Nó không phải là dễ dàng như nó trông.
Mọi người đều muốn làm công việc vĩ đại, nhưng không nhiều người hiểu những gì cần thiết để làm được công việc vĩ đại. Đó chỉ là một lý do tại sao, trong khi những ý tưởng hay thì rất ít, những người và công ty có thể thực hiện những ý tưởng tốt lại rất ít và xa vời.
Amazon là một trong những công ty như vậy: Trong nhiều thập kỷ, 'Cửa hàng mọi thứ' đã xây dựng một thành tích tuyệt vời về khả năng thực hiện những ý tưởng tuyệt vời.
Một lý do tại sao:
Bezos đã dạy nhân viên 'xác định phạm vi.'
Phạm vi vấn đề
Trong thuật ngữ quản lý dự án, 'phạm vi' được sử dụng để mô tả chi tiết những gì liên quan đến một công việc, cùng với lượng thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành công việc đó.
Cho dù làm việc trên một dự án phức tạp hay thậm chí một nhóm nhiệm vụ nhỏ, việc xác định phạm vi là cực kỳ quan trọng.
Làm như vậy, như Bezos đã giải thích trong một bức thư gửi cổ đông trước đây, yêu cầu đầu tiên nhận ra kết quả 'tốt' trông như thế nào. Sau đó, bạn phải hiểu và có những kỳ vọng thực tế về việc sẽ mất bao nhiêu công sức để đạt được kết quả đó.
Điều này rất quan trọng bởi vì nhiều công việc khó hơn, liên quan nhiều hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành hơn mọi người tưởng tượng.
Để minh họa, Bezos kể lại câu chuyện của một người bạn đã học cách trồng cây chuối đúng cách. Cô ấy đã kết thúc việc thuê một huấn luyện viên, người nói với cô ấy rằng hầu hết mọi người nghĩ rằng họ có thể thành thạo trồng cây chuối trong khoảng hai tuần, trong khi thực tế là mất khoảng sáu tháng.
Bezos nói: “Niềm tin phi thực tế về phạm vi - thường bị che giấu và không được biện minh - giết chết các tiêu chuẩn cao. 'Để đạt được các tiêu chuẩn cao cho bản thân hoặc là một phần của nhóm, bạn cần hình thành và chủ động truyền đạt những niềm tin thực tế về việc một điều gì đó sẽ trở nên khó khăn như thế nào.'
Bezos sau đó cung cấp một ví dụ về cách thức hoạt động của điều này tại Amazon.
Khi cần trình bày ý tưởng mới, nhân viên của Amazon không sử dụng PowerPoint. Thay vào đó, họ viết các bản ghi nhớ có cấu trúc tường thuật, có thể dài tới sáu trang.
'Không có gì đáng ngạc nhiên, chất lượng của những ghi nhớ này Bezos viết. 'Một số có vẻ trong sáng của những thiên thần đang hát. Họ rất xuất sắc và chu đáo và thiết lập cuộc họp để thảo luận chất lượng cao. Đôi khi chúng đến ở đầu kia của quang phổ. '
Bezos nói: Khi một bản ghi nhớ không tuyệt vời, thông thường người viết không có khả năng nhận ra tiêu chuẩn cao. Đúng hơn, đó là một kỳ vọng sai lầm vào phạm vi : Người viết tin rằng họ có thể viết một bản ghi nhớ kỹ lưỡng trong một hoặc hai ngày, hoặc thậm chí vài giờ.
Trên thực tế, Bezos nói, phải mất một tuần hoặc hơn.
Bezos nói: “Họ đang cố gắng hoàn thiện một cây chuối chỉ trong hai tuần. 'Các bản ghi nhớ tuyệt vời được viết và viết lại, chia sẻ với các đồng nghiệp được yêu cầu cải thiện công việc, dành ra một vài ngày, và sau đó chỉnh sửa lại với tâm thế tươi mới. Đơn giản là chúng không thể thực hiện trong ngày một ngày hai. '
Anh ấy tiếp tục: 'Điểm mấu chốt ở đây là bạn có thể cải thiện kết quả thông qua hành động đơn giản của phạm vi giảng dạy - rằng một bản ghi nhớ tuyệt vời có lẽ phải mất một tuần hoặc hơn.'
