Trong khi chúng ta chưa điều khiển robot hình người từ sự thoải mái trong ngôi nhà của chúng ta giống như các nhân vật trong bộ phim năm 2009 Người đại diện , ngày càng có nhiều tương tác hàng ngày của chúng tôi-; cả chuyên nghiệp và cá nhân-; được thực hiện thông qua các phương tiện ảo.
Khi các chủ doanh nghiệp sử dụng các sự kiện ảo như một phương pháp hiệu quả về chi phí để đạt được vô số mục tiêu, bao gồm hội thảo trên web, đào tạo và hội nghị, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng giao tiếp hiệu quả không bị đánh đổi để tiết kiệm lợi nhuận. Mặc dù việc gặp gỡ hầu như không thể thay thế hoàn toàn nhu cầu gặp gỡ trực tiếp của các doanh nhân, nhưng tính dễ áp dụng và tiện lợi của nó có thể giúp nâng cao năng suất của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên, các cuộc họp ảo không phải là lý tưởng cho mọi tình huống, vì vậy biết khi nào và làm thế nào để sử dụng công nghệ này là rất quan trọng.
Donna Dennis, chủ tịch của Công ty Tư vấn Giải pháp Lãnh đạo, đồng thời là người sáng tạo và hỗ trợ Hiệp hội quản lý Hoa Kỳ hội thảo ba ngày về Nhóm ảo và từ xa hàng đầu , nói rằng công nghệ đã trở thành trọng tâm chính; ở đâu đó giữa thư điện tử và thư điện tử của mọi người, nhiều nhà lãnh đạo đã đánh mất các mối quan hệ. Dennis, người đã giải thích kỹ hơn trong cuốn sách sắp ra mắt của mình: 'Bây giờ trọng tâm là quản lý công việc, các mối quan hệ và công nghệ. Quản lý tri thức và Học tập điện tử.
Lee E. Miller, nhà đào tạo có ảnh hưởng và là tác giả của UP: Ảnh hưởng, Quyền lực và Quan điểm của bạn: Nghệ thuật đạt được điều bạn muốn , cho biết thêm, 'Sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải là cho rằng ảnh hưởng khi bạn gặp mặt trực tiếp cũng giống như ảnh hưởng khi bạn đang tương tác ảo. Nó không thể. Các quy tắc khác nhau bởi vì mọi người phản ứng khác nhau khi họ tương tác ảo. '
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tiến hành một cuộc họp ảo thành công.
5 Mẹo để Tiến hành một cuộc họp ảo: Cách chuẩn bị
Drew Bowers, nhà tâm lý học nghiên cứu tại Nhóm Nhân tố Con người của Viện Nghiên cứu Đại học Dayton cho biết: “Điều đầu tiên chúng tôi làm trước khi quyết định xem khán giả tham gia là ai và thông tin nào đang được chia sẻ. 'Chúng tôi nhận thấy rằng tốt nhất người thuyết trình nên thiết kế dữ liệu hoặc bản trình bày của họ theo môi trường mà họ sẽ trình bày hoặc chọn môi trường tốt nhất để trình bày dữ liệu mà họ có.' Bowers nói, 'Bạn không thể chỉ đơn giản là có một bài thuyết trình mà bạn đã thuyết trình trước một khán giả trực tiếp tại một hội nghị và đưa nó lên màn hình video cho khán giả ảo và mong đợi kết quả tương tự, bởi vì bạn có giới hạn, ở một mức độ nào đó , về cách bạn có thể tương tác với khán giả ảo của mình.
inlinebuyerzonewidget
Dennis chỉ ra rằng khi bạn lên lịch một cuộc họp ở một địa điểm thực tế, bạn có thể bình thường hơn về chương trình họp và cung cấp tài liệu. Bạn cũng có lợi thế khi giúp người tham dự tăng tốc trong hành lang, tại máy pha cà phê, v.v. Tuy nhiên, một cuộc họp ảo thành công đòi hỏi phải chuẩn bị trước nhiều hơn. Colaric khuyến nghị rằng các cuộc họp ảo nên được lên kế hoạch trước. Cô nói: “Gửi chương trình nghị sự trước thời hạn, tạo hình ảnh để củng cố thông điệp của bạn và chuyển chúng đến mọi người trước cuộc họp, mời các thành viên của mỗi nhóm tham gia, những người cần tham gia.
Ngoài ra, hãy đảm bảo gửi thông tin đăng nhập (mã truy cập, URL và số gọi đến) trước ít nhất một ngày để người tham gia có thể kiểm tra mọi lượt tải xuống phần mềm cần thiết. Laura Stack, tác giả và chủ tịch của The Productivity Pro, một công ty đào tạo quản lý thời gian, gợi ý rằng bạn cũng có thể yêu cầu người tham gia đăng nhập ít nhất 15 phút trước khi bắt đầu kiểm tra kết nối. 'Tiến hành điểm danh và xác minh rằng mọi thứ đang hoạt động. Xem lại dòng thời gian. Stack nói, hãy đưa ra một phương pháp để liên hệ với bạn ngoại tuyến nếu một người tham gia hội thảo gặp sự cố.
