Nếu bạn sở hữu hoặc điều hành một doanh nghiệp có nhân viên và bạn đã tự thực hiện việc trả lương, thì có thể đã đến lúc cân nhắc việc tìm kiếm một công ty xử lý bảng lương. Tin tốt là việc xác định dịch vụ trả lương tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ không phức tạp vì những gì các công ty này làm khá đơn giản:
- Họ xử lý bảng lương của bạn - nghĩa là họ chia tiền lương và sau đó chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên hoặc in séc thực tế cho bạn, và
- Họ chuẩn bị các báo cáo thuế bắt buộc và định kỳ cũng như các khoản thanh toán thuế. Sau đó, họ cũng tạo ra tất cả các hồ sơ thuế cuối năm cần thiết, bao gồm cả W2 và 1099.
Nói rằng biên chế phải dễ dàng là đúng nếu tình huống của bạn rất đơn giản và dễ hiểu. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ và là nhân viên duy nhất - vẫn có một số yếu tố phức tạp mà bạn cần lưu ý khi lựa chọn dịch vụ hoặc phần mềm trả lương.
Ví dụ, một số năm trước, tôi điều hành một công ty xử lý bảng lương khu vực bên ngoài New York và rất ngạc nhiên về mức độ phức tạp của quy trình thiết lập đối với nhiều khách hàng của chúng tôi, hầu hết trong số họ là các doanh nghiệp nhỏ với chỉ một số nhân viên. Một số nhân viên được trả lương theo giờ trong khi những người khác là nhân viên làm công ăn lương. Tuy nhiên, trong khi hầu hết các khách hàng của chúng tôi là 'nhỏ', chúng tôi vẫn phải hết sức thận trọng (cũng như bạn) vì những sai lầm có thể phải trả giá đắt. Thật vậy, bất kể tình huống nào xảy ra, bất kỳ sai sót nào trong việc trả lương cho nhân viên, hoặc nhà cung cấp lợi ích, hoặc cơ quan thuế, tòa án, v.v. đều có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, điểm mấu chốt là bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào, việc lựa chọn dịch vụ trả lương phù hợp là rất quan trọng vì nó cần phải được thực hiện ngay, lần đầu tiên và mọi lúc.
Những gì chúng tôi đã tìm kiếm
Trước khi bắt đầu, chúng tôi đã tìm kiếm một số tính năng nhất định giúp chúng tôi xác định những dịch vụ trả lương tốt nhất làm được gì cho khách hàng của họ. Rõ ràng là chúng tôi đang tìm kiếm một dịch vụ có thể xử lý tối thiểu những vấn đề cơ bản về tính lương: những việc như trả lương cho nhân viên bằng tiền gửi trực tiếp hoặc séc in sẵn, chuẩn bị và nộp báo cáo thuế hàng quý và cuối năm, đồng thời thực hiện các khoản thanh toán tương ứng.
Định giá
Như với bất kỳ dịch vụ kinh doanh nào, giá cả luôn là yếu tố được xem xét hàng đầu. Nhưng làm thế nào để bạn biết những gì cần tìm để định giá trực quan? Đối với người mới bắt đầu, chúng tôi khuyên bạn nên tìm kiếm một dịch vụ cung cấp mức giá cơ bản đã định và sau đó thêm một khoản phụ phí được xác định trước dựa trên số lượng nhân viên sẽ được trả qua dịch vụ trả lương. 'Phí cơ bản' này thường bao gồm việc xử lý bảng lương của bạn, chuẩn bị hồ sơ thuế và thanh toán thuế bảng lương. Các tính năng bổ sung sẽ phải trả thêm phí.
Thận trọng: Nếu công ty trả lương không minh bạch về giá của họ thì bạn có thể muốn tiếp tục tìm kiếm của mình. Biết chính xác những gì bạn sẽ trả không phải là yêu cầu nhiều. Một số công ty công bố rõ ràng các khoản phí trên trang web của họ, nhưng cũng hiểu điều này - chúng tôi nhận thấy rằng hầu hết các công ty trả lương lớn, như Paychex và ADP, không công khai lắm về việc định giá trên trang web của họ và thay vào đó yêu cầu bạn nói chuyện với người bán hàng đại diện để nhận báo giá. Do đó, mục đích của cuộc gọi bán hàng không nên gây ngạc nhiên: Họ muốn bán thêm cho bạn. Điều đó nói rằng, chúng tôi đã làm không phải thấy những cuộc gọi bán hàng này là một sự ngăn cản lớn.