Có những lý do khác, điều quan trọng là phải xác định phạm vi công việc:
Động lực
Tính mới khi làm việc trên một cái gì đó mới mất đi khá nhanh chóng. Rất nhiều người đã bắt đầu trên con đường thành công, chỉ để từ bỏ trước khi gặt hái những gì họ gieo - bởi vì họ chỉ đơn giản là không hiểu những gì cần thiết để đạt được kết quả mà họ mong đợi.
Bằng cách xác định phạm vi, bạn có thể giúp tạo cho mình động lực cần thiết để tiếp tục - bởi vì bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì bạn đã làm và xem bạn phải đi bao xa.
Chấp hành
Mọi công ty và mọi dự án đều có một tập hợp các nhiệm vụ bất thành văn mà mọi người đều cho rằng sẽ hoàn thành, ngay cả khi không ai biết ai sẽ thực hiện chúng.
Đoán xem nào? Những nhiệm vụ đó thường không được hoàn thành.
Việc xác định phạm vi giúp làm cho các nhiệm vụ đó trở nên rõ ràng, để ai đó đảm bảo rằng chúng đã hoàn thành.
Thống nhất
Như Bezos giải thích, nhiều công việc khó hơn, liên quan hơn hoặc mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành hơn mọi người tưởng tượng.
Có nhiều khả năng một nhóm thực sự đạt được kết quả tuyệt vời nếu tất cả mọi người tham gia đều hiểu cần bao nhiêu thời gian và nỗ lực.
Chuyển tiếp tiến độ
'Scope creep' là một thuật ngữ quản lý dự án khác mô tả cách các yêu cầu của công việc có xu hướng tăng lên theo thời gian.
Ví dụ: nếu bạn chịu trách nhiệm xây dựng một sản phẩm mới, bạn biết danh sách các tính năng được yêu cầu cho sản phẩm mới đó có thể phát triển nhanh như thế nào.
Tất nhiên, bạn có thể thêm các tính năng đó vào danh sách, nhưng nếu nó nằm ngoài phạm vi được xác định ban đầu cho sản phẩm, thì nó sẽ tốn kém: Sẽ mất nhiều thời gian hơn hoặc tăng ngân sách của dự án.
Việc xác định phạm vi giúp những người phụ trách không bị sa lầy bởi các yêu cầu bổ sung và tiếp tục tiến lên.
Giảm căng thẳng
Thật dễ dàng để tiếp nhận quá nhiều, nghĩ rằng có một cách để phù hợp với mọi thứ. Bạn nghĩ rằng thời gian sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu hoặc một công việc nào đó sẽ tự hoàn thành ...
Nó sẽ không.
Vì vậy, một trong hai công việc không hoàn thành ...
Hoặc nó không được hoàn thành theo cách nó nên ...
Hoặc nó được thực hiện, nhưng tại một chi phí quá lớn đối với bản thân hoặc người khác.
Ngược lại, khi xác định đúng phạm vi, bạn giảm bớt căng thẳng và giúp cuộc sống trôi chảy hơn.
Vì vậy, lần tới khi bạn cảm thấy thất vọng với công việc đang diễn ra, hãy lùi lại một chút - và lấy một trang ra khỏi sách vở của Jeff Bezos:
Xác định phạm vi.
Bởi vì mặc dù nó không dễ dàng như vẻ ngoài, nhưng nó chắc chắn có thể đạt được.
Bạn chỉ cần biết bạn đang đi đâu - và bạn đang dấn thân vào điều gì.
(Nếu bạn thích 'quy tắc phạm vi đơn giản', hãy chắc chắn đăng ký khóa học trí tuệ cảm xúc miễn phí của tôi, nơi tôi chia sẻ một quy tắc tương tự hàng tuần sẽ giúp bạn làm cho cảm xúc có lợi cho bạn thay vì chống lại bạn.)