Ghi chú: Nếu bạn đang tổ chức một người thuyết trình duy nhất với một lượng lớn khán giả theo dõi, thì tốt hơn hết bạn nên có một điều hành viên được chỉ định để hỗ trợ người thuyết trình chính. Người điều hành có thể hỗ trợ người tham gia về các vấn đề kỹ thuật cũng như theo dõi bất kỳ câu hỏi trò chuyện nào được gửi đến. Việc người trình bày cố gắng đọc các câu hỏi trò chuyện sẽ làm chậm quá trình trình bày.
Đào sâu hơn: Công cụ hội nghị truyền hình mới của iMeet
5 Mẹo để Tiến hành một cuộc họp ảo: Các công cụ và yêu cầu kỹ thuật
Vẻ đẹp của công nghệ họp trực tuyến là ngay cả những hoạt động non trẻ, sơ khai nhất cũng có thể sử dụng nó. Tất cả những gì cần có là kết nối Internet, âm thanh (từ loa máy tính, micrô hoặc qua điện thoại) và webcam (độc lập hoặc tích hợp với màn hình / máy tính xách tay của bạn). Các nhóm lớn hơn cũng có thể cần màn hình chiếu hoặc màn hình TV lớn.
Susan Colaric, trợ lý phó chủ tịch phụ trách Công nghệ Giảng dạy tại Đại học Saint Leo, Saint Leo, Florida, cho biết khi lựa chọn một dịch vụ hãy nghĩ là 'nhỏ'. 'Các hội nghị web hiệu quả nhất là những hội nghị chỉ sử dụng công nghệ cần thiết. KIS-; giữ cho nó đơn giản-; là cách tốt nhất để mọi người tập trung vào thông điệp của bạn chứ không phải công nghệ. ' Một số sản phẩm web trực tuyến bao gồm Adobe Acrobat Connect , GoToMeeting , Họp trực tiếp Microsoft Office và WebEx .
Các doanh nhân cũng cần lưu ý rằng không phải mọi hệ thống hội nghị truyền hình đều hoạt động cùng nhau. Tránh bối rối về sự chậm trễ và trục trặc kỹ thuật bằng cách kiểm tra khả năng kết nối của tất cả các trang web trước cuộc họp. 'Việc cố gắng sử dụng hệ thống video tương tự ở một đầu và hệ thống kỹ thuật số ở đầu kia có thể gây ra vô số vấn đề và thậm chí hội nghị kỹ thuật số với kỹ thuật số có thể gặp vấn đề nếu một chương trình phần mềm cũ hơn cần được nâng cấp trước khi nó có thể' nói chuyện với Bowers nói: 'một chương trình mới hơn.
Đào sâu hơn: Vùng không bay: Cuộc họp ảo
5 Mẹo để Tiến hành một cuộc họp ảo: Tập trung
Rick Maurer, tác giả của Vượt ra khỏi Bức tường kháng chiến và Tại sao bạn không muốn điều tôi muốn? khuyên người dùng loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng. Ưu điểm của các cuộc họp ảo là khả năng tổ chức chúng ở hầu hết mọi nơi-; nhược điểm của các cuộc họp ảo cũng là khả năng tổ chức chúng hầu như ở mọi nơi. Những người tham dự cuộc họp trực tuyến có thể gọi điện hoặc đăng nhập từ quán cà phê địa phương, phòng chờ sân bay, văn phòng tại nhà, v.v. Để giảm thiểu tiếng ồn xung quanh hoặc 'tiếng ồn trên đường' (bạn không muốn con mình, thú cưng hoặc điện thoại đổ chuông trở thành tâm điểm), bạn có thể chọn 'tắt tiếng tất cả những người tham dự và chỉ trả lời câu hỏi qua hộp trò chuyện,' Stack nói.
Maurer cũng khuyên không nên cố gắng ép nhiều thứ vào một cuộc họp duy nhất. 'Hãy tập trung vào một hoặc hai chủ đề. Nếu bạn phải trang bị nhiều đồ hơn, hãy cho mọi người thời gian để thư giãn, nghỉ ngơi trong phòng tắm hoặc uống thêm cà phê. Giữ cho mỗi phân đoạn của cuộc họp ngắn gọn - không quá 30 phút. '
Ghi chú: Áo sơ mi kẻ sọc không truyền tải tốt trên máy ảnh cũng như đồ trang sức lớn, sáng bóng. Cả hai đều có thể gây mất tập trung về thị giác. Cố gắng giữ các chuyển động của cơ thể ở mức tối thiểu vì chuyển động quá mức thực sự có thể làm giảm chất lượng video.
Tìm hiểu sâu hơn: Cuộc họp trên web: Sử dụng công cụ nào?
