Nếu máy tính của bạn là lộn xộn với các tệp vô tổ chức và các ứng dụng không cần thiết, thật khó để hoàn thành bất kỳ công việc nào. Bạn không chỉ khó tìm thấy nội dung mình cần khi cần mà còn cảm thấy căng thẳng hơn và có thể dễ bị phân tâm hơn.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều cảm thấy khó khăn khi sắp xếp màn hình máy tính của họ theo cách trực quan, có ý nghĩa.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách thừa nhận những thách thức chính cản trở một máy tính để bàn có tổ chức:
- Chọn một tiêu chuẩn. Nếu bạn không có ý tưởng về cách sắp xếp các tệp của mình, bạn sẽ không bao giờ bắt đầu. Việc phân tích tê liệt trong việc quyết định một phương pháp tổ chức có thể giết chết một số nỗ lực trước khi chúng bắt đầu.
- Dọn dẹp sự lộn xộn. Sự bừa bộn có tác dụng mạnh mẽ về tình trạng căng thẳng và cảm xúc của bạn, nhưng thật khó để xóa tệp nếu bạn nghĩ rằng có khả năng bạn sẽ sử dụng lại chúng trong tương lai. Máy tính rất dễ trở nên lộn xộn với những thứ không cần thiết.
- Tìm thời gian. Gần như không thể tự động hóa quá trình sắp xếp máy tính để bàn của bạn, điều đó có nghĩa là bạn sẽ cần dành thời gian để làm việc đó theo cách thủ công - thời gian mà nhiều công nhân cảm thấy họ không có.
- Duy trì sự nhất quán. Khi bạn quyết định một tiêu chuẩn tổ chức, bạn sẽ cần phải áp dụng tiêu chuẩn đó một cách nhất quán trong tương lai. Đây là nơi mà hầu hết mọi người thất bại.
Bây giờ, hãy tập trung vào các chiến lược bạn có thể sử dụng để có - và duy trì - có tổ chức:
1. Hợp nhất các ứng dụng quan trọng nhất của bạn.
Trước tiên, hãy kiểm kê các ứng dụng quan trọng nhất đối với vị trí của bạn. Bạn có thể có ba hoặc bốn chương trình mà bạn sử dụng hàng ngày hoặc một bộ chương trình phần mềm đăng ký cung cấp cho bạn hầu hết các chức năng bạn cần. Ví dụ, bạn có thể hợp nhất các chức năng từ nhiều ứng dụng với một giải pháp toàn diện, duy nhất hoặc sử dụng một bộ ứng dụng duy nhất để thay thế bộ sưu tập hodgepodge mà bạn đã tích lũy theo thời gian.
2. Xóa hoặc cất đi những thứ bạn không sử dụng ít nhất hàng tuần.
Tiếp theo, bắt đầu khai báo bất cứ điều gì bạn có thể . Nếu bạn không thể nhớ lần cuối cùng bạn sử dụng một ứng dụng, hãy gỡ cài đặt ứng dụng đó. Nếu bạn không thể hình dung ra một tình huống mà bạn sẽ cần một tệp cụ thể, hãy xóa nó. Nếu có vẻ như điều đó là không cần thiết nhưng bạn đang loay hoay với quyết định, hãy tạo một thư mục nơi bạn có thể lưu trữ các tệp và ứng dụng hiếm khi được truy cập này - rồi giấu thư mục đó lại.
3. Quyết định quy ước đặt tên tệp.
Kế tiếp, quyết định một quy ước đặt tên cho các tệp của bạn mà bạn có thể sử dụng nhất quán. Ví dụ: bạn có thể viết mã cho từng tệp với ngày tháng, vì vậy chúng được liệt kê theo thứ tự thời gian, sau đó bao gồm tên của ứng dụng khách mà mỗi tệp liên quan đến, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm theo ứng dụng khách. Bắt đầu đổi tên bất kỳ tệp nào chưa tuân theo quy ước này và ghi chú để bạn có thể sử dụng nó nhất quán trong tương lai.
4. Tạo hệ thống thư mục và thư mục con.
Cố gắng giữ mọi tệp trên máy tính hoặc trong tài khoản lưu trữ đám mây của bạn trong một hệ thống thư mục và thư mục con được tổ chức chặt chẽ. Bạn nên có một số thư mục 'chính' (như Tài liệu, Tác phẩm nghệ thuật hoặc Mẫu) và một số thư mục con bên trong các thư mục chính đó dựa trên các ứng dụng khách hoặc các loại tệp cụ thể được chứa bên trong. Có thể có một số tệp thuộc nhiều loại; đối với những điều này, bạn sẽ cần thực hiện một cuộc gọi đánh giá cá nhân. Hãy nhớ rằng, bạn luôn có thể chạy tìm kiếm nếu có thứ gì đó mà bạn không thể tìm thấy.
5. Tùy chỉnh nền của bạn.
Nếu bạn muốn máy tính để bàn của mình được tổ chức trực quan hơn, hãy xem xét tạo nền tùy chỉnh , được chia thành các phần rõ ràng. Ví dụ: bạn có thể chỉ định phía bên trái của màn hình cho 'các ứng dụng được sử dụng nhiều nhất' và phần giữa cho 'các tệp được truy cập thường xuyên.'
6. Dành thêm thời gian để sắp xếp nội dung mới.
Thật hấp dẫn để đổ các tệp mới vào màn hình của bạn một cách bừa bãi khi bạn đang vội vàng, nhưng nếu bạn muốn luôn ngăn nắp, bạn sẽ cần cam kết dành thời gian để giữ tất cả các tệp và ứng dụng mới theo thứ tự thích hợp (và với các quy ước đặt tên thích hợp). Tối đa chỉ mất vài phút, vì vậy không cần phải cam kết nhiều.
7. Lên lịch làm sạch định kỳ.
Miễn là lịch của bạn chưa có lời nhắc và việc cần làm, hãy lên lịch một phiên định kỳ để dọn dẹp màn hình của bạn để giữ cho nó không bị tràn. Lên lịch làm việc gì đó mỗi tuần một lần, hoặc thậm chí mỗi tháng một lần, có thể ngăn màn hình của bạn trở nên lộn xộn trở lại.
Một khi máy tính để bàn của bạn được sắp xếp đầy đủ, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn nhiều để tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, bạn sẽ cảm thấy tràn đầy sức sống và thậm chí bạn có thể thấy mình có tâm trạng tốt hơn trong suốt ngày làm việc. Có thể mất một khoảng thời gian đầu tư để tổ chức lại, nhưng kết quả cuối cùng là xứng đáng.
