Hộp thư đến của Merlin Mann đầy lộn xộn. Điều đó thật xấu hổ đối với anh ta khi thừa nhận. Anh ấy là người đã phát minh ra khái niệm số không hộp thư đến.
Mann là một chuyên gia về năng suất, người đã khởi chạy trang web 43folders.com vào năm 2004. Anh ấy sớm bắt đầu rao giảng phúc âm về số không hộp thư đến trong các bài báo trên trang web của mình. Người New York đã mô tả nó như một 'hệ thống quản lý thư điện tử mang tính cách mạng.' Mann đã đưa ra một Google Tech Talk trên số không hộp thư đến. Nó bùng lên như cháy rừng.
Việc đạt được số không hộp thư đến trở nên được tìm kiếm nhiều đến mức ứng dụng cực kỳ phổ biến Hộp thư đã thiết kế toàn bộ chiến lược sản phẩm của mình xung quanh việc đạt số không hộp thư đến. Khi bạn đến đó, bạn nhận được một thông báo 'Bạn đã hoàn tất' đầy vinh quang trên một bức tranh đẹp. Hình ảnh sẽ thay đổi mỗi lần, đánh dấu trải nghiệm. (Dropbox đã mua lại Hộp thư và đóng cửa vào năm 2016.)
Nhưng Mann nói rằng chúng ta đang làm sai. Trong một cuộc phỏng vấn với Vương quốc Anh có dây , anh ấy giải thích tất cả chúng ta đều bỏ sót điểm không trong hộp thư đến như thế nào - và thay vào đó chúng ta nên làm gì.
Ngừng coi hộp thư đến là số 0 như một phương tiện để kết thúc.
Chính xác thì điều gì rất hữu ích khi đạt được số không hộp thư đến? Có thể nói rằng bạn đã làm được. Nó cảm thấy tốt. Tuy nhiên, do số lượng email chúng tôi nhận được những ngày này, có lẽ đó không còn là một mục tiêu đáng ngưỡng mộ nữa.
Khi Mann lần đầu tiên công bố khái niệm số không hộp thư đến, anh ấy có một hộp thư đến. Ngày nay, chúng tôi có hàng tá khác có thể được coi là hộp thư đến.
Email công việc
Email cá nhân
Tin nhắn trực tiếp trên Twitter
tin nhắn Facebook
Tin nhắn trực tiếp trên Instagram
Slack
Tin nhắn
Mann nói Có dây bạn nên phân tích cách bạn dành thời gian cho những hộp thư đến khác nhau. Nếu sự chú ý của bạn quá mỏng vì bạn luôn trả lời tin nhắn từ những nơi này, không có gì ngạc nhiên khi bạn cảm thấy căng thẳng.
Có duyên với chính mình. Chấp nhận rằng bạn không thể làm tất cả. Quên trả lời từng tin nhắn. Để một số thứ ít quan trọng hơn sẽ mang lại cho bạn sự bình yên.
Tuy nhiên, đó không phải là cái cớ để đơn giản chọn không tham gia và ngừng trả lời bất cứ điều gì. Các nhà nghiên cứu của Microsoft phát hiện ra rằng việc bỏ qua email là một dấu hiệu cho thấy một người quản lý tồi. Bạn vẫn phải cập nhật các mục ưu tiên trong hộp thư đến của mình. Tùy thuộc vào bạn để quyết định những ưu tiên đó là gì.
Hãy cảnh giác với cách tiếp cận bằng đá phiến sạch.
Năm mới, thập kỷ mới. Tại sao không chọn lựa chọn hạt nhân và nhấn xóa mọi thứ? Lau sạch phiến đá và bắt đầu làm mới.
Đó là một ý tưởng khủng khiếp, Mann nói. Thay vào đó, hãy xác định các lĩnh vực trọng tâm. Có thể bạn có thể nhấn xóa trên một loại email nhất định - chẳng hạn như thông báo hoặc email khuyến mại.
Nhưng hãy lưu những thứ quan trọng. Bắt đầu hình thành một chiến lược để phân loại những gì quan trọng và những gì không. Có nhiều phương pháp khác nhau để giảm thiểu thời gian dành cho email. Mann khuyên bạn nên dành thời gian ba lần một ngày để cập nhật hộp thư đến của bạn. Một số chuyên gia về năng suất khuyên bạn không nên kiểm tra email đầu tiên vào buổi sáng để thay vào đó bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ công việc chuyên sâu.
Những chiến lược này có thể không hiệu quả với tất cả mọi người, đặc biệt là những người có công việc yêu cầu trả lời email nhanh chóng. Nếu bạn có một số khả năng linh hoạt đối với email, đây là một số cách tiếp cận:
Xóa ứng dụng email khỏi điện thoại của bạn khi bạn đang đi nghỉ. Đừng hoảng sợ. Thật dễ dàng tải lại ứng dụng khi bạn trực tuyến trở lại.
Nếu bạn phải gửi email vào cuối tuần hoặc trong giờ lẻ để bắt kịp, hãy lên lịch để họ đến trong giờ làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang ở trong vai trò lãnh đạo để bạn dẫn dắt bằng gương và không duy trì một nền văn hóa luôn công khai. Nếu bạn đang gửi email tất cả các ngày cuối tuần, các báo cáo trực tiếp của bạn cũng sẽ cảm thấy cần thiết.
Tắt thông báo - email và những thứ khác - để bạn không thường xuyên bị phân tâm với các ping khẩn cấp nhưng không nhất thiết phải quan trọng. Trong khi đó, bạn sẽ không gặp phải khó khăn gì.
