Trở thành sếp có nghĩa là bạn sẽ có cơ hội cung cấp tài liệu tham khảo cho các nhân viên cũ của mình. Một số công ty yêu cầu bạn chỉ xác minh ngày tháng và chức danh và những công ty khác muốn hỏi bạn về nhân viên cũ (hoặc đôi khi hiện tại) của bạn. Nhiều công ty có chính sách yêu cầu mọi người phải giữ mồm giữ miệng, nhưng một số công ty khác lại cho phép người quản lý của họ tự do phát biểu. Rất nhiều người nghĩ rằng các tài liệu tham khảo là bất hợp pháp (họ không phải vậy). Bạn nên áp dụng chính sách nào?
Tôi đã hỏi một số luật sư lao động và việc làm họ nghĩ gì. Đây là câu trả lời của họ:
Jon Hyman
Meyers, Roman, Friedberg & Lewis
Mặc dù không có gì là 'bất hợp pháp' về việc đưa ra một tài liệu tham khảo trung thực (tiểu bang của tôi, Ohio, thậm chí còn có một quy chế bảo vệ các tài liệu tham khảo về việc làm-- O.R.C. 4113,71 ), lời khuyên của tôi cho khách hàng là tránh thực hành. Nó chỉ có thể dẫn đến đau đầu từ một nhân viên cũ bất mãn. Thành thật mà nói, nếu nhà tuyển dụng nhận được 'tên, cấp bậc và số thứ tự' điển hình của một nhân viên tiềm năng, nó sẽ gửi tín hiệu nếu-bạn-không-có-điều-gì-đó-tốt-để-nói. Nếu thông tin thiếu tham chiếu gửi cùng một thông điệp, tại sao bạn lại phải đau đầu bằng cách nói thật với nhà tuyển dụng về một người có thành tích kém hoặc kém cỏi.
Người sử dụng lao động có thể yên tâm hơn khi biết rằng luật pháp bảo vệ những người nói sự thật, nhưng tại sao lại có cơ hội xếp hạng một nhân viên cũ (có thể) bất mãn không còn là vấn đề đau đầu của bạn? Tại sao lại tạo ra động cơ để tìm kiếm lý do khởi kiện?
Hơn nữa, hãy nghĩ đến chi phí giao dịch liên quan đến tham chiếu 'xấu'. Các nhà tuyển dụng sẽ không ưa khi thuê một người mà họ nhận được một tài liệu tham khảo không tốt. Thực hành này sẽ giúp tạo ra chu kỳ thất nghiệp vĩnh viễn cho những người thất nghiệp. Và, ai có thể nói rằng một nhân viên tồi của một người sẽ không phát triển trong một tình huống khác, làm việc cho các cấp quản lý khác nhau với các đồng nghiệp khác nhau?
Donna Ballman
Công ty vận động nhân viên Donna M. Ballman
Việc đưa ra một khuyến nghị trung thực chắc chắn không phải là bất hợp pháp. Thật vậy, một số tiểu bang dành quyền miễn trừ cho người sử dụng lao động đối với các tài liệu tham khảo miễn là chúng không có nội dung phỉ báng. Rõ ràng là an toàn nhất để đưa ra các tài liệu tham khảo trung lập - nghĩa là ngày làm việc, chức danh công việc và đôi khi là mức lương. Đối với các công ty lớn, đây có thể là cách hợp lý duy nhất để đi. Tuy nhiên, nhiều giám sát viên phớt lờ chính sách của công ty và đưa ra thông tin về nhân viên mang tính chất phát sáng hoặc cực kỳ tiêu cực. Nếu nhân viên đó là một người tốt, thì đó có lẽ là một điều tốt cho các nhà tuyển dụng để đưa ra một tài liệu tham khảo tuyệt vời. Đặc biệt là với việc sa thải, nó có thể giúp họ đứng vững trở lại và đưa công ty thoát khỏi tình trạng thất nghiệp.