Bảo lãnh nộp thuế
Lý do chính để thuê một công ty xử lý bảng lương là để giúp bạn giải quyết việc trả lương (duh!), Nhưng cũng để hỗ trợ bạn với chính phủ, thuế và hồ sơ thuế. Do đó, một điều bổ sung cần tìm là đảm bảo rằng bạn sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ sai lầm nào mà bộ xử lý gây ra; những điều như bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ thuế hoặc không thực hiện các khoản thanh toán thuế (nếu họ là lỗi của nhà cung cấp dịch vụ.) Cuối cùng, bạn phải chịu trách nhiệm về việc này với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ, nhưng bạn nên có một số yêu cầu nếu người khác mắc sai lầm
Dễ sử dụng
Đây là chìa khóa. Với hầu hết tất cả các công ty xử lý bảng lương, bạn phải tự mình thực hiện công việc nhập dữ liệu và công ty tính lương sẽ đảm nhận tất cả các hoạt động back-end. Như vậy, một điều cần chú ý là một hệ thống cung cấp một hệ thống nhập dữ liệu dễ dàng, trực quan. Nếu hệ thống khó sử dụng, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để tính lương.
Các tính năng khác cần tìm
Luôn luôn có những thứ cụ thể cho các ngành riêng lẻ hoặc bạn có thể có một số tính năng cụ thể mà bạn cần phải đáp ứng (như thanh toán tiền boa hoặc chi phí công việc cụ thể.) Đảm bảo rằng bạn ghi nhớ những điều này khi thực hiện phân tích của mình và, nếu bạn có một cuộc gọi với một trong những người đại diện của họ, hãy nhớ thông báo những điều này trong cuộc gọi. Bạn cần biết rằng bất kỳ công ty nào bạn chọn cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cá nhân của bạn. Hãy nhớ rằng mặc dù hệ thống càng linh hoạt, thường thì càng tốn kém.
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Dịch vụ tính lương cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Các dịch vụ xử lý bảng lương tốt nhất
QUẢNG CÁO
QUẢNG CÁO là công ty xử lý bảng lương lớn nhất và có lẽ là nổi tiếng nhất ở Hoa Kỳ. ADP cung cấp dịch vụ cho các công ty khác nhau, từ các doanh nghiệp nhỏ có một hoặc hai nhân viên cho đến các doanh nghiệp đa quốc gia trên 1.000 nhân viên trở lên.
Với dịch vụ dành cho doanh nghiệp nhỏ từ ADP, bạn sẽ nhận được phần mềm và dịch vụ tính lương, khai thuế mà bạn mong đợi, ngoài ra còn có một số đặc quyền tốt như theo dõi thời gian và chuyên cần, lập kế hoạch phúc lợi và dịch vụ bảo hiểm. Họ cũng cung cấp (với một khoản phí bổ sung) nhiều tùy chọn khác nhau để trả tiền cho nhân viên của bạn, bao gồm gửi tiền trực tiếp, thẻ VISA trả trước, giao hàng không cần giấy tờ và thậm chí cả séc in sẵn đã được nhét trong phong bì. Gói doanh nghiệp nhỏ cơ bản cũng bao gồm việc khai thuế cuối năm cũng như chuẩn bị W2s và 1099s.
Như đã chỉ ra, bạn sẽ cần phải thực sự nói chuyện với đại diện để nhận báo giá từ ADP, nhưng từ góc độ sản phẩm, họ cung cấp dịch vụ đẳng cấp thế giới.
Paychex
Công ty xử lý bảng lương thực sự lớn khác là Paychex . Paychex cung cấp dịch vụ trả lương cho các nhà tuyển dụng từ vừa đến lớn, cũng như các công ty nhỏ (dưới 50 nhân viên) với một sản phẩm có tên là 'Paychex Flex.' Đây là một hệ thống dựa trên đám mây mà bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào và nó cho phép bạn xử lý bảng lương chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Với Paychex, cũng như Like ADP, để bạn nhận được báo giá, bạn sẽ cần phải thực sự nói chuyện với một người. Và, cũng giống như ADP, Paychex cung cấp một loạt các dịch vụ bổ sung như dịch vụ nhân sự, PEO (Tổ chức nhà tuyển dụng chuyên nghiệp), hệ thống kế toán và thậm chí cả các khoản vay cho doanh nghiệp nhỏ.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ trả lương hàng đầu, thì hai công ty trên là những công ty đại chúng có uy tín và chất lượng cao nhất hiện có. Nếu bạn muốn đảm bảo, cũng như một công ty sẽ làm việc để cải thiện sản phẩm của mình, bạn không cần phải nhìn xa hơn hai điều này. Nhưng lưu ý, bạn sẽ phải trả một khoản phí bảo hiểm cho thương hiệu và sản phẩm của họ. Nếu giá thấp là quan trọng, hãy tiếp tục đọc.
