Vì Slack đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất tại nơi làm việc, nên rất có thể bạn đang sử dụng nó trong công việc của mình. Cũng có khả năng bạn hoặc người nào đó bạn làm việc cùng đã phát triển một vài thói quen xấu trong Slack không chỉ khiến nhóm của bạn thất vọng mà còn làm giảm năng suất.
Tôi sử dụng Slack hàng ngày và mặc dù tôi đồng ý rằng nó có một số lợi ích - đặc biệt là đối với những người làm việc từ xa - điều đó có thể khiến bạn bực bội khi nhóm của bạn không có một bộ nguyên tắc hoặc quy tắc chung của Slack. Với suy nghĩ đó, đây là bảy điều bạn nên ngừng làm trên Slack ngay bây giờ và những gì bạn nên làm thay vào đó.
1 kênh
Có những lúc hoàn toàn thích hợp để gửi tin nhắn và thông báo cho toàn bộ kênh. Tuy nhiên, những thời điểm đó rất hiếm và thông thường, tốt hơn là bạn chỉ nên đăng thông điệp của mình hoặc gắn thẻ những người thích hợp. Tương tự với @ tại đây. Trừ khi bạn có một thông báo khẩn cấp cần sự chú ý của mọi người trong kênh, hãy sử dụng các thẻ này một cách tiết kiệm.
2. Gửi nhiều tin nhắn liên tiếp
Bạn đã thấy nó trước đây. Trên thực tế, chắc chắn bạn đã làm được. Bạn gửi một loạt tin nhắn liên tiếp, thay vì soạn tin nhắn một cách cẩn thận trong một bài. Nó có vẻ không phải là một vấn đề lớn, ngoại trừ Slack đủ khó để tìm kiếm và giữ mọi thứ được ngăn nắp. Giúp nhóm của bạn bằng cách tổng hợp các thông báo đó thành một bài đăng. Đặc biệt nếu đó là DM. Không ai muốn có nhiều thông báo liên tiếp. Ngoài ra, nếu tôi muốn trả lời trong một chủ đề thì sao? Tôi nên trả lời tin nhắn nào?
3. Trả lời trong kênh thay vì trong một chuỗi
Nói về những chủ đề đó, hãy sử dụng chúng. Đừng chỉ thả câu trả lời của bạn vào kênh, mà hãy dành nửa giây cần thiết để nhấp vào biểu tượng 'bắt đầu một chuỗi' nhỏ đó và bắt đầu một chuỗi. Slack chủ yếu là một luồng tiếng ồn liên tục, vì vậy điều ít nhất mà bất kỳ ai trong chúng ta có thể làm là cố gắng và giữ mọi thứ có tổ chức. Hãy tử tế với các thành viên trong nhóm của bạn và sử dụng chủ đề.
4. Đăng cùng một thông báo trên nhiều kênh
Nếu công ty của bạn sử dụng nhiều kênh cho các nhóm khác nhau, có vẻ như việc đăng các thông điệp quan trọng ở nhiều nơi có vẻ hợp lý. Tuy nhiên, vấn đề là điều đó không chỉ có nghĩa là một số người sẽ phải lọc tiếng ồn nhiều hơn, mà nó còn có nghĩa là bạn sẽ kết thúc cuộc trò chuyện về những vấn đề quan trọng đó ở những nơi khác nhau.
Thay vào đó, hãy tận dụng lợi thế của việc Slack cho phép bạn sao chép liên kết đến một bài đăng và chỉ cần chia sẻ liên kết đó trên kênh khác. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm muốn tham gia vào cuộc trò chuyện có thể chỉ cần nhấp qua tin nhắn ban đầu. Đó cũng là một lý do chính đáng để có kênh 'Thông báo' trung tâm cho toàn bộ tổ chức của bạn, vì vậy bạn có một nơi tự nhiên để đăng thông tin quan trọng.
5. Sử dụng DM nhóm
Gửi một tin nhắn trực tiếp cho một nhóm nhỏ người có vẻ là một ý tưởng tuyệt vời. Bạn chỉ có thể nhắc những người cần biết vào một cuộc trò chuyện, đặc biệt nếu cuộc trò chuyện đó nhạy cảm. Tuy nhiên, có một số vấn đề, chẳng hạn như thực tế là bạn chỉ có thể có rất nhiều DM đang hoạt động, có nghĩa là cuối cùng, cuộc trò chuyện quan trọng đó sẽ không xuất hiện trong điều hướng. Bạn có bao giờ cố gắng tìm kiếm DM nhóm sau này không? Nếu bạn không nhớ chính xác ai đã ở trong đó, hãy quên nó đi.
Ngoài ra, bạn không thể thêm ai đó vào DM nhóm sau thực tế, có nghĩa là thật khó để đưa người khác vào cuộc trò chuyện khi bạn nhận ra mình cần thêm thông tin. Thay vào đó, tốt hơn là bạn nên tạo một kênh riêng với một nhóm nhỏ cho những cuộc trò chuyện đó.
6. Đặt mọi cuộc trò chuyện ở chế độ công khai
Một trong những nguyên tắc mà những người ủng hộ Slack thường ủng hộ là có mọi cuộc trò chuyện trong các kênh công khai vì lợi ích của sự minh bạch và cộng tác. Tuy nhiên, một số cuộc trò chuyện không nên công khai. Một số có bản chất cá nhân và nên được xử lý trong DM hoặc thậm chí tốt hơn, trực tiếp. Các cuộc trò chuyện khác có thể không nhạy cảm, nhưng không liên quan đến bất kỳ ai không trực tiếp tham gia, và như vậy chỉ tạo thêm tiếng ồn.
7. Không xác nhận tin nhắn
Hoàn toàn hợp lý khi bạn muốn một chút yên bình và tĩnh lặng từ dòng thông báo Slack liên tục. Tuy nhiên, nếu ai đó gửi cho bạn một tin nhắn, đặc biệt là một tin nhắn trực tiếp, thì đó chỉ là một phép xã giao ít nhất là giảm bớt một chút xác nhận. Ngay cả khi bạn không thể trả lời hoặc xử lý bất kỳ yêu cầu nào, một biểu tượng cảm xúc dấu kiểm đơn giản sẽ giúp bạn thực hiện một chặng đường dài.
