Có lẽ bạn đang bận rộn với những công việc đang cố gắng chuẩn bị cho một khoảng thời gian nghỉ sắp tới. Hoặc, có thể khối lượng công việc hàng ngày của bạn liên tục quá tải, bạn cảm thấy như không bao giờ có thể bắt kịp.
Dù bằng cách nào, bạn đã rời mắt nhìn vào một danh sách việc cần làm dài nhiều, tự hỏi làm thế nào bạn sẽ tìm được tất cả.
Tôi đã ở đó trước đây. Có quá nhiều thứ trên đĩa của bạn là một trải nghiệm khó chịu, bực bội và căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn nghĩ rằng lựa chọn duy nhất của mình là gục đầu xuống bàn làm việc hoặc bắt đầu hít thở vào một chiếc túi giấy, bạn có một điều khác sắp đến.
Dưới đây là năm bước hành động cần thực hiện khi bạn cảm thấy bị vùi dập trong công việc của mình.
1. Ưu tiên
Bạn biết lời khuyên ưu tiên cổ điển phải xuất hiện ở đây ở đâu đó. Và, khi bạn cảm thấy choáng ngợp, đó là điều đầu tiên bạn muốn làm.
Đã đến lúc sắp xếp các nhiệm vụ đó thành một thứ tự hợp lý nào đó, để bạn có thể xác định nơi bạn nên bắt đầu.
Khi nghi ngờ, tôi đề xuất một khái niệm ma trận đơn giản (chỉ cần chia một hình vuông thành bốn phần chẵn). Sau đó, gắn nhãn bên trái của các hộp là 'Khẩn cấp' và 'Không khẩn cấp' và phía trên cùng của các hộp là 'Quan trọng' và 'Không quan trọng'.
Sau đó, điền vào các ô những việc bạn cần hoàn thành - đặt các nhiệm vụ vào ô thích hợp mà bạn cho rằng chúng xếp hạng. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng biết nơi bạn cần bắt đầu (tất nhiên là với những thứ được xếp hạng là 'Khẩn cấp' và 'Quan trọng').
2. Tập trung vào giá trị
Rất có thể, bạn có một vài việc làm xáo trộn ngày làm việc của mình - không phải vì chúng cần thiết, mà đơn giản là vì bạn đã luôn làm chúng.
Với mỗi nhiệm vụ bạn thêm vào danh sách việc cần làm của mình, hãy tập trung vào giá trị mà việc hoàn thành nó mang lại. Mục đó có thực sự quan trọng không? Điều gì làm cho nó quan trọng trong kế hoạch lớn của mọi thứ?
Làm điều này thường có nghĩa là bạn có thể loại bỏ hoàn toàn một số việc cần làm. Khi nghi ngờ, các mục rơi vào khối vuông 'Không khẩn cấp' và 'Không quan trọng' từ bước trên có thể bị loại khỏi danh sách việc cần làm của bạn ngay lập tức.
3. Ủy quyền những gì bạn có thể
Vì vậy, bây giờ bạn còn lại những việc thực sự cần phải hoàn thành trong danh sách của mình. Tuy nhiên, chúng có thực sự cần được thực hiện bởi bạn - hay có người nào khác mà bạn có thể ủy quyền cho chúng?
Những nhiệm vụ rơi vào phần 'Khẩn cấp' nhưng 'Không quan trọng' trong ma trận của bạn thường có thể là những việc hoàn hảo để bạn thay đổi lĩnh vực của mình.
Không có ai để ủy quyền? Bạn không cần phải đánh phấn bước này vì hoàn toàn mất công. Khám phá xem có giải pháp tự động nào bạn có thể sử dụng để loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại buồn tẻ mà bạn hoàn thành ngày này qua ngày khác không.
4. Lên kế hoạch trước và thông báo
Bạn đã làm được - bạn đã hiểu rõ những gì bạn cần để hoàn thành. Nhưng, chỉ có một vấn đề: Khối lượng công việc bị thu hẹp này dường như vẫn còn quá nhiều.
Điều đó có nghĩa là đã đến lúc bạn phải chủ động. Sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn (nghe có vẻ kỳ quặc) và xác định xem bạn có bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào không.
Nếu vậy? Hãy cho những người có liên quan biết ngay lập tức. Luôn luôn tốt hơn nếu đưa ra cảnh báo nâng cao về sự chậm trễ hơn là điên cuồng tìm kiếm hộp thư đến của ai đó vào giờ thứ mười một - mà công việc không được hoàn thành.
5. Chỉ cần bắt đầu
Tất cả những lời khuyên trên đều hữu ích. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng chúng sẽ mất một khoảng thời gian - khoảng thời gian mà bạn cảm thấy hơi ngắn vào lúc này.
Đôi khi điều tốt nhất bạn có thể làm cho bản thân là bỏ tất cả các thủ thuật, mẹo và thủ thuật và chỉ bắt đầu lướt qua danh sách việc cần làm dường như không bao giờ kết thúc đó.
Không, nó có thể không phải là cách tiếp cận chiến lược nhất. Nhưng, ít nhất bạn sẽ hoàn thành công việc.
Không ai thích cảm giác mình bị chồng chất bởi một khối lượng công việc ngột ngạt. Tuy nhiên, thật không may, đó là một tình huống mà tất cả chúng ta thường gặp phải.
Sử dụng năm bước sau để giải quyết khối lượng công việc quá tải đó và bạn chắc chắn sẽ giải quyết nó với nhiều chiến lược và ít căng thẳng nhất có thể.
