Có những ngày tôi cảm thấy mình chìm trong email. Tôi chỉ không thể trả lời từng cái một kịp thời. Vì vậy, cuối cùng khi tôi có thể dành thời gian để trả lời những email đó, ngón tay của tôi sẽ tự động bắt đầu nhập cụm từ này: 'Xin lỗi vì đã trả lời chậm trễ ...'
Tôi biết tôi không đơn độc.
Năm từ này đã trở nên quá phổ biến trong văn hóa email, thậm chí chúng còn là chủ đề của một chuyên mục Chửi và thì thầm trào phúng gần đây trong Người New York của Susanna Wolff.
Xin lỗi vì đã ngừng trả lời. Tôi đã mở e-mail của bạn trên điện thoại của tôi trong khi hẹn hò của tôi trong phòng tắm, nhưng sau đó tôi thấy rằng nó yêu cầu nhiều hơn một câu trả lời 'có' hoặc 'không', quyết định rằng đó là quá nhiều việc, đánh dấu là chưa đọc, và sau đó đã quên nó hoàn toàn cho đến tận bây giờ!
Sự thôi thúc đưa ngôn ngữ xin lỗi vì sự chậm trễ trả lời vào mỗi email tôi trả lời rất mạnh mẽ. Ngay cả khi tôi trả lời nhanh chóng như ngày hôm sau, tôi cảm thấy bản thân mình phải xin lỗi vì câu trả lời chậm trễ của mình.
Chúng ta cần ngừng nói điều đó, như Melissa Dahl đã chỉ ra Khoa học của chúng tôi . Bởi vì các email hiếm khi đủ khẩn cấp để yêu cầu chúng tôi xin lỗi vì đã trả lời chúng một cách chậm trễ. Vấn đề thực sự của việc xin lỗi vì không trả lời ngay mọi email? Nó đặt tiền lệ rằng chúng tôi phải trả lời ngay lập tức mọi email. Nếu bạn trả lời trong một khung thời gian hợp lý, bạn có gì để xin lỗi?
Nhưng vì xin lỗi-vì-sự-trả-lời-chậm-trễ là quá phổ biến, chúng ta làm thế nào để phá bỏ thói quen này? Đây là một vài ý tưởng.
Chặn thời gian gửi email của bạn
Chúng tôi không thể trả lời ngay lập tức tất cả các email khi chúng đến. Điều này dẫn đến việc chúng tôi phải ép những thư trả lời đó vào bất cứ khi nào chúng tôi có thời gian, điều này có thể là một lúc, điều này có thể dẫn chúng tôi vào cái bẫy xin lỗi-trả lời chậm trễ nguy hiểm.
Thay vào đó, hãy thử chặn một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày mà bạn trả lời email. Bằng cách tuân theo hệ thống danh sách việc cần làm chặn theo thời gian, bạn sắp xếp các khoảng thời gian nhất định trong ngày cho một số công việc nhất định. Không cần phải trả lời email đó ngay lập tức hoặc cố gắng nhớ để trả lời sau. Thay vào đó, hãy trả lời trong khoảng thời gian trong ngày mà bạn đã chỉ định để gửi email. Chuyên gia quản lý thời gian Kevin Kruse nói: 'Khi chúng ta đặt tất cả các nhiệm vụ của mình vào một ngày, giờ và khoảng thời gian cụ thể, chúng ta sẽ ngủ ngon hơn khi biết rằng mọi thứ cần hoàn thành đã ở đúng vị trí của nó. Công ty nhanh .
Chỉ cần ngừng nói xin lỗi
Nếu bạn muốn trở nên lạnh nhạt và ngừng xin lỗi một lần và mãi mãi, có một plugin Chrome dành cho Gmail có thể giúp bạn. Nó giống như kiểm tra chính tả, nhưng thay vì bắt lỗi chính tả, nó bắt chính xác các từ như 'xin lỗi' và 'chỉ.' Gọi là Chỉ là không xin lỗi , plugin sẽ cảnh báo bạn nếu bạn đang nhập email và nhập 'xin lỗi' mà không cần suy nghĩ nhiều về lý do bạn xin lỗi.
Đặt cơ hội vào người gửi
Một số email có thể yêu cầu trả lời nhanh. Nhưng thật khó để lội qua vùng biển đó là hộp thư đến của bạn và biết chính xác đó là những hộp thư đến.
Vì vậy, nhà kinh tế học hành vi Dan Ariely đã đưa ra một giải pháp. Để giúp ưu tiên mức độ khẩn cấp của khoảng 300 email mà anh ấy nhận được mỗi ngày, thư trả lời tự động của anh ấy yêu cầu người gửi điền vào biểu mẫu. Trong biểu mẫu, người gửi phải cung cấp thêm chi tiết về yêu cầu của họ, bao gồm cả thời điểm họ mong đợi phản hồi. Số lượng người yêu cầu phản hồi ngay lập tức? Chỉ hai phần trăm.
'Với email, chúng tôi coi mọi thứ như thể chúng tôi đang vội', Ariely nói khi anh là khách mời trên Của Bloomberg Kế hoạch trò chơi tệp âm thanh. 'Có một sự khác biệt rất lớn giữa quan trọng và khẩn cấp.'
