Bắt đầu một chương trình cố vấn có thể là lần gần nhất mà bạn từng đưa ra quyết định kinh doanh có tác động tích cực riêng. Cố vấn có thể cải thiện sự hài lòng và khả năng giữ chân của nhân viên, làm phong phú thêm sự khởi đầu của nhân viên mới, làm cho công ty của bạn trở nên hấp dẫn hơn đối với những người được tuyển dụng và đào tạo các nhà lãnh đạo của bạn. Và phần tốt nhất là, nó miễn phí. Không giống như các biện pháp khuyến khích học tập tương tự như các chương trình đào tạo hoặc đề nghị trả tiền cho các khóa học, việc cố vấn sử dụng các nguồn lực mà công ty của bạn đã có. Đây là cách để bắt đầu.
Cách bắt đầu chương trình kèm cặp: Tạo cấu trúc
Bước đầu tiên mà bất kỳ ai nghĩ đến việc bắt đầu một chương trình cố vấn nên làm là xác định mục tiêu của chương trình sẽ là gì. Nếu bạn đang nhắm đến tỷ lệ giữ chân thiểu số cao hơn, chương trình của bạn sẽ được cấu trúc khác với việc bạn đang cố gắng phát triển các nhà lãnh đạo, dạy một kỹ năng cụ thể hoặc chào đón những người mới đến với tổ chức của bạn.
Để phát triển một chương trình phù hợp nhất với mục tiêu của Morgan Stanley-; giữ chân nhân viên nữ trong lĩnh vực bán hàng-; Barbara Adolf, người đã thành lập công ty tư vấn dịch vụ con người ở New York, đã bắt đầu bằng cách chọn một nhóm lãnh đạo từ các phòng ban khác nhau trong công ty để suy nghĩ về chương trình giảng dạy và liệt kê những điều khiến nhân viên thành công tại công ty, cho các buổi cố vấn. Vì có nhiều phụ nữ muốn được cố vấn hơn những người cố vấn sẵn có, những người được cố vấn được đưa vào các nhóm với hai cố vấn là người điều phối.
Nhưng khi Michelle Ferguson, phó chủ tịch cấp cao phụ trách hoạt động quốc tế của McGraw-Hill Education, phát triển một chương trình ban đầu có mục tiêu tương tự cho chương trình cố vấn của mình, cô ấy đã kết thúc với một định dạng hoàn toàn khác. Trong chương trình của cô ấy, phụ nữ có thể chọn mục tiêu của riêng mình-; bất cứ điều gì từ cân bằng công việc / cuộc sống đến sự nhạy bén trong ngành cụ thể-; và công ty đã kết hợp các cố vấn và người cố vấn dựa trên những người có thể giúp đạt được mục tiêu tốt nhất. Các cố vấn và người được cố vấn gặp gỡ riêng từ một đến ba giờ mỗi tháng trong một năm. Tiến sĩ Lois Zachary, chủ tịch của một tổ chức tư vấn phát triển lãnh đạo và cố vấn có tên là Dịch vụ Phát triển Lãnh đạo ở Phoenix, nói: “Không có viên đạn thần kỳ nào. 'Bạn phải phát triển nó, không có khuôn mẫu nào bạn có thể chuyển từ công ty A sang công ty B.'
inlinebuyerzonewidget
Một yếu tố quan trọng để phát triển một chương trình phù hợp với công ty của bạn là phải điều chỉnh cấu trúc của chương trình phù hợp với văn hóa của công ty bạn. Nếu công ty của bạn cực kỳ chính thức, tốt nhất nên có quy trình đăng ký chính thức, yêu cầu thời gian tối thiểu và đặt thời hạn cho mối quan hệ cố vấn (thường là mối quan hệ cố vấn kéo dài từ sáu tháng đến hai năm, tùy thuộc vào mục tiêu của người được cố vấn). Nếu công ty của bạn hoạt động không chính thức, bạn có thể phù hợp với mọi người và sau đó để họ tìm hiểu công việc hậu cần. Nhưng điều quan trọng là phải đưa ra ít nhất các hướng dẫn tối thiểu. Adolf nói: “Nếu nó quá không chính thức, bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào đối với nó và nó có thể chết rất dễ dàng. Bất kể chương trình của bạn diễn ra ở mức độ hình thức nào, bạn cần một người hỗ trợ dự án và kiểm tra xem các nguyên tắc của nó đang được tuân thủ tốt như thế nào.