Tuy nhiên, với các tài liệu tham khảo không tốt, có một khu vực nguy hiểm mà tôi khuyên hầu hết các nhà tuyển dụng không nên vượt qua. Bạn không nên nói dối, vì vậy tốt nhất bạn nên đưa ra một thông tin tham khảo trung lập (và không phải theo cách khoa trương khiến nhà tuyển dụng tiềm năng biết có điều gì đó không ổn). Trước hết, tại sao bạn lại muốn giữ một nhân viên cũ không nhận được việc làm? Nếu họ thất nghiệp, tất cả những gì họ phải làm cả ngày là ngồi một chỗ và nghĩ xem bạn đã xử lý sai và bắt đầu gọi luật sư. Thứ hai, tỷ lệ thất nghiệp của bạn sẽ tăng vọt. Hãy để họ tiếp tục và tìm một nơi sẽ đánh giá cao họ. Và nếu một nhân viên tồi cuối cùng lại làm việc cho một đối thủ cạnh tranh, bạn nên vui mừng để điều đó xảy ra.
Có thể đôi khi bạn có nghĩa vụ pháp lý phải tiết lộ thông tin tiêu cực. Ví dụ, nếu nhân viên cũ đang ứng tuyển vào vị trí cảnh sát hoặc cơ quan an ninh, bạn nên nói sự thật. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn không ném đá nhân viên một cách không cần thiết. Ngay cả một sự phóng đại nhẹ hoặc tuyên bố không được hỗ trợ cũng có thể đưa bạn vào một vụ kiện.
Bryan Cavanaugh
Công ty luật Cavanaugh
Tôi khuyên các nhà tuyển dụng không nên đưa ra những đánh giá hoặc ý kiến sâu sắc về nhân viên cũ trừ khi họ ở trong một cộng đồng khá nhỏ gồm các đối thủ cạnh tranh, những người đều chia sẻ thông tin tương tự. Ví dụ, các viện dưỡng lão thường có các trợ lý của y tá di chuyển từ viện dưỡng lão địa phương này sang viện dưỡng lão khác. Nếu các đại diện nhân sự trong các viện dưỡng lão đó tự do chia sẻ thông tin với nhau về các nhân viên cũ, thì tôi nghĩ rằng đó là thông tin hữu ích cho nhà tuyển dụng tiềm năng trong việc quyết định một ứng viên và tôi khuyên nhà tuyển dụng nên tham gia vào việc chia sẻ thông tin đó.
Nhưng nếu không, sẽ không có lợi ích tương ứng nào cho người sử dụng lao động khi nói một cách thoải mái về một nhân viên cũ, vì vậy tôi khuyên họ không nên làm như vậy. Như bạn đã lưu ý, hầu hết mọi người, theo kinh nghiệm của tôi, tin rằng việc nhà tuyển dụng tiết lộ bất kỳ ý kiến hoặc đánh giá nào về một nhân viên cũ là bất hợp pháp. Do đó, trừ khi có lợi ích tương ứng mà nhà tuyển dụng sẽ nhận được (dọc theo dòng chữ 'gãi lưng cho tôi và tôi sẽ gãi đầu của bạn') thì không đáng để chọc giận các nhân viên cũ có thể biết về sự tiết lộ đó, buộc chặt thời gian của bộ phận nhân sự để phản hồi các thắc mắc và rủi ro rằng một nhân viên hoặc quản lý nhân sự sẽ đưa ra một tuyên bố không đúng sự thật (trái ngược với một ý kiến) và do đó khiến công ty phải chịu trách nhiệm về hành vi phỉ báng.
Daniel Schwartz
Shipman & Goodwin LLP
Đây là những gì xảy ra trong cuộc sống thực: Đối với những nhân viên 'giỏi', người sử dụng lao động đưa ra các khuyến nghị. Đối với những nhân viên 'tồi', họ nói rằng họ chỉ có thể xác nhận ngày làm việc và chức danh. Có một cái nháy mắt và một cái gật đầu, và mọi người phải hiểu mã.
