Cho dù bạn được giao nhiệm vụ giải quyết vấn đề vệ sinh của nhân viên hay bạn không biết phải làm thế nào để an ủi ai đó đang đối mặt với bi kịch cá nhân, bạn có thể bị cám dỗ để tránh nói bất cứ điều gì. Rốt cuộc, những cuộc trò chuyện vụng về thực sự không thoải mái.
Nhưng tránh con voi trong phòng sẽ chỉ làm tăng thêm sự khó chịu và căng thẳng. Đôi khi, bạn cần phải đối mặt trực tiếp với những vấn đề đó, ngay cả khi cảm thấy không thoải mái khi làm như vậy. Dưới đây là tám mẹo để làm cho một cuộc trò chuyện vụng về bớt khó xử:
1. Tránh sự im lặng.
Nghiên cứu cho thấy chỉ cần bốn giây im lặng khó xử để làm tăng sự lo lắng của bạn trong cuộc trò chuyện. Bạn càng cảm thấy lo lắng, bạn càng ít nói rõ hơn.
Bất cứ khi nào có thể, hãy lên kế hoạch trước những gì bạn muốn nói. Biết những gì bạn cần giao tiếp có thể giúp bạn truyền tải thông điệp của mình theo cách ngăn chặn sự im lặng khó xử nhất có thể.
2. Nói chuyện trong môi trường riêng tư.
Đừng tổ chức một cuộc trò chuyện ngẫu hứng ở hành lang khi bạn tình cờ đi ngang qua người đó. Thay vào đó, hãy gặp gỡ trong một phòng riêng, nơi không ai khác có thể nghe lén được. Và nếu ai đó đưa ra một chủ đề khó xử đầu tiên trong môi trường công cộng, hãy đề xuất tổ chức cuộc trò chuyện ở nơi khác.
3. Ngồi.
Ngồi có thể tạo thêm sự thoải mái cho một tình huống khó khăn khác. Ít nhất, hãy đảm bảo rằng bạn và người ấy ở cùng đẳng cấp. Nếu bạn vẫn đứng trong khi nói chuyện với một người đang ngồi, bạn sẽ nói chuyện với họ về mặt thể chất - đó không phải là giai điệu bạn muốn thiết lập. Nếu chỉ có một chiếc ghế trong phòng, hãy tiếp tục đứng với người kia.
4. Đưa ra cảnh báo.
Làm dịu những lời nói khó nghe hoặc những câu hỏi trực tiếp bằng một lời cảnh báo đơn giản. Thay vì nói, 'Billy, các nhân viên khác nói rằng bạn có mùi khó chịu,' hãy nhẹ nhàng giáng đòn bằng một lời cảnh báo bằng cách nói, 'Điều tôi sắp nói với bạn có thể hơi khó nghe.' Điều đó cho người kia một phút để chuẩn bị về mặt cảm xúc cho những gì bạn sắp nói.
5. Thừa nhận sự khó chịu của bạn.
Từ chối sự khó chịu của bạn có thể khiến bạn bị coi là đáng ghét. Nếu bạn đang bồn chồn, thay đổi trọng lượng và tránh giao tiếp bằng mắt, hãy thừa nhận sự lo lắng của bạn. Đưa ra một câu nhanh giải thích những gì người kia đã cảm nhận được, chẳng hạn như, 'Tôi hơi khó chịu khi nói chuyện này.'
6. Lịch sự, nhưng trực tiếp.
Mặc dù điều quan trọng là phải lịch sự, nhưng đừng mềm lời quá mức khiến thông điệp của bạn bị mất. Nếu bạn đang sa thải ai đó vì sự kém cỏi của họ, đừng ngụ ý rằng họ sẽ bị cho đi vì không có đủ việc. Giao tiếp gián tiếp sẽ chỉ làm cho người khác bối rối về những gì đang thực sự xảy ra. Bám sát sự thật và giữ cho cuộc trò chuyện ngắn gọn.
7. Hãy là một người lắng nghe tích cực.
Cho người kia cơ hội để xử lý những gì bạn đã nói. Hãy là một người lắng nghe tích cực bằng cách phản ánh lại những gì bạn nghe được và giải thích rõ những điểm có thể đã bị hiểu sai.
Hãy chuẩn bị cho người kia trải qua những cảm xúc mãnh liệt, từ bối rối và buồn bã, đến sợ hãi và tức giận. Trừ khi người đó trở nên không phù hợp, hãy sẵn sàng giúp người kia xử lý những cảm xúc đó một chút.
8. Kết thúc cuộc trò chuyện rõ ràng.
Những cuộc trò chuyện khó xử thường kết thúc theo một cách không kém phần khó xử. Sự không chắc chắn về việc liệu cuộc trò chuyện có thực sự kết thúc hay không, hay sự bối rối về điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, chỉ làm tăng thêm sự vụng về.
Nếu bạn định theo dõi điều gì đó, hãy nói rõ điều đó. Nếu bạn mong đợi người kia thực hiện thêm hành động, hãy bày tỏ sự mong đợi của bạn. Sau đó, kết thúc cuộc trò chuyện bằng cách nói điều gì đó như, 'Đó là tất cả những gì tôi muốn nói hôm nay. Hãy suy nghĩ về điều đó và liên hệ lại với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. '