Đào sâu hơn: Sử dụng cố vấn để xây dựng lòng trung thành
Làm thế nào để bắt đầu một chương trình kèm cặp:
Một số công ty, như Morgan Stanley, sử dụng phương pháp cố vấn nhóm. Những người khác sử dụng cố vấn ngang hàng, mời một chuyên gia để được hỗ trợ cố vấn, yêu cầu nhân viên cấp thấp hơn dạy cho nhân viên cấp cao hơn về hướng dẫn ngược lại hoặc thậm chí sử dụng định dạng hẹn hò cấp tốc cho 'cố vấn nhanh'. Nhưng loại chương trình cố vấn phổ biến nhất là một đối một, và do đó, câu hỏi hóc búa phổ biến nhất là làm thế nào để ghép đôi người cố vấn và người cố vấn.
Tammy Allen, giáo sư tâm lý học tại Đại học Nam Florida và đồng tác giả của Thiết kế các chương trình kèm cặp tại nơi làm việc: Phương pháp tiếp cận dựa trên bằng chứng . ' Bạn gần như có thể nghĩ về điều này như một số loại dịch vụ hẹn hò. Có một số công ty thực sự mua hàng từ các nhà cung cấp đã tạo ra các thuật toán này được sử dụng để so khớp với người cố vấn và người bảo trợ gần giống như một hệ thống eHarmony để hẹn hò. ' Cô cũng thấy các công ty sử dụng các quy trình ngẫu nhiên để đối sánh, chẳng hạn như chọn tên từ một chiếc mũ. Nhưng cô ấy nói rằng các chương trình mà những người tham gia có một số đầu vào thường thành công nhất.
Một cách để cho phép đầu vào có thể là nhờ người cố vấn và người được cố vấn điền vào bảng thông tin về những gì họ hy vọng sẽ cung cấp hoặc có được từ mối quan hệ cố vấn. McGraw-Hill có một hệ thống để thực hiện các trận đấu cố vấn bao gồm bảng câu hỏi, phỏng vấn qua điện thoại và đề xuất của ủy ban cho từng người cố vấn và người được cố vấn. Một cách khác có thể là cung cấp cho người cố vấn hoặc người cố vấn một số lựa chọn cho một đối tác và cho phép họ chọn một trong hai. Tiến sĩ Liz Selzer, chuyên gia tư vấn của tổ chức tư vấn có trụ sở tại California có tên The Mentoring Group, giám sát sự phát triển năng lực lãnh đạo cho hơn 30.000 nhà lãnh đạo trong lĩnh vực phi lợi nhuận. Cô ấy đề xuất kết hợp những người dựa trên những người mà họ sẽ hợp nhất. 'Nếu mọi người hòa hợp với nhau, họ sẽ ở trong cặp lâu hơn,' cô nói.
Nhưng trong trường hợp một cặp không hợp nhau, một trong những điều quan trọng nhất cần nhớ là thiết lập một cách để mọi người thoát ra khỏi mối quan hệ và tìm thấy một đối tác khác mà không bị tổn thương cảm xúc. Một cách để làm điều này có thể là thiết lập một buổi 'kiểm tra' hoặc đánh giá ngay sau khi mối quan hệ bắt đầu. Nếu có một vấn đề nghiêm trọng, hãy tìm cho người cố vấn một người cố vấn mới.
