Ngay cả khi cuộc sống cá nhân của bạn được tổ chức hoàn hảo, không phải lúc nào cũng dễ dàng chuyển những kỹ năng đó vào cuộc sống công việc của bạn. Cho dù bạn là một doanh nhân, một người làm việc tự do hay một nhân viên, việc sắp xếp có tổ chức tại nơi làm việc là chìa khóa để đạt được hiệu quả, tiết kiệm thời gian và thời hạn họp.
Bạn càng tổ chức tốt, công việc của bạn sẽ càng đơn giản.
Nếu kỹ năng tổ chức của bạn hiện tại khá tệ, năm mẹo sau sẽ giúp bạn tiến bộ ngày hôm nay:
1. Bắt đầu với bút và giấy
Có một triệu công cụ kỹ thuật số trên thế giới giúp mọi người quản lý cuộc sống công việc của họ. Nếu bạn có một cái mà bạn muốn thử, điều đó thật tuyệt vời, nhưng nếu bạn chưa quen với thế giới tổ chức, bạn chỉ nên bắt đầu với bút và giấy.
Tại sao? Bởi vì chúng không đắt, bạn có thể có chúng trong tầm tay ngay bây giờ và chúng sẽ giúp bạn tiếp tục.
Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ tổ chức tốt hơn bằng cách đọc các bài báo trực tuyến về các tiện ích tổ chức tốt nhất và các tùy chọn thông báo, bạn sẽ bị mất thông tin chi tiết và không bao giờ thực sự bắt đầu tổ chức. Đặt cược tốt nhất của bạn là tìm ra cách bạn sắp xếp mọi thứ và sau đó tìm một công cụ cho phép bạn làm điều đó, thay vì cố gắng lắp công cụ đó ngay từ đầu.
2. Ôm danh sách
Khi bạn mới bắt đầu tổ chức, bạn cần hoàn thành một cuộc khảo sát tổng thể về các đĩa đang quay, cũng như những công việc bạn cần thực hiện trong tương lai.
Danh sách là một cách tuyệt vời để bắt đầu. Danh sách đưa mọi thứ ra khỏi đầu bạn và giải phóng không gian não cho các nhiệm vụ phức tạp hơn.
Nếu bạn cố gắng đưa mọi thứ vào một danh sách, bạn sẽ có thể bị choáng ngợp và muốn bỏ việc. Một kế hoạch tốt hơn là bắt đầu với các danh mục rộng.
Ví dụ: bạn có thể có 'Việc cần làm hôm nay', 'Việc cần làm trong tuần này' và 'Việc làm dài hạn'. Sau đó, bạn có thể có các danh mục cho bất kỳ dự án lớn nào sắp hoặc đang thực hiện.
Khi bạn đã có danh mục của mình, hãy bắt đầu liệt kê các mục chi tiết hơn. Danh sách việc cần làm của ngày hôm nay có thể bao gồm kiểm tra tình trạng của đồng nghiệp, gửi email cho một bộ phận khác để xem những gì đang xảy ra với một báo cáo và gửi một bảng sao kê lương chẳng hạn.
Khi bạn chia nhỏ các nhiệm vụ trong dự án của mình, bạn có thể chia chúng thành các nhiệm vụ cuối cùng sẽ chuyển sang danh sách việc cần làm Hôm nay hoặc Tuần này.
3. Đưa ra các ưu tiên
Khi bạn đã biết rõ về những gì bạn đang diễn ra, bước tiếp theo là tìm ra những gì sẽ xảy ra ngay lập tức.
Thường là một ý kiến hay nếu bạn sắp xếp lịch trình hàng ngày của mình theo cách cho phép bạn nghỉ ngơi tự nhiên và thay đổi sự chú ý để làm mới tâm trí của bạn. Ví dụ: bạn có thể lên lịch một giờ để dọn dẹp giấy tờ khỏi bàn làm việc và sau đó đi bộ đến một bộ phận khác để kiểm tra tình trạng của một mặt hàng.
Nhiều chuyên gia có tổ chức cao chọn ba việc trong danh sách việc cần làm của họ để hoàn thành ngay bây giờ và sau đó chọn ba việc khác khi chúng hoàn thành. Điều này giúp họ di chuyển mà không bị quá tải về số lượng mặt hàng.
4. Chọn thời gian để tổ chức vào ngày mai
Điều gì khiến bạn cảm thấy hài lòng trong ngày của mình? Bạn có cảm thấy tốt hơn khi biết rằng bạn có thể bắt đầu làm việc và lao thẳng vào một dự án cần sự tập trung và chú ý lớn trước tiên không?
Khi bạn biết mình muốn bắt đầu ngày mới như thế nào, bạn có thể chọn thời điểm tạo thói quen sắp xếp. Thông thường, đầu hoặc cuối ngày là tốt nhất.
Những người thích tổ chức vào đầu ngày thường muốn bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng hoặc một hoặc hai nhiệm vụ dễ dàng, trong khi những người thích tổ chức vào cuối ngày muốn có cảm giác rời bỏ công việc và sẵn sàng cho ngày mai.
5. Tự thưởng cho thành công
Nếu bạn muốn tạo thói quen, bạn cần tự thưởng cho thành công của mình. Đối với một số người, chỉ cần gạch bỏ các mục khỏi danh sách việc cần làm của họ là đủ phần thưởng; đối với những người khác, nghỉ ngơi thêm hoặc một ly cà phê ngon vào buổi sáng như một phần thưởng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn có thể hiệu quả.
Bạn nên chọn điều gì đó khiến bạn mỉm cười và cảm thấy như bạn đang làm điều gì đó tốt bằng cách tiếp cận công việc của mình một cách có tổ chức hơn.
Chúng ta thường nghe nói rằng các doanh nhân quá bận rộn để tổ chức. Sự thật là ai cũng có thể sắp xếp công việc của mình, và bạn càng có tổ chức thì bạn càng cảm thấy ít bận rộn hơn. Bạn có thể còn nhiều việc phải làm, nhưng cảm giác mất kiểm soát và thường xuyên dập tắt lửa sẽ mất dần, cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của doanh nghiệp đối với bạn.
Bạn cung cấp thủ thuật và mẹo nào cho những người hiện đang cố gắng tổ chức?
