Cho dù bạn đã tổng hợp một kế hoạch kinh doanh hay một đề xuất đầu tư, bạn sẽ cần một bản tóm tắt điều hành để mở đầu báo cáo của mình. Bản tóm tắt nên bao gồm các chi tiết chính của báo cáo của bạn, nhưng điều quan trọng là không làm người đọc buồn vì những chi tiết vụn vặt. Lưu các phân tích, biểu đồ, con số và các đánh giá hấp dẫn cho chính báo cáo. Đây là thời điểm để thu hút sự chú ý của người đọc và cho người đó biết bạn đang làm gì và tại sao họ nên đọc phần còn lại của kế hoạch kinh doanh hoặc đề xuất của bạn.
Bản tóm tắt điều hành cũng là một cách quan trọng để bạn, với tư cách là doanh nhân, xác định khía cạnh nào của công ty bạn có điểm bán hàng rõ ràng nhất và khía cạnh nào có thể cần giải thích thêm một chút. Akira Hirai, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Cayenne Consulting có trụ sở tại Phoenix, một công ty giúp các doanh nhân phát triển các kế hoạch kinh doanh và dự báo tài chính, cho biết quá trình chắt lọc những gì tinh túy nhất của doanh nghiệp bạn xuống một trang giấy buộc bạn phải suy nghĩ kỹ, quyết định điều gì quan trọng và loại bỏ những thứ không cần thiết cho mạch truyện. Ông nói: 'Bằng cách làm này, bạn phát triển tầm nhìn tốt hơn về những gì doanh nghiệp của bạn nói và bạn trở nên giỏi hơn trong việc kể câu chuyện của mình.'
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Tại sao phải viết nó?
Các nhà đầu tư, người cho vay, giám đốc điều hành, nhà quản lý và CEO đều bận rộn. Luôn luôn. Điều đó có nghĩa là bản tóm tắt điều hành là một cửa ngõ cần thiết để kế hoạch kinh doanh của bạn được đọc. Hãy nghĩ về nó theo cách này: Nếu bạn có một danh sách dài vô tận những việc phải làm, và ai đó đưa cho bạn một tài liệu 80 trang và nói, 'Hãy đọc cái này!' trước tiên bạn có thể muốn biết tại sao.
Pablo Bonjour, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Katy, SMG Business Plans, một công ty cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nhân, cho biết: 'Lý do quan trọng nhất để đưa vào bản tóm tắt điều hành là trong nhiều trường hợp, nó là thứ duy nhất mà người đọc sẽ đọc. trong việc viết kế hoạch kinh doanh. Theo Bonjour, các nhà đầu tư sẽ đọc bản tóm tắt điều hành để quyết định xem liệu họ có buồn đọc phần còn lại của kế hoạch kinh doanh hay không. Rất hiếm khi nhà đầu tư hoặc người cho vay đọc toàn bộ kế hoạch kinh doanh, ít nhất là trong giai đoạn đầu của việc phân tích và cân nhắc tài trợ, vì vậy, có một bản tóm tắt điều hành mạnh mẽ là chìa khóa.
Khi bạn viết kế hoạch kinh doanh, mục tiêu của bạn là đặt chân vào cửa và đối mặt với nhà đầu tư. “Giả sử rằng doanh nghiệp của bạn phù hợp với nhà đầu tư, một bản tóm tắt điều hành mạnh mẽ sẽ giúp bạn được mời tham gia một cuộc họp,” Hirai nói. 'Một bản tóm tắt điều hành kém sẽ khiến bạn đứng ngồi không yên.'
Tìm hiểu sâu hơn: Cách viết một kế hoạch kinh doanh tuyệt vời
Làm thế nào để viết một tóm tắt điều hành: Đoạn đầu tiên
Cũng giống như một bộ phim có thể bắt đầu với một cảnh đánh nhau hoặc một bài báo trên tạp chí mở đầu bằng một giai thoại hài hước, bạn sẽ cần một cái móc mạnh mẽ cho bản tóm tắt điều hành của mình.
Theo Dave Lavinsky, chủ tịch của Growthink, một công ty có trụ sở tại Los Angeles chuyên giúp các doanh nhân phát triển kế hoạch kinh doanh và huy động vốn, phần quan trọng nhất của bản tóm tắt điều hành là đoạn đầu tiên giải thích rõ ràng công việc của công ty. 'Hầu hết các kế hoạch kinh doanh đều bắt đầu bằng một câu chuyện cố gắng tạo ra hứng thú và điều này không phải lúc nào cũng hiệu quả. '
Một cách để suy nghĩ về nó, Hirai nói, là bản tóm tắt điều hành của bạn cần một bản tóm tắt điều hành. Đoạn đầu tiên cần bắt buộc người đọc đọc phần còn lại của bản tóm tắt. Có lẽ bạn có một aha hấp dẫn! thời điểm, vì vậy bạn có thể bắt đầu với điều đó. Nếu bạn đã xác định được vấn đề trên thị trường không được bảo dưỡng đầy đủ, bạn có thể bắt đầu với vấn đề đó.