Tìm hiểu sâu hơn: Cách tìm người cố vấn kinh doanh
Làm thế nào để bắt đầu một chương trình kèm cặp: Đào tạo
Bạn đã thiết lập những mục tiêu mà một chương trình cố vấn có thể đạt được cho công ty của bạn, thiết lập một cấu trúc phù hợp với văn hóa công ty của bạn và bây giờ bạn đang gửi các cặp phù hợp của mình đi làm việc. Nếu bạn muốn có kết quả tích cực, trước tiên bạn nên giúp họ tìm hiểu 'cố vấn' nghĩa là gì.
Có rất nhiều định dạng bạn có thể sử dụng để thực hiện việc này. Bạn có thể tổ chức một cuộc thảo luận theo kiểu lớp học, bạn có thể thuê một người như Zachary để tổ chức một 'chương trình đào tạo cố vấn', bạn có thể nói chuyện riêng với những người cố vấn và người được cố vấn rồi tập hợp họ lại để thảo luận hoặc bạn có thể đi ăn trưa. Nhưng cho dù bạn làm như thế nào, đây là những điểm bạn muốn đạt được trong thời gian luyện tập của mình:
- Giải thích tại sao cố vấn không lãng phí thời gian.
Khi Selzer được chỉ định người cố vấn đầu tiên của mình, cô ấy nghĩ rằng sẽ rất lãng phí thời gian. May mắn thay, cô cần phải tham gia để lấy bằng tốt nghiệp, và cô sớm nhận ra mối quan hệ này là vô giá. Cô nói: “Tôi bắt đầu nhận ra, wow, trước khi có một người cố vấn, tôi đã nói về việc không trở thành người trì hoãn hay nói về việc thay đổi một số điều, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự làm điều đó. 'Trách nhiệm giải trình là chìa khóa.'
Ngay cả những người như Liz, người đã dành cả sự nghiệp của mình cho việc cố vấn, cũng khó có thể thấy giá trị ban đầu của việc thêm một cuộc hẹn khác vào lịch trình của họ cho các buổi cố vấn. Cô nói: “Tôi nghĩ một trong những bước đầu tiên chính là bình thường hóa nỗi sợ hãi, sự thất vọng hoặc dự đoán của bạn về [sự khó xử]. Mặc dù cô ấy bị buộc phải bắt đầu mối quan hệ cố vấn đầu tiên của mình, nhưng cô ấy không khuyên bạn nên bắt buộc chương trình của bạn. Thay vào đó, hãy giải thích cho mọi người hiểu tại sao họ nên chọn tham gia. 'Bạn phải giúp họ thấy được tầm nhìn về lý do tại sao điều đó lại quan trọng.'
Yêu cầu các nhà lãnh đạo trong công ty của bạn nói rõ rằng họ nghĩ chương trình là quan trọng và đảm bảo rằng bản thân họ cũng tham gia vào chương trình cũng như khuyến khích những người khác tham gia. Tìm những người trong công ty của bạn, những người sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm cố vấn đã có tác động tích cực đến sự nghiệp của họ.
- Quản lý kỳ vọng.
Allen nói: “Ở mức tối thiểu, bạn thực sự cần quản lý kỳ vọng với những chương trình này. 'Bởi vì từ' cố vấn 'có rất nhiều ý nghĩa gắn liền với nó. Mọi người có thể nghĩ, 'đây là người sẽ giúp tôi thăng tiến, giúp tôi cái này, giúp tôi cái kia', vì vậy điều thực sự quan trọng là phải xác định cho người tham gia biết mục tiêu là gì và mong đợi cũng như không mong đợi, từ nó.'
- Đề xuất một định dạng.
Các cặp cố vấn có thể chọn cấu trúc thời gian của họ khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu và sở thích của họ. Nhưng sẽ hữu ích nếu ít nhất đưa ra một gợi ý về cách các cặp cố vấn có thể tận dụng tối đa mối quan hệ của họ.
