Chỉ cần kích hoạt ứng dụng email của bạn cũng khiến đôi vai của bạn căng lên. Và sự phấn khích cho kỳ nghỉ sắp tới bị tàn lụi bởi ý nghĩ được chào đón về nhà bởi hàng ngàn email chưa được trả lời.
Nếu việc đọc và trả lời email khiến bạn kiệt sức và bị áp bức, thì đã đến lúc kiểm soát hộp thư đến của bạn .
Điều này không hoạt động
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn nhấp vào các tin nhắn cụ thể để xem điều gì đang xảy ra. Đôi khi, bạn trả lời. Đôi khi bạn đánh dấu một cái gì đó là đã đọc. Các tin nhắn khác bạn đã đọc sau đó đóng lại, có thể là 'gắn dấu sao', với ý định quay lại với chúng sau này.
Điều này không hiệu quả vì bạn gần như không bao giờ quay lại với chúng. Trong khi đó, những email mới đến sẽ đẩy những email cũ xuống sâu hơn trong danh sách ... và xa rời ý thức của bạn.
Khi hộp thư đến của bạn trở nên lộn xộn và đầy ắp, tâm trí của bạn cũng vậy. Và tất cả những email không mong muốn đó đều xoáy vào tâm trí bạn như Thanh gươm của Damocles.
Không có gì ngạc nhiên khi bạn không thể tập trung. Không có gì ngạc nhiên khi tin nhắn lọt qua các khe nứt. Không có gì ngạc nhiên khi bạn đang căng thẳng.
Thay đổi cách bạn nghĩ về hộp thư đến của mình
Hai sự thay đổi mô hình đơn giản có thể có tác động kiến tạo đến hộp thư đến của bạn:
Mô hình Shift # 1: Email không nên ở trong hộp thư đến của bạn.
Hãy coi hộp thư đến của bạn như quầy bếp và hộp thư đến chứa đầy tin nhắn mới như một túi hàng tạp hóa lớn. Bạn sẽ không để những món hàng tạp hóa đó trên quầy, phải không?
Không, bạn để đồ dễ hỏng trong tủ lạnh, đồ hộp trong tủ, đường và bột mì trong tủ đựng thức ăn. Bạn có được ý tưởng.
Vậy tại sao bạn lại để tất cả những email đó trong hộp thư đến của mình? Bỏ chúng đi!
Mô hình Shift # 2. Tốt hơn là tìm kiếm hơn là sắp xếp.
Đã có lúc, bạn phải sắp xếp từng email vào một số loại cấu trúc thư mục phức tạp. Nhưng những ngày đó đã qua lâu rồi.
Cách tốt nhất để 'loại bỏ' email những ngày này là, ngay sau khi bạn xử lý xong, hãy lưu trữ nó.
Bây giờ, đừng lo lắng, tin nhắn vẫn chưa biến mất. Bạn có thể tìm thấy nó bất cứ khi nào bạn muốn bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm của ứng dụng email.
Đưa những thay đổi mô hình này hoạt động
Làm thế nào để bạn áp dụng những mô hình nền tảng này? Tôi muốn mượn một khuôn khổ mà người bạn Ari Meisel của tôi mô tả trong cuốn sách của anh ấy, Làm ít hơn, sống nhiều hơn .
Bất cứ khi nào bạn ngồi để kiểm tra email của mình, bạn phải làm gì đó với từng email.
Một lưu ý nhỏ là hãy tắt thông báo qua email của bạn và không kiểm tra email mới sau mỗi năm phút. Chặn, nói 30 phút một lần và chỉ kiểm tra email 2-3 lần một ngày.
Bây giờ khi bạn đang xem một email mới, hãy thực hiện ngay một trong những thao tác sau:
Đối phó với nó
Nếu chỉ mất 1-3 phút, hãy tiếp tục và trả lời email. Sau đó, lưu trữ nó.
Xóa đi
Nếu bạn không có hành động nào đối với email, thì hãy loại bỏ nó bằng cách lưu trữ nó. Trên thực tế, bạn 'xóa' email khỏi hộp thư đến của mình nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy email đó sau này nếu cần.
Trì hoãn nó
Bây giờ, nếu bạn cần trả lời email nhưng bạn không thể thực hiện việc đó vào thời điểm chính xác này, thì bạn có thể hoãn lại bằng một trong số các cách sau:
- Di chuyển nó vào một thư mục Việc cần làm
- Thêm email vào Gmail Task (hoặc một tính năng tương tự trong ứng dụng email của bạn)
- Gửi nó qua email đến tài khoản Asana của bạn, để biến nó thành một nhiệm vụ
- Sử dụng Boomerang, một plugin miễn phí, để gửi email lại cho bạn vào một ngày trong tương lai
Bằng cách làm theo các bước trên, email của bạn sẽ ngừng tích lũy trong hộp thư đến của bạn.
Đi đâu từ đây
Từ bây giờ, hãy thực hiện từng phần email để xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn: Xử lý, Xóa (lưu trữ) hoặc Trì hoãn. Dù bạn làm gì với những email mới của mình, đừng để chúng nằm trong hộp thư đến của bạn!
Và còn những email tồn đọng trong hộp thư đến của bạn thì sao?
Chọn ngưỡng hoặc khoảng thời gian khi email ở một độ tuổi nhất định không còn quan trọng nữa. Ví dụ: lấy tất cả các email cũ hơn sáu tuần (hoặc bất kỳ ngưỡng nào bạn chọn), đánh dấu chúng là đã đọc và lưu trữ chúng.
Đối với những email còn lại, hãy cất chúng đi, một lần và mãi mãi.
Quá trình này có thể mất vài giờ, nhưng trước khi bạn biết điều đó, bạn đã đạt được Inbox Zero.
Hộp thư đến của bạn - cũng như tâm trí của bạn - đã trở nên gọn gàng. Bây giờ bạn có thể thoải mái và tận hưởng email một lần nữa.
