động - và chúng phải được cấu trúc để đáp ứng các vấn đề và cơ hội duy nhất. Ví dụ, nghiên cứu trong những năm 1960 chỉ ra rằng các tổ chức quan liêu truyền thống thường không thành công trong môi trường nơi công nghệ hoặc thị trường thay đổi nhanh chóng. Họ cũng không nhận ra tầm quan trọng của ảnh hưởng văn hóa khu vực trong việc tạo động lực cho người lao động.
Các ảnh hưởng môi trường ảnh hưởng đến hệ thống mở có thể được mô tả là cụ thể hoặc chung chung. Môi trường cụ thể đề cập đến mạng lưới các nhà cung cấp, nhà phân phối, cơ quan chính phủ và đối thủ cạnh tranh mà một doanh nghiệp kinh doanh tương tác. Môi trường chung bao gồm bốn ảnh hưởng phát ra từ khu vực địa lý mà tổ chức hoạt động. Đó là:
- Các giá trị văn hóa định hình quan điểm về đạo đức và xác định tầm quan trọng tương đối của các vấn đề khác nhau.
- Các điều kiện kinh tế, bao gồm các biến động kinh tế, suy thoái, thất nghiệp khu vực và nhiều yếu tố khu vực khác ảnh hưởng đến khả năng phát triển và thịnh vượng của một công ty. Ảnh hưởng kinh tế cũng có thể quyết định một phần vai trò của tổ chức trong nền kinh tế.
- Môi trường pháp lý / chính trị, giúp phân bổ quyền lực trong xã hội và thực thi pháp luật một cách hiệu quả. Hệ thống chính trị và luật pháp trong đó một hệ thống mở hoạt động có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định sự ổn định lâu dài và an ninh trong tương lai của tổ chức. Các hệ thống này có trách nhiệm tạo ra một môi trường màu mỡ cho cộng đồng doanh nghiệp, nhưng chúng cũng có trách nhiệm đảm bảo — thông qua các quy định liên quan đến hoạt động và thuế — đáp ứng nhu cầu của cộng đồng lớn hơn.
- Chất lượng giáo dục, là một yếu tố quan trọng trong công nghệ cao và các ngành khác đòi hỏi lực lượng lao động có trình độ học vấn. Các doanh nghiệp sẽ có khả năng lấp đầy những vị trí như vậy tốt hơn nếu họ hoạt động ở các khu vực địa lý có hệ thống giáo dục mạnh mẽ.
Lý thuyết hệ thống mở cũng giả định rằng tất cả các tổ chức lớn đều bao gồm nhiều hệ thống con, mỗi hệ thống nhận đầu vào từ các hệ thống con khác và biến chúng thành đầu ra để các hệ thống con khác sử dụng. Các hệ thống con không nhất thiết phải được đại diện bởi các bộ phận trong một tổ chức, mà thay vào đó có thể giống với các mẫu hoạt động.
Một điểm khác biệt quan trọng giữa lý thuyết hệ thống mở và các lý thuyết tổ chức truyền thống hơn là lý thuyết trước đây giả định một hệ thống phân cấp hệ thống con, nghĩa là không phải tất cả các hệ thống con đều thiết yếu như nhau. Hơn nữa, sự cố trong một hệ thống con không nhất thiết sẽ cản trở toàn bộ hệ thống. Ngược lại, các lý thuyết cơ học truyền thống ngụ ý rằng một trục trặc trong bất kỳ bộ phận nào của hệ thống sẽ có tác động gây suy yếu như nhau.
CÁC ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CƠ BẢN
Các tổ chức khác nhau rất nhiều về quy mô, chức năng và cách trang trí. Tuy nhiên, hoạt động của gần như tất cả các tổ chức — từ tập đoàn đa quốc gia đến một tiệm ăn ngon mới mở — đều dựa trên sự phân công lao động; một cấu trúc ra quyết định; và các quy tắc và chính sách. Mức độ hình thức mà các khía cạnh kinh doanh này được tiếp cận rất khác nhau trong thế giới kinh doanh, nhưng những đặc điểm này vốn có ở bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào sử dụng tài năng của nhiều hơn một người.