Zachary gợi ý các mối quan hệ cố vấn tuân theo chu trình này: chuẩn bị, thiết lập các thỏa thuận, cho phép và kết thúc. Trong giai đoạn chuẩn bị, người cố vấn và người được cố vấn có một cuộc trò chuyện về kỳ vọng của họ, tính bảo mật và ranh giới của mối quan hệ. Trong giai đoạn thiết lập các thỏa thuận, người cố vấn giúp người được cố vấn vạch ra một kế hoạch, với các nhiệm vụ rõ ràng, để đạt được mục tiêu của họ. Giai đoạn cho phép là khi công việc xảy ra. Người cố vấn hỗ trợ người được cố vấn thực hiện theo kế hoạch của họ cũng như cung cấp phản hồi và trách nhiệm giải trình. Zachary nói: “Họ cung cấp một tấm gương để người đó có thể nhìn thấy họ đang ở đâu và khả năng xảy ra là gì.
Đóng cửa là một kết thúc có kế hoạch cho mối quan hệ. Còn hơn cả bữa trưa. 'Bạn sử dụng nó như một cơ hội để suy ngẫm về quá trình học tập của mình, bạn đã học được gì về bản thân với tư cách là một người cố vấn hay một người cố vấn, bạn đã học được gì về bản thân thông qua quá trình này và cách bạn tiếp thu những gì bạn đã học được và sử dụng nó để nâng cao thanh và đưa nó lên cấp độ tiếp theo, 'Zachary nói. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một cơ hội để ăn mừng thành công.
Một số nhiệm vụ cụ thể mà bạn có thể đề xuất mà các cặp cố vấn đưa vào kế hoạch để đạt được mục tiêu là viết nhật ký, nhập vai hoặc để người cố vấn theo dõi những người cố vấn ở bất kỳ kỹ năng nào họ đang cố gắng cải thiện, chẳng hạn như dẫn dắt một cuộc họp và đưa ra phản hồi của họ.
Đào sâu hơn: Sự thật về sự kèm cặp
Làm thế nào để bắt đầu một chương trình kèm cặp: Chìa khóa để thành công
- Giao tiếp .
Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức của bạn biết rằng việc cố vấn đang diễn ra. Tốt hơn là các nhà lãnh đạo của tổ chức nên đóng một vai trò lớn trong việc này. 'Bạn cần đảm bảo rằng các giám đốc điều hành cấp cao trong tổ chức đều tham gia và là một phần của thông tin liên lạc được đưa ra ngoài, rằng họ đang tán thành chương trình và hy vọng cũng đang tham gia vào chương trình: họ đang đóng vai trò là người cố vấn, đảm bảo rằng mọi người đều biết, đây là điều quan trọng đối với công ty, 'Allen nói.
- Đưa cố vấn vào nền văn hóa của bạn.
Nếu chương trình của bạn kết thúc với một ngày đào tạo và không có sự hỗ trợ rõ ràng từ những người quan trọng trong công ty của bạn, phản ứng mà bạn có thể nhận được, theo Zachary là, 'đây là một sáng kiến nhân sự khác.' Bắt đầu chương trình của bạn dần dần. 'Nó không chỉ là một loại xịt và cầu nguyện ở nơi bạn đến và bạn dạy cố vấn một lần,' cô nói.
- Đánh giá .
Khi bạn tìm thấy mục tiêu, hãy tìm cách đo lường xem chương trình của bạn có đang tiến triển theo hướng đó hay không. Hỏi người cố vấn và người được cố vấn xem trải nghiệm của họ như thế nào. Xem xét năng suất và sự cải thiện có thể đo lường được trong các lĩnh vực mà chương trình của bạn đang nhắm mục tiêu.
Đào sâu hơn: Mentees trên Mentors
Tài nguyên
Hướng dẫn chuẩn bị cho một mối quan hệ cố vấn: http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html
Hướng dẫn của Nhóm Cố vấn để cố vấn hiệu quả: http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm
Bạn muốn nhìn xa hơn công ty của riêng mình để có trải nghiệm cố vấn? SCORE, một đối tác tài nguyên với Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ, sẽ giúp bạn thiết lập miễn phí với một người cố vấn: http://www.score.org/index.html
Ghi chú của biên tập viên: Tìm kiếm Bản kiểm tra lý lịch của nhân viên cho công ty của bạn? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