Nhưng một số tiểu bang, như Connecticut, đã tạo ra một đặc quyền để giới thiệu việc làm của các nhà tuyển dụng hiện tại hoặc trước đây đã được trưng cầu với sự đồng ý của nhân viên. Điều đó có nghĩa là nhân viên không thể đệ đơn kiện nhà tuyển dụng vì đã đưa ra một tài liệu tham khảo 'xấu'. Những gì tòa án nói là 'tính toàn vẹn của các tham chiếu việc làm không chỉ cần thiết cho các nhà tuyển dụng tiềm năng mà còn cho các nhân viên tương lai, những người được hưởng lợi từ độ tin cậy của các khuyến nghị tích cực'. Quy tắc này giống nhau ở ít nhất 20 tiểu bang.
Vì vậy, nếu bạn là nhà tuyển dụng ở một trong những tiểu bang đó, tôi nghĩ phần quan trọng của việc này là nhận được sự đồng ý từ nhân viên hiện tại hoặc cũ để đưa ra đề xuất. Một khi điều đó được thực hiện, nhà tuyển dụng nên có sự bảo vệ tốt - ngay cả khi nó đưa ra một tham chiếu 'xấu'. Nếu bạn không ở một trong những tiểu bang đó, tôi sẽ thực hiện một số thận trọng và tìm kiếm cố vấn pháp lý để tìm ra vùng 'an toàn' nằm ở đâu.
Nhưng ngay cả khi được bảo vệ theo luật, nhiều nhà tuyển dụng vẫn muốn đăng ký tham khảo lý thuyết 'tên, cấp bậc, số thứ tự'. Điều đó không sao cả, chỉ cần đừng thất vọng khi nhân viên bạn thuê là một người 'dud' vì một nhà tuyển dụng khác cũng đăng ký theo lý thuyết tương tự.
Eric Meyer
Dilworth Paxson LLP's
Với chiếc mũ luật sư - việc làm được bảo vệ chắc chắn trên đầu, tôi thường khuyên các nhà tuyển dụng nên tuân thủ chính sách tham chiếu trung lập (ví dụ: ngày làm việc, vị trí nắm giữ cuối cùng và đôi khi là mức lương cuối cùng).
Một khuyến nghị tiêu cực khiến nhân viên cũ phải trả giá việc làm trong tương lai có thể dẫn đến một vụ kiện. Những gì bạn có thể thấy là điều gì đó mang âm hưởng phỉ báng, chê bai, can thiệp thô bạo hoặc những thứ tương tự. Và, trong khi tôi không thực tập ở đó, tôi đọc ở đâu đó rằng California có luật tiểu bang đặc biệt nghiêm cấm những tuyên bố sai lệch hoặc gây hiểu lầm về nhân viên. Vì vậy, ngay cả khi những lời chỉ trích là đúng (nên được bảo vệ tuyệt đối), nếu nhân viên cũ tin tưởng rằng điều đó là sai, người sử dụng lao động cũ đã tiêu $ $$$ và việc kinh doanh của họ bị gián đoạn để bảo vệ một vụ kiện vô bổ.
Các khuyến nghị tích cực, mặc dù có mục đích tốt, cũng có thể dẫn đến rắc rối pháp lý. Đáng chú ý nhất, một khuyến nghị tích cực có thể làm phát sinh sự phân biệt đối xử. Thật tuyệt vời, phải không? Ví dụ, giả sử rằng Derrick ra quyết định chấm dứt Nhân viên Edith vì hiệu suất, nhưng Sam Supervisor sau đó đưa ra một khuyến nghị tích cực cho Edith. Nếu Edith tin rằng việc chấm dứt hợp đồng của cô ấy là có lý do vì giới tính của cô ấy hoặc tốt hơn là vì cô ấy đã phàn nàn trước đây với EEOC về sự phân biệt giới tính, thì thư giới thiệu tích cực của Sam là Phụ lục A trong hành động phân biệt đối xử tiếp theo của Edith đối với người chủ cũ của cô ấy.