5 Mẹo để Tiến hành một cuộc họp ảo: Nghi thức
Colaric nhấn mạnh: “Chìa khóa để có một cuộc họp hội nghị truyền hình hoặc hội nghị qua điện thoại thành công là hãy nhớ rằng bạn đang tham gia một cuộc họp. 'Hãy dành sự quan tâm đầy đủ cho những người tham gia như khi bạn ở trong cùng một phòng. Đừng để bị phân tâm bởi e-mail, lướt web hoặc nhắn tin. Cố gắng không ăn hoặc uống để có thể chuẩn bị tinh thần nếu các câu hỏi hướng đến bạn. '
Một nguyên tắc nhỏ? Colaric nói, 'Hãy luôn giả định rằng khi bạn bước vào phòng rằng micrô đã được đặt ở các vị trí khác! Điều này giúp ngăn chặn bất kỳ cuộc trò chuyện không liên quan nào trước cuộc họp được phát sóng khi bạn có thể không có ý định. '
Cô cũng chỉ ra rằng các cuộc họp hội nghị truyền hình thực sự nên di chuyển với tốc độ chậm hơn một chút so với cuộc họp thông thường do độ trễ từ hai đến ba giây đối với hầu hết các hệ thống để giao tiếp. Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, hãy đảm bảo có đủ thời gian tạm dừng sau khi đặt câu hỏi. Nếu bạn là người tham gia, hãy chú ý đến bản thân trước khi nói với nhóm bằng cách ra hiệu bằng tay hoặc nói 'câu hỏi' hoặc 'bình luận' và sau đó đợi vài giây trước khi tiếp tục. '
Những người tham gia cũng nên giao tiếp bằng mắt bằng cách nhìn vào máy ảnh. Nó sẽ làm cho cuộc trò chuyện giữa những người tham gia tự nhiên hơn. Sau đây là một bảng gian lận nhanh về nghi thức:
8 điều nên làm của nghi thức hội nghị truyền hình
Lịch sự với những người tham gia khác
Nói rõ ràng
Giữ các chuyển động của cơ thể ở mức tối thiểu
Di chuyển và cử chỉ một cách chậm rãi và tự nhiên
Giữ giao tiếp bằng mắt bằng cách nhìn vào máy ảnh
Ăn mặc phù hợp
Làm cho phiên hoạt động
Hãy là chính mình và vui chơi!
7 Điều Không Nên Khi Nghi Thức Hội Nghị Truyền Hình
Đừng tạo ra những âm thanh gây mất tập trung
Đừng la hét
Đừng thực hiện các chuyển động gây mất tập trung
Đừng ngắt lời những người nói khác
Đừng tiếp tục các cuộc trò chuyện bên lề
Không đeo đồ trang sức 'ồn ào'
Không che micrô
Nguồn: Văn phòng Công nghệ Thông tin Đại học St. Leo
Ghi chú: Nếu doanh nghiệp tiền đồng của bạn trên toàn cầu, hãy xem các trang web như executiveplanet.com và kissbowshakehands.com cho các nguồn lực về nghi thức kinh doanh quốc tế.
Tìm hiểu sâu hơn: Vụ việc và Kế hoạch dành cho Công ty Ảo
5 Mẹo để Tiến hành một cuộc họp ảo: Thu hút người tham gia
Dennis nói rằng các cuộc họp ảo có xu hướng bắt đầu ngay vào nhiệm vụ, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc xây dựng mối quan hệ. Cô ấy khuyên bạn nên phá băng bằng cách đi xung quanh phòng 'ảo' và yêu cầu mọi người giới thiệu bản thân và chia sẻ điều gì đó về ngày cuối tuần của họ, hoặc nói về điều gì đó mà họ mong đợi, để thêm yếu tố xã hội vào quá trình tố tụng. 'Mọi thứ bạn có thể mô phỏng từ những cuộc gặp gỡ trực tiếp đều tốt.'
Stack nói rằng hãy khuyến khích người tham gia gửi câu hỏi của họ về chủ đề này trước khi chương trình bắt đầu. Cô cũng đề xuất các phương pháp khác để giữ chân khán giả trong hội thảo trên web, chẳng hạn như tham gia cuộc thăm dò ý kiến hoặc đặt câu hỏi và yêu cầu câu trả lời qua trò chuyện.
Colaric gợi ý bạn nên đặt câu hỏi thường xuyên để thu hút những người tham gia từ xa và để duy trì kết nối cá nhân. Tuy nhiên, cô ấy nhấn mạnh, hãy rõ ràng trong các câu hỏi của bạn. 'Hãy hỏi một người cụ thể một câu hỏi cụ thể. Đặt câu hỏi mở cho một lượng lớn khán giả ở xa thường sẽ dẫn đến 'không khí chết chóc' và sau đó nhiều người nói cùng một lúc. '
Tìm hiểu sâu hơn: Cách một công ty ảo giao tiếp
Ghi chú của biên tập viên: Tìm kiếm Hội nghị truyền hình cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