Các tổ chức thực hiện phân công lao động theo cả chiều dọc và chiều ngang. Phân chia theo chiều dọc bao gồm ba cấp độ cơ bản - trên cùng, giữa và dưới cùng. Chức năng chính của các nhà quản lý cấp cao nhất, hoặc giám đốc điều hành, thường là hoạch định chiến lược dài hạn và giám sát các nhà quản lý cấp trung. Các nhà quản lý cấp trung thường hướng dẫn các hoạt động hàng ngày của tổ chức và quản lý chiến lược cấp cao nhất. Các nhà quản lý cấp thấp và người lao động đưa chiến lược vào hành động và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể cần thiết để duy trì hoạt động của tổ chức.
Các tổ chức cũng phân chia lao động theo chiều ngang bằng cách xác định các nhóm nhiệm vụ hoặc các phòng ban và phân công công nhân có kỹ năng áp dụng vào các nhóm đó. Các đơn vị tuyến thực hiện các chức năng cơ bản của doanh nghiệp, trong khi các đơn vị nhân viên hỗ trợ các đơn vị tuyến về chuyên môn và dịch vụ. Nói chung, các đơn vị dây chuyền tập trung vào cung ứng, sản xuất và phân phối, trong khi các đơn vị nhân viên chủ yếu giải quyết các hoạt động và kiểm soát nội bộ hoặc các nỗ lực quan hệ công chúng.
Cơ cấu ra quyết định, đặc điểm tổ chức cơ bản thứ hai, được sử dụng để tổ chức quyền lực. Các cấu trúc này khác nhau giữa các hoạt động về mức độ tập trung và phân quyền của chúng. Cơ cấu quyết định tập trung được gọi là tổ chức 'cấp cao' vì các quyết định quan trọng thường xuất phát từ cấp cao và được truyền qua một số kênh cho đến khi chúng đạt đến cấp thấp hơn của hệ thống phân cấp. Ngược lại, các tổ chức phẳng, có cấu trúc ra quyết định phi tập trung, chỉ sử dụng một vài cấp thứ bậc. Các tổ chức như vậy thường được hướng dẫn bởi một triết lý quản lý có lợi cho một số hình thức trao quyền cho nhân viên và quyền tự chủ của cá nhân.
Một hệ thống các quy tắc và chính sách được chính thức hóa là đặc điểm tổ chức tiêu chuẩn thứ ba. Các quy tắc, chính sách và thủ tục đóng vai trò là khuôn mẫu hướng dẫn quản lý trong tất cả các lĩnh vực sản xuất và hành vi của tổ chức. Họ có thể ghi lại các phương tiện hiệu quả nhất để hoàn thành nhiệm vụ hoặc cung cấp các tiêu chuẩn để khen thưởng cho người lao động. Các quy tắc được chính thức hóa cung cấp cho người quản lý nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề và cơ hội khác, đồng thời giúp đảm bảo rằng các hệ thống con khác nhau của tổ chức đang hoạt động đồng bộ. Tất nhiên, các quy tắc được hình thành sai lầm hoặc được thực hiện kém có thể thực sự có tác động tiêu cực đến các nỗ lực kinh doanh để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ có lãi hoặc đạt yêu cầu.
Do đó, các tổ chức có thể được phân loại là không chính thức hoặc chính thức, tùy thuộc vào mức độ chính thức hóa các quy tắc trong cơ cấu của họ. Các nhà nghiên cứu cho biết, trong các tổ chức chính thức, ban lãnh đạo đã xác định rằng mối quan hệ tương đối không mang tính cá nhân giữa các cá nhân và công ty mà họ làm việc được coi là môi trường tốt nhất để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cấp dưới có ít ảnh hưởng hơn đến quá trình mà họ tham gia, với nhiệm vụ của họ được xác định rõ ràng hơn.
