Trong một thế giới sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật số như trong cuộc sống thực, tất cả chúng ta đều phải học cách suy nghĩ giống các nhà văn hơn.
Ngay cả khi bạn đến văn phòng mỗi ngày, bạn có thể dành phần lớn thời gian để nói chuyện với đồng nghiệp, khách hàng hoặc khách hàng qua email . Hoặc, ngày càng nhiều, thông qua tin nhắn hoặc ứng dụng nhắn tin. Nếu bạn làm việc tại nhà hoặc điều hành công việc kinh doanh của riêng mình, bạn có thể đi cả ngày mà không nói to với người khác. Không phán xét; Tôi cũng đã ở đó.
Điều này có nghĩa là, bất kể bạn chán ghét tiếng Anh ở trường trung học hay sáng tác ở trường đại học đến mức nào, bạn vẫn là một nhà văn. Đừng mong đợi sẽ sớm làm xong việc của tôi - Tôi sẽ đấu tranh với bạn vì điều đó - nhưng bạn nên xem xét kỹ năng này một cách nghiêm túc và hiểu một chút về cách truyền tải thông điệp thông qua chữ viết.
Chìa khóa để giao tiếp bằng văn bản mà hầu hết mọi người đều quên
Hầu hết chúng ta viết thư liên lạc kinh doanh với mục tiêu của chúng ta: thông tin chúng ta cần chia sẻ hoặc những gì chúng ta muốn người nhận làm cho chúng ta. Thông điệp thường bị mất, bởi vì chúng ta quên mất một yếu tố cơ bản của bất kỳ tác phẩm nào: khán giả.
Hiểu khán giả của bạn là điều quan trọng để viết ra điều gì đó có ý nghĩa đối với họ - và do đó, điều đó chuyển họ đến bất kỳ hành động hoặc sự hiểu biết nào mà bạn muốn đạt được. Đó là sự thật cho dù bạn đang viết một cuốn sách cho đại chúng hay một tin nhắn trò chuyện cho một đồng nghiệp.
Bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian với những hiểu lầm nếu trước tiên bạn không dành một chút thời gian để hiểu người ở phía bên kia thông điệp của bạn. Mượn từ cách các nhà phát triển phần mềm lập kế hoạch dự án bằng cách làm việc đầu tiên để hiểu người dùng cuối của họ, tôi xác định đối tượng bằng cách sử dụng cái mà tôi gọi là ' người đọc câu chuyện . '
Đó là một cách đơn giản để nhanh chóng phác thảo họ là ai, họ biết gì, họ nghĩ như thế nào, họ muốn gì và tại sao họ muốn điều đó. Bạn cần biết những điều này nếu bạn muốn thông điệp của mình được truyền tải tốt, cho dù bạn đang chia sẻ tin tức về chính sách mới với nhân viên của mình hay chỉ hướng dẫn họ đến bữa tiệc nghỉ lễ.
Để tạo một câu chuyện cho người đọc, hãy điền vào chỗ trống trong tuyên bố này: Là một [kiểu người], họ muốn [một số mục tiêu] để [một số lý do].
Cách tạo thông điệp để đạt được mục tiêu của mọi người
Đây là một ví dụ mà tôi phải đối mặt hàng ngày tại The Penny Hoarder. Tôi quản lý một nhóm biên tập giao tiếp với nhóm bán hàng của chúng tôi. Về bản chất, chúng tôi nói các ngôn ngữ khác nhau và có những mục tiêu dường như cạnh tranh. Một câu chuyện của độc giả về nhóm bán hàng của chúng tôi có thể trông như thế này:
Như đại diện bán hàng có kinh nghiệm, họ muốn để tiếp cận những khách hàng trả tiền cao và cung cấp cho họ những gì họ cần vậy nên họ có thể kiếm được doanh thu cho công ty và giữ cho khách hàng hài lòng.
Khi tôi trò chuyện với một đại diện bán hàng về việc liệu một nhà quảng cáo có phù hợp với chúng tôi hay không, tôi chỉ có thể nói về mục tiêu của nhóm mình là viết nội dung hấp dẫn:
Này, sản phẩm đó thật nhàm chán và ngôn ngữ họ yêu cầu gây hiểu lầm, và tôi không thể viết một cái gì đó về mặt đạo đức để giới thiệu sản phẩm đó cho độc giả của chúng tôi.
Hoặc, tôi có thể xem xét các mục tiêu và động lực của đại diện bán hàng và ghi nhớ họ:
Thích rằng bạn đang xem xét các công ty có ngân sách lớn; nó thực sự có thể mở ra cơ hội cho chúng tôi! Trước đây, độc giả của chúng tôi không phản hồi tốt về loại sản phẩm này, vì vậy tôi lo lắng rằng chúng tôi sẽ không thể cung cấp đối tượng mà khách hàng đang tìm kiếm. Bạn nghĩ bước tiếp theo tốt nhất của chúng ta là gì?
Spoiler: Tôi đã học được cách làm sau và nó hiệu quả hơn trong việc đạt được mục tiêu của cả hai đội. Ngược lại, nhóm bán hàng của chúng tôi hiểu động cơ biên tập của chúng tôi và họ nói với chúng tôi bằng những điều đó.
Điều này cũng áp dụng cho thuật ngữ. Đừng làm người nhận quá tải với một thông điệp chứa đầy từ thông dụng, từ viết tắt hoặc ngôn ngữ dành riêng cho ngành nếu bạn biết rằng họ không có khả năng ở trong vòng lặp. Điều đó sẽ chỉ khiến họ cảm thấy ngu ngốc hoặc dẫn đến sự bối rối mà bạn phải dành thời gian để gỡ rối.
Thay vào đó, hãy dành một giây để xác định chúng bằng một câu chuyện của người đọc trước khi rút ra khỏi email hoặc tin nhắn của bạn để tìm ra những gì họ làm và không biết.
