'Tôi không thể mở tài liệu bạn đã gửi cho tôi!'
Đây là một phàn nàn thường xuyên của người dùng Microsoft Office 2003 và phần mềm xử lý văn bản trước đó kể từ khi Microsoft ra mắt Office 2007 và giới thiệu định dạng .docx. Matt Brownell, biên tập viên tại Sáng kiến đình công , một công ty tiếp thị và quan hệ công chúng chủ yếu giao dịch với các diễn giả, tác giả và nhà tư vấn và sử dụng Microsoft Office 2003. 'Họ có xu hướng có máy tính xách tay mới và họ có phiên bản Office mới nhất và họ gửi cho chúng tôi bản lý lịch mà chúng tôi không thể mở được . '
Mặc dù Microsoft cung cấp một chương trình chuyển đổi miễn phí mà người dùng có thể tải xuống từ trang web của hãng, giống như nhiều người dùng Office 2003, Brownell và các đồng nghiệp của ông không háo hức sử dụng giải pháp này. Thay vào đó, các thực tập sinh tiềm năng được yêu cầu gửi lại lý lịch của họ dưới dạng tệp .doc. Nhưng Ictus có ít lựa chọn hơn khi khách hàng gửi tệp .docx. Và, Brownell phát hiện ra, vấn đề không chỉ giới hạn ở Microsoft Word. Có các tệp .pptx mới cho PowerPoint và tệp .xlsx cho Excel. Brownell nói: “Một ngày nọ, tôi đã giao một dự án cho một sinh viên thực tập để cô ấy viết một bảng tính. 'Nó đến dưới dạng tệp .xlsx. Tại thời điểm đó, cuối cùng tôi đã chấp nhận và tải xuống trình chuyển đổi, nhưng tôi không hài lòng về nó. '
'Tôi đã nâng cấp lên Microsoft Office 2008 dành cho Mac vào năm 2008, 'Kimberly Hathaway, đối tác quản lý tại Hathaway PR . 'Nhưng thứ' X 'này là gì? Nó gần như thể chúng ta không nên bận tâm đến việc nâng cấp. ' Cô lưu ý rằng hầu hết các khách hàng công nghệ cao đều có Office 2007 - nhưng chúng chỉ chiếm khoảng 10% công việc kinh doanh của cô. 'Phần còn lại, bạn thực sự không biết ai có Văn phòng mới và ai không,' cô nói. 'Chúng tôi làm rất nhiều việc với các ấn phẩm khu vực nhỏ hơn và họ không có phiên bản Office mới nhất.' Một khách hàng, một luật sư, đang sử dụng phiên bản WordPerfect cũ hơn, trình bày một loạt vấn đề khác.
Hathaway nói: “Tôi không muốn công ty của mình có vẻ cổ hủ. Theo suy nghĩ của cô, việc gửi tệp .doc cho người dùng Office 2007 có nguy cơ gửi thư đó. 'Nếu tôi thấy ai đó đang sử dụng .docx, thì tôi sẽ gửi tệp .docx.' Khi nghi ngờ, cô ấy sẽ gửi một tệp .doc để tránh làm xấu hổ những người sử dụng phiên bản Word cũ hơn. Để đảm bảo luôn có các tệp ở các định dạng cần thiết, chính sách đối với công ty của cô là lưu mọi tài liệu ở ba định dạng: .doc, .docx và .pdf.
'Từ một đến ba lần một tuần, chúng tôi gặp sự cố khi ai đó quên và gửi tệp .docx và chúng tôi phải gửi lại thứ gì đó ở định dạng cũ hơn', cô nói. 'Thật bực bội khi dành bao nhiêu thời gian và năng lượng cho việc định dạng ngu ngốc.'
Tại sao Microsoft thêm dấu x
Đối với những người dùng như Hathaway và Brownell, định dạng mới dường như nhằm gây khó chịu và buộc người dùng phải nâng cấp sớm hơn lên phần mềm mới nhất. Brownell nói: “Tôi nghĩ rằng ban đầu người dùng không tin rằng nó hoàn toàn không tương thích ngược với phiên bản cũ. 'Chúng tôi cho rằng đó là một vấn đề sẽ được khắc phục. Nếu có thể tạo ra định dạng mới này, tại sao họ không thể làm cho nó tương thích ngược? '
Nhưng việc tạo định dạng tương thích ngược có thể là điều không thể, vì với .docx, pptx và .xlsx, công ty đã thực hiện một thay đổi cơ bản trong cách tạo tệp của mình. Các định dạng tệp mới dựa trên Ngôn ngữ đánh dấu có thể mở rộng hoặc XML, một tiêu chuẩn tài liệu được công nhận rộng rãi.