Ghi chú của người biên tập: Bạn đang tìm các Khoản vay Kinh doanh cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Đào sâu hơn: Mẫu Tóm tắt Điều hành Doanh nghiệp
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Các đai ốc và bu lông
Không có cấu trúc thiết lập cho một bản tóm tắt điều hành, nhưng có những hướng dẫn bạn phải tuân theo để đảm bảo kế hoạch kinh doanh hoặc đề xuất đầu tư của bạn nhận được sự chú ý xứng đáng. Đầu tiên, hãy nghĩ về điểm mạnh cốt lõi của bạn. Sử dụng gạch đầu dòng để trình bày ý tưởng của bạn và đảm bảo rằng bạn luôn sử dụng ngôn ngữ súc tích.
Hirai nói: “Bạn cần kết hợp câu chuyện của mình với khán giả, doanh nghiệp và kết quả mong muốn. 'Nếu bạn có một đội ngũ quản lý đặc biệt, bạn có thể bắt đầu với điều đó.'
Tự hỏi bản thân điều gì độc đáo và thú vị về công ty của bạn. Sau khi bạn đã giải thích những gì công ty của bạn làm, đã đến lúc bán lý do tại sao bạn tin rằng bạn đủ điều kiện duy nhất để thành công.
Lavinsky khuyên bạn nên giải quyết những câu hỏi này khi tập hợp bản tóm tắt điều hành của bạn:
• Bạn có một quan hệ đối tác duy nhất?
• Bạn đã có khách hàng và lực kéo chưa?
• Bạn có bằng sáng chế hoặc công nghệ không?
• Kế hoạch tiếp thị của bạn có đặc biệt theo một cách nào đó không?
Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, bạn cũng có thể thử một cách tiếp cận chặt chẽ hơn đối với bản tóm tắt điều hành. Sau đoạn đầu tiên, Bonjour cho biết một cấu trúc hiệu quả là tóm tắt từng phần theo cùng một thứ tự trong đó các mục được trình bày trong kế hoạch kinh doanh đầy đủ. Để làm cho cấu trúc phù hợp nhất có thể đối với người đọc, thường là nhà đầu tư hoặc người cho vay, anh ấy đề nghị xem xét các danh mục sau:
• Tóm tắt Mô tả Công ty
• Vấn đề
• Giải pháp của bạn
• Tại sao bây giờ
Danh mục Tại sao ngay bây giờ là một trong những câu hỏi quan trọng nhất cần trả lời, vì nó giúp cho bản tóm tắt điều hành của bạn kịp thời. Điều cuối cùng bạn muốn là để lại cho người đọc cảm giác như có nhiều thời gian để hành động. Rất có thể, nếu bản tóm tắt điều hành của bạn không có gì khẩn cấp, thì kế hoạch kinh doanh của bạn sẽ không được đọc.
Sau khi mô tả các yếu tố trên, bản tóm tắt điều hành cũng nên có một bản tóm tắt tài chính ngắn gọn. Đối với tài chính của bạn, Bonjour đề xuất bao gồm việc định giá giao dịch để người đọc biết ngay rủi ro là gì và lợi nhuận có thể là bao nhiêu.
Đào sâu hơn: Tóm tắt điều hành như một ánh sáng dẫn đường
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Nghiêm túc chuyên nghiệp hay hài hước? Giai điệu là gì?
Điều này phụ thuộc vào độc giả của bạn là ai. Làm nghiên cứu của bạn. Nếu bạn đang trình bày kế hoạch của mình với các nhà đầu tư, hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ của bản tóm tắt điều hành phù hợp với nền tảng của họ. Ví dụ: nếu bạn biết nhà đầu tư của mình có bằng kỹ sư hóa học, ngôn ngữ của bạn có thể khác với ngôn ngữ trong bản tóm tắt điều hành được trình bày cho một nhà đầu tư đã học triết học.
Nói cách khác, 'sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn,' Hirai nói. Đừng ngại thay đổi bản tóm tắt điều hành của bạn khi bạn trình bày nó với các nhà đầu tư khác nhau. Ông nói: Hãy cân nhắc tạo các phiên bản khác nhau cho từng đối tượng, nhưng hãy đảm bảo rằng nó luôn được giữ chuyên nghiệp, sắc nét và không có bất kỳ lỗi đáng xấu hổ nào. Một mẹo hay khác mà anh ấy đưa ra là sử dụng đại từ nhân xưng (ví dụ: 'chúng tôi' và 'của chúng tôi') thay cho danh từ chung (ví dụ: 'công ty'). Người đọc của bạn sẽ cảm thấy mối liên hệ cá nhân mạnh mẽ hơn với bạn, thương hiệu và ý tưởng của bạn nếu bạn có thể liên hệ với người đọc ở ngôi thứ nhất.