Mặt khác, các tổ chức phi chính thức ít có khả năng áp dụng hoặc tuân thủ các quy tắc hoặc chính sách quan trọng bằng văn bản. Thay vào đó, các cá nhân có nhiều khả năng áp dụng các kiểu hành vi bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố xã hội và cá nhân. Những thay đổi trong tổ chức ít thường là kết quả của sự ra lệnh có thẩm quyền và thường là kết quả của thỏa thuận tập thể của các thành viên. Các tổ chức phi chính thức có xu hướng linh hoạt hơn và phản ứng nhanh hơn với các tác động bên ngoài. Nhưng một số nhà phê bình cho rằng sự sắp xếp như vậy cũng có thể làm giảm khả năng tạo ra sự thay đổi nhanh chóng của các nhà quản lý hàng đầu.
LÝ THUYẾT TỔ CHỨC TRONG NHỮNG NĂM 1980 VÀ 1990
Đến những năm 1980, một số lý thuyết hệ thống tổ chức mới đã nhận được sự quan tâm đáng kể. Chúng bao gồm Lý thuyết Z, sự pha trộn giữa thực tiễn quản lý của Mỹ và Nhật Bản. Lý thuyết này là một lý thuyết rất dễ thấy, một phần là do những cải tiến năng suất được ghi nhận rõ ràng của Nhật Bản — và những khó khăn trong sản xuất của Hoa Kỳ — trong suốt thập kỷ đó. Các lý thuyết khác, hoặc sự thích nghi của các lý thuyết hiện có, cũng xuất hiện, mà hầu hết các nhà quan sát coi là biểu hiện của môi trường luôn thay đổi trong doanh nghiệp và ngành.
Việc nghiên cứu về các tổ chức và cấu trúc và triết lý quản lý và sản xuất của họ tiếp tục phát triển mạnh trong suốt những năm 1990. Thật vậy, sự hiểu biết về các nguyên tắc tổ chức khác nhau tiếp tục được coi là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của mọi loại tổ chức — từ cơ quan chính phủ đến doanh nghiệp — ở mọi hình dạng và quy mô, từ tập đoàn đến doanh nghiệp nhỏ. Nghiên cứu vẫn tiếp tục và mặc dù giới học thuật không có một lý thuyết duy nhất nào về phát triển tổ chức, mỗi công việc học tập nghiêm túc sẽ bổ sung thêm vào cơ sở kiến thức về chủ đề này. Những thay đổi trong cách chúng ta giao tiếp và những thay đổi khác do những tiến bộ trong công nghệ mang lại có thể sẽ tạo ra nhiều cơ hội hơn cho việc học tập. Khi xã hội của chúng ta thay đổi, thì cách thức hoạt động của các tổ chức của chúng ta cũng vậy.
THƯ MỤC
Hatch, Mary Jo. Lý thuyết tổ chức: Quan điểm hiện đại, tượng trưng và hậu hiện đại . OUP-Hoa Kỳ, 1997.
Nickelson, Jack A. và Todd R. Zenger. 'Luôn thay đổi hiệu quả: Một lý thuyết năng động về sự lựa chọn của tổ chức.' Khoa học tổ chức . Tháng 9-10 năm 2002.
Pfeffer, Jeffrey. Định hướng mới cho lý thuyết tổ chức: Các vấn đề và triển vọng . Nhà xuất bản Đại học Oxford, 1997.
Putnam, Linda L. và Fredrick M. Jablin. Sổ tay mới về Truyền thông tổ chức: Những tiến bộ trong lý thuyết, nghiên cứu và phương pháp . Sage Publications Inc., tháng 12 năm 2004.
Wagner-Tsukamoto, Sigmund. Lý thuyết Tổ chức và Bản chất Con người . Nhà xuất bản Edward Elgar, 2003.