SurePayroll
SurePayroll thuộc sở hữu của Paychex và phục vụ cho các nhà tuyển dụng nhỏ. SurePayroll cung cấp nền tảng dựa trên đám mây, gửi tiền trực tiếp, cuống phiếu thanh toán trực tuyến, cũng như các dịch vụ khai thuế. Đáng chú ý và độc đáo, không có phí thiết lập và bạn có thể tìm thấy báo giá thực tế trên trang web.
Đây là một ví dụ: Tôi đã hoàn thành biểu mẫu ước tính trên trang SurePayroll, cho biết rằng tôi điều hành một công ty có năm nhân viên, trả lương cho họ hai lần một tháng và không có nhu cầu đặc biệt (như thanh toán tiền boa). Báo giá mà tôi nhận được là 49,99 đô la mỗi tháng và 5 đô la cho mỗi nhân viên mỗi tháng. Điều này cũng bao gồm quá trình xử lý không giới hạn, vì vậy nếu tôi trả lương cho nhân viên của mình hàng tuần, nó sẽ là mức giá tương tự. Đối với công ty nhỏ năm nhân viên của tôi, báo giá phí mà tôi nhận được là $ 74,99 mỗi tháng để xử lý bảng lương của tôi. Ngọt.
Bảng lương vuông
Square cũng cung cấp một giải pháp dựa trên đám mây. Một điều thú vị về Square là nó cung cấp khả năng cho nhân viên tự thiết lập hệ thống trả lương, điều này rất tốt từ góc độ dễ sử dụng. Square cung cấp tất cả các dịch vụ từ một công ty xử lý bảng lương mà bạn mong đợi và rất rõ ràng về giá dịch vụ của công ty đó.
Sử dụng cùng một ví dụ về năm nhân viên như trên, tổng chi phí cho việc đăng ký là $ 50, rẻ hơn một phần ba so với Sure Payroll. Cụ thể, khoản phí dành cho đăng ký hàng tháng là 25 đô la cộng với 5 đô la cho mỗi nhân viên.
Một lời cảnh báo là Square hiện chỉ bao gồm 19 tiểu bang, vì vậy nếu bạn không ở một trong số đó hoặc bạn có nhân viên ảo ở một trong những tiểu bang mà họ hiện không cung cấp dịch vụ, bạn sẽ cần tìm một nhà cung cấp khác.
Bảng lương Sage
Sage được báo cáo là có tỷ lệ giữ chân khách hàng cao nhất trong ngành và đó không phải là điều nhỏ.
Sage có các sản phẩm được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô khác nhau. Đối với các doanh nghiệp có ít hơn 10 nhân viên, sản phẩm của họ được gọi là 'Sage Payroll Essentials.' Sage Payroll Essentials bao gồm tiền gửi trực tiếp, nộp hồ sơ thuế và thanh toán, dịch vụ khách hàng trực tuyến (qua trò chuyện), truy cập trực tuyến để nhận cuống phiếu thanh toán, W2 và 1099. Một tính năng đặc biệt hay là nó có giao diện trực tiếp với QuickBooks và điều đó thực sự đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ của bạn. Chi phí của Essentials là $ 49,95 mỗi tháng.
Nếu bạn cần thứ gì đó mạnh mẽ hơn, dịch vụ trả lương đầy đủ tính năng của Sage sẽ cạnh tranh với các công ty trả lương nổi tiếng hơn. Nó bao gồm theo dõi thời gian và tham dự, tuân thủ nhân sự, kế hoạch 401k, xác minh số An sinh xã hội và khả năng xuất sổ cái chung được mở rộng. Để định giá dịch vụ đầy đủ của họ, bạn sẽ cần yêu cầu báo giá.
Thực sự có hàng chục công ty xử lý bảng lương khác. Chúng tôi quyết định tập trung sự chú ý của mình vào các công ty nổi tiếng lớn hơn này, chủ yếu để minh họa một số điểm khác biệt chính mà bạn nên biết. Chúng tôi khuyên bạn ngoài việc kiểm tra các công ty này, bạn nên truy cập vào Google và thực hiện tìm kiếm ' xử lý bảng lương gần tôi 'Điều này sẽ cung cấp cho bạn danh sách các nhà cung cấp dịch vụ trong khu vực của bạn.
Điểm mấu chốt
Các dịch vụ trả lương mà chúng tôi giới thiệu ở trên đều là những dịch vụ rất tốt và bạn có thể sẽ hài lòng với bất kỳ dịch vụ nào trong số đó. Có, bạn sẽ cần phải làm một chút công việc và có một số cuộc trò chuyện, nhưng nhờ một bên thứ ba xử lý tiền lương và thuế của bạn sẽ giúp bạn giải phóng bạn để làm những việc quan trọng hơn trong doanh nghiệp của mình.
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Dịch vụ tính lương cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Ghi chú của người biên tập: Tìm kiếm Dịch vụ tính lương cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
