Các công ty dựa vào dữ liệu để thông báo tất cả các loại quyết định hàng ngày, từ các quyết định kinh doanh chiến lược dài hạn đến các hoạt động hàng ngày. Nhưng còn về giao diện của văn phòng và trải nghiệm tổng thể được tạo ra cho nhân viên thì sao? Tạo chiến lược thiết kế nơi làm việc là một trong những lĩnh vực mà các quyết định dựa trên dữ liệu có thể giúp tạo ra trải nghiệm cho nhân viên nhằm thúc đẩy năng suất và sự hài lòng.
Theo Khảo sát về Môi trường làm việc Capital One năm 2019, 90% nhân viên đồng ý rằng họ có thể thực hiện công việc tốt hơn ở những nơi làm việc được thiết kế tốt. Thiết kế đẹp có nghĩa là gì? Nó đòi hỏi phải cung cấp các yếu tố thiết kế mà nhân viên muốn nhìn thấy ở nơi làm việc, như màu sắc đậm và tác phẩm nghệ thuật, nhưng nó còn vượt xa việc chỉ tạo ra thiết kế đẹp mắt. Khám phá chính xác nơi làm việc được thiết kế tốt trông như thế nào đối với công nhân của công ty, từ góc độ chức năng, là chìa khóa để hiểu loại chiến lược thiết kế và lợi ích cần thực hiện. Việc thu thập thông tin chi tiết để cung cấp thông tin cho quá trình này có thể đơn giản như việc quan sát nhân viên khi họ di chuyển về không gian và giải quyết các dự án khác nhau trong ngày.
Quan sát để hiểu rõ hơn
Việc sử dụng không gian chung, như không gian để cộng tác hoặc làm việc một mình, là một lĩnh vực mà thông tin chi tiết có thể đặc biệt hiệu quả. Khi nói đến các loại không gian mà mọi người muốn nhìn thấy tại nơi làm việc của họ, 77% đồng ý rằng họ hoạt động tốt hơn khi có không gian để cộng tác, trong khi 88% nói rằng điều đó đúng khi họ có không gian cho công việc tập trung, chú trọng. Gần một nửa (45%) muốn có không gian bên cạnh bàn làm việc truyền thống của họ để làm việc một mình.
Để đảm bảo nơi làm việc đáp ứng được những ưu đãi này, các nhà lãnh đạo có thể kiểm tra cách người lao động sử dụng không gian trong văn phòng để cộng tác và làm việc một mình. Trong một số trường hợp, họ có thể nhận thấy các hành vi, chẳng hạn như không gian hội nghị không được sử dụng thường xuyên, cho thấy rằng cấu hình hoặc bản thân đồ nội thất không hỗ trợ cách nhân viên hiện đang làm việc. Có một khoảng cách giữa ý định và việc sử dụng hàng ngày.
Sử dụng những thông tin chi tiết này để cập nhật đồ nội thất nhằm phản ánh nhu cầu của lực lượng lao động là một thay đổi tương đối đơn giản có thể có tác động tích cực đến năng suất của nhân viên trong suốt cả ngày. Trên thực tế, gần 3/4 (73%) nói rằng việc sử dụng các tùy chọn không gian làm việc linh hoạt dẫn đến những ý tưởng tốt nhất của họ. Đảm bảo cung cấp các tùy chọn phù hợp là rất quan trọng và cho phép nhân viên thực hiện công việc của họ tốt hơn.
Thực hiện chiến lược thiết kế nơi làm việc, thậm chí là một chiến lược do dữ liệu thúc đẩy, là một quá trình lặp đi lặp lại thay đổi theo thời gian dựa trên xu hướng và sở thích cũng như phong cách làm việc của nhân viên. Việc quan sát và thu thập thông tin đầu vào về cách nhân viên đang sử dụng không gian làm việc hợp tác và cá nhân trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng tất cả các chiến lược thiết kế trong tương lai đều đáp ứng nhu cầu của nhân viên, cho phép họ thực hiện công việc của mình tốt hơn và cuối cùng là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Đầu vào bên trong và bên ngoài
Lắng nghe phản hồi của nhân viên là một cách khác để thu thập dữ liệu, một phần quan trọng trong việc triển khai thành công chiến lược thiết kế. Lãnh đạo có thể khuyến khích nhân viên ở tất cả các cấp chia sẻ ý kiến của họ về những gì đang làm và những gì còn thiếu ở nơi làm việc của họ để tìm ra các lĩnh vực cho cơ hội và thay đổi mà cuối cùng có thể cải thiện năng suất.
Ngoài việc lắng nghe nhân viên, điều quan trọng đối với các công ty là phải nắm bắt được các xu hướng bên ngoài để thúc đẩy nỗ lực tuyển dụng và giữ chân nhân tài hàng đầu. Theo Khảo sát Môi trường Làm việc, 61% mong đợi giờ làm việc linh hoạt từ công ty tiếp theo mà họ làm việc. Khi nói đến các yếu tố thiết kế mà họ muốn thấy nhất trong nơi làm việc của mình, 58% muốn có ánh sáng tự nhiên và 50% muốn có không gian để nghỉ ngơi và thư giãn. Dữ liệu bên ngoài có thể là yếu tố chính trong việc xác thực chiến lược hiện tại của công ty và cân bằng những gì nhân viên hiện tại và tương lai muốn thấy ở nơi làm việc của họ.
Việc sử dụng dữ liệu để cung cấp thông tin về thiết kế nơi làm việc của công ty, giống như bất kỳ lĩnh vực nào khác của doanh nghiệp, có thể dẫn đến chiến lược sâu hơn và hiệu quả hơn, tác động tích cực đến nhân viên và cuối cùng là khách hàng.