Bất kỳ chính sách nào mà người sử dụng lao động có liên quan đến các khuyến nghị của nhân viên - 'đặc biệt' không phải là chính sách - nó phải được viết bằng văn bản, thông báo cho nhân viên và người giám sát, và được hỗ trợ đào tạo thích hợp.
Robin Shea
Constangy, Brooks và Smith, LLP
Tôi luôn khuyên các nhà tuyển dụng nên trung thực, nhưng trong phần lớn các trường hợp, tôi nghĩ rằng nên thận trọng khi cung cấp một tài liệu tham khảo trung lập bao gồm ngày làm việc và các vị trí được giữ. Điều này bảo vệ người sử dụng lao động khỏi trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn đối với hành vi phỉ báng hoặc 'đưa vào danh sách đen', một hành vi mà nhiều tiểu bang nghiêm cấm.
Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên đưa ra một ngoại lệ đối với quy tắc chung này trong trường hợp nhân viên bị nghi ngờ hoặc bị phát hiện có hành vi sai trái nghiêm trọng, chẳng hạn như không trung thực, quấy rối tình dục nghiêm trọng hoặc bạo lực tại nơi làm việc. Trong những trường hợp như thế này, người chủ cũ có thể phải đối mặt với trách nhiệm pháp lý nếu không tiết lộ hành vi sai trái bị cáo buộc. Các nhà tuyển dụng được yêu cầu cung cấp thông tin tham khảo cho nhân viên cũ trong danh mục này nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý và tuân thủ luật áp dụng tại tiểu bang của họ trước khi cung cấp thông tin tham khảo 'trung thực, tiêu cực' đó. Chỉ là một ví dụ về việc điều này có thể phức tạp đến mức nào, tôi không khuyên bạn nên nói, 'Joe đã bị chấm dứt hợp đồng vì quấy rối tình dục', bởi vì Joe có thể khẳng định rằng anh ấy không làm điều đó và nếu tuyên bố đó là sai, nó có thể phát sinh cho một tuyên bố phỉ báng. Mặt khác, 'Joe đã bị chấm dứt hợp đồng khi kết thúc cuộc điều tra về các cáo buộc quấy rối tình dục', sẽ là một tuyên bố đúng, cho dù Joe có 'có tội' hay không. Vì vậy, trong trường hợp này, ngay cả khi Joe cố kiện nhà tuyển dụng về tội phỉ báng, nhà tuyển dụng vẫn có thể khẳng định sự bảo vệ 'sự thật'.
Một ngoại lệ tích cực đối với quy tắc 'tham chiếu trung lập' mà tôi muốn đề xuất là trong trường hợp cắt giảm lực lượng hoặc sa thải công việc, khi nhân viên bị chấm dứt hợp đồng không do lỗi của họ. Trong những trường hợp như thế này, tôi nghĩ rằng người sử dụng lao động sẽ thích hợp cung cấp một lá thư giới thiệu cho biết rằng nhân viên đã làm việc tốt và bị mất việc chỉ vì RIF hoặc bị loại.
Cuối cùng, tôi biết rằng nhiều nhà quản lý 'không chính thức' cung cấp thư giới thiệu tích cực hoặc thông tin khác cho một số nhân viên cá nhân. Nếu điều này được thực hiện thường xuyên, một nhân viên cũ không nhận được thông tin giới thiệu tích cực có thể yêu cầu trả thù hoặc phân biệt đối xử. Tôi không muốn nói với các nhà quản lý rằng họ không thể trợ giúp cho những nhân viên giỏi đang tìm việc ở nơi khác, nhưng ít nhất họ nên nhận thức được những rủi ro pháp lý và đảm bảo rằng bộ phận Nhân sự nhận thức được những gì đang xảy ra. .