Đừng quên tự tin. Bonjour nói, nếu người viết không tin tưởng rõ ràng vào công ty này, tại sao người đọc phải tin vào nó? Đặt mình vào vị trí của người đọc và tự hỏi bản thân tại sao bạn lại muốn đầu tư vào một công ty. Anh ấy nói: “Hãy nghĩ về nó giống như một cuộc phỏng vấn xin việc hoặc hẹn hò với một cô gái. 'Nếu bạn không tự tin và không hành động như bạn muốn, rất có thể bạn sẽ chẳng đi đến đâu.'
Tìm hiểu sâu hơn: ToneCheck: Một ứng dụng email chỉnh sửa giai điệu của bạn
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Độ dài
Hãy nhớ rằng, mọi bản tóm tắt điều hành đều - và nên là - duy nhất. Tùy thuộc vào quy mô của kế hoạch kinh doanh hoặc đề xuất đầu tư mà bạn đang gửi, độ dài của bản tóm tắt điều hành sẽ khác nhau. Tuy nhiên, sự đồng thuận chung là một bản tóm tắt điều hành nên dài từ một đến bốn trang.
Suy nghĩ một cách lô-gíc. Bản tóm tắt hai trang có thể được in ở mặt trước và mặt sau của một trang duy nhất, có thể cảm thấy giống như một tập tài liệu chuyên nghiệp. Và nếu bạn không thể kể bản chất câu chuyện của mình trong một hoặc hai trang, Hirai nói, thì có lẽ bạn chưa suy nghĩ thấu đáo mọi thứ.
Nêu lên suy nghĩ này, Bonjour khẳng định rằng 'bạn có thể gian lận một chút bằng cách sử dụng các phông chữ nhỏ hơn, mở rộng lề, thu nhỏ hình ảnh và bảng, nhưng cuối cùng bạn cần phải tóm tắt mọi thứ có trong bản tóm tắt điều hành. Rốt cuộc, nó được gọi là 'bản tóm tắt' là có lý do. '
Tìm hiểu sâu hơn: Cách tinh chỉnh ý tưởng kinh doanh của bạn
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Điều gì cần tránh
Lavinsky nói: “Lý do mà hầu hết các doanh nhân kinh doanh nhận được bản tóm tắt điều hành là họ tin rằng mục tiêu của bản tóm tắt điều hành là để các nhà đầu tư đưa cho họ một tấm séc,” Lavinsky nói. 'Mục tiêu của bản tóm tắt điều hành là để nhà đầu tư đọc kế hoạch kinh doanh hoặc gặp gỡ với bạn.'
Với suy nghĩ đó, hãy xóa sạch vốn từ vựng của bạn về bất kỳ từ so sánh nhất, sáo rỗng hoặc tuyên bố nào không thể sao lưu, anh ấy nói thêm. Tránh sử dụng các thuật ngữ như 'tốt nhất', 'đột phá', 'tiên tiến' và 'đẳng cấp thế giới.' Ông nói: 'Các nhà đầu tư nhìn thấy những từ đó ngày này qua ngày khác và cuối cùng chúng mất đi ý nghĩa.'
Đào sâu hơn: Làm thế nào để giết một ý tưởng tuyệt vời!
Làm thế nào để viết một bản tóm tắt điều hành: Nó có tốt không?
Yếu tố quan trọng nhất đối với bất kỳ bản tóm tắt điều hành nào là giải thích rõ ràng, ngắn gọn và có liên quan về những gì công ty của bạn làm. Rõ ràng, bạn nên dành một phần thời gian tốt để đọc đi đọc lại phần tóm tắt. Nhưng có một số thủ thuật. Lavinsky chia sẻ bài kiểm tra giấy quỳ của mình: Yêu cầu một học sinh lớp năm hoặc bất kỳ nhà đầu tư nào đọc bản tóm tắt điều hành của bạn, thậm chí chỉ là đoạn đầu tiên. Sau đó, yêu cầu người đó giải thích cho bạn những gì công ty của bạn làm. Nếu anh ấy hoặc cô ấy có thể giải thích nó một cách dễ dàng, bạn tốt. Nếu bạn nghe thấy tiếng dế kêu, bạn sẽ cần phải làm lại nó.
Tìm hiểu sâu hơn: Cách viết Kế hoạch kinh doanh tóm tắt
Ghi chú của người biên tập: Bạn đang tìm các Khoản vay Kinh doanh cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