Trên thực tế, việc chuyển sang .docx, .pptx và .xlsx là một phần trong quá trình chuyển sang tiêu chuẩn định dạng tệp cởi mở hơn cho Microsoft, cho phép các nhà phát triển dễ dàng tạo các ứng dụng có thể truy cập dữ liệu trong tài liệu Word (để chuyển sang một chẳng hạn như trang web), và cũng để giúp các phần mềm xử lý văn bản khác mở tài liệu Word dễ dàng hơn. Một số cho rằng Microsoft đã thực hiện động thái để cạnh tranh với các tệp Định dạng Tài liệu Mở (.odf), một định dạng mã nguồn mở phổ biến, đặc biệt là bên ngoài Hoa Kỳ. 'Phần mềm của chúng tôi hỗ trợ cả tệp .odf và .docx và cả tệp .pdf', Gray Knowlton, giám đốc nhóm sản phẩm Office dành cho các nhà phát triển tại Microsoft trả lời. 'Động thái mà chúng tôi đã thực hiện là cởi mở hơn và minh bạch hơn.'
Và các tệp dựa trên XML có những lợi thế khác, ông nói. Đối với một điều, chúng được nén nhiều hơn các tệp .doc. Ông nói: “Một tài liệu Word sử dụng định dạng .docx có thể bằng một nửa hoặc ba phần tư kích thước của nó dưới dạng tệp .doc. 'Điều đó giúp tiết kiệm không gian ổ cứng và băng thông. Ngoài ra, nếu bạn cố gắng mở một tệp bị hỏng ở định dạng .doc, Word sẽ không thể mở được. Rất nhiều dữ liệu đã bị mất theo cách đó. Khi bạn mở tệp .docx bị hỏng, tệp đó sẽ vẫn mở và bạn có thể xem và sử dụng tất cả các phần không bị hỏng. '
Dan Gookin, tác giả của Microsoft Word cho người giả (có cả hai phiên bản 2003 và 2007) đồng ý rằng, mặc dù nó khiến nhiều người dùng thất vọng, nhưng định dạng mới mang lại những lợi ích đáng giá. Ông nói: “Bạn không thể gắn bó với các định dạng tệp cũ mãi mãi. Và, anh ấy nói thêm, 'Bởi vì nó rất linh hoạt và có thể nâng cấp, tôi nghĩ rằng họ sẽ gắn bó với định dạng .docx trong một thời gian dài sắp tới.'
Đối phó với .doc và .docx
Nếu .docx vẫn ở đây, nhưng hầu hết người dùng vẫn sử dụng Word 2003, thì cách tốt nhất để quản lý xung đột định dạng tệp là gì? Dưới đây là một số chiến lược có thể hữu ích, tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng.
Nếu bạn sử dụng Word 2003:
•Tải xuống trình chuyển đổi.Cách đơn giản nhất để đối phó với .docx và các tệp dựa trên XML khác là tải xuống miễn phí của Microsoft người chuyển đổi . Sau khi được cài đặt, Office 2003 sẽ mở các tệp .doc, .xlsx và .pptx, với một vài giây tạm dừng để chuyển đổi.
•Sử dụng Google Documents. Tài liệu Google sẽ mở tệp .docx thông qua giao diện trực tuyến của nó. Nó miễn phí, mặc dù bạn phải tạo một tài khoản Google.
•Dùng thử Open Office.Phiên bản hiện tại của Mở văn phòng có thể mở tệp .docx và hoàn toàn miễn phí.
•Chờ mua Office 2007.Với việc phát hành Office 2010 dự kiến vào mùa hè này, việc đầu tư vào Office 2007 không có ý nghĩa gì ở thời điểm này. Mặt khác, nếu bạn tò mò, bạn có thể tải xuống miễn phí bản thử nghiệm của Office 2010 để chơi cùng.
Nếu bạn sử dụng Word 2007:
•Đặt .doc làm định dạng mặc định của bạn.Gookin nói: “Định dạng mới hơn rất có giá trị và tôi nghĩ mọi người nên chuyển sang nó. 'Nhưng hiện tại, bạn nên định cấu hình Office 2007 để lưu tệp ở định dạng .doc theo mặc định. Những người sử dụng phiên bản Word mới hơn có thể mở định dạng cũ hơn — và thậm chí có thể không nhận thấy sự khác biệt. '
