Hộp thư đến của tôi hiện có 93 email, trong đó có 15 email chưa đọc. Bạn có bao nhiêu cái?
Trong vài năm qua, Inbox Zero đã nổi lên như một kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến. Được phát triển bởi Merlin Mann, Inbox Zero ủng hộ việc giữ cho hộp thư đến email của bạn luôn trống. Những người ủng hộ Inbox Zero, khoe khoang rằng họ vượt trội hơn so với phần còn lại của chúng ta. Bởi vì họ có thể duy trì một hộp thư đến trống rỗng, họ đã đạt được một bộ não rõ ràng và có thể tập trung tốt hơn vào những thứ quan trọng.
Điều này khiến tôi phát điên. Inbox Zero hoàn toàn lãng phí thời gian. Tôi tự coi mình là chuyên gia về một số thứ trên thế giới này, và quản lý thời gian là một trong số đó. Có một hộp thư đến hiện tại và tối thiểu thực sự có giá trị, nhưng đảm bảo hộp thư đến của tôi ở mức 0 hàng ngày là lãng phí và mất tập trung.
Dưới đây là năm kỹ thuật quản lý thời gian mà tôi sẽ chọn cho Inbox Zero vào bất kỳ ngày nào trong tuần:
1. Boomerang
Boomerang là một tiện ích mở rộng của Gmail. Đây là công cụ quản lý thời gian tốt nhất mà tôi đã khám phá ra trong sự nghiệp chuyên nghiệp của mình. Nếu bạn đang chờ trả lời từ email bạn gửi, bạn có thể chọn để email đó xuất hiện ở đầu hộp thư đến vào ngày và giờ bạn chọn sau đó, nếu bạn chưa nhận được trả lời vào thời điểm đó. Bạn cũng có thể soạn email bất kỳ lúc nào trong ngày và gửi vào một ngày sau đó. Tôi thường viết email vào lúc 11 giờ đêm hoặc 6 giờ sáng và sử dụng Boomerang để gửi cho họ trong giờ làm việc, để không làm phiền đồng đội của tôi.
2. Trello
Trello là một công cụ quản lý tác vụ miễn phí, có sẵn trên cả web và thiết bị di động. Trello cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và tạo thành nhiều danh sách khác nhau. Bạn có thể có danh sách 'Việc cần làm ngay hôm nay', danh sách 'Việc cần làm' và hơn thế nữa. Các tùy chọn là vô tận.
Bạn thậm chí có thể chuyển tiếp bất kỳ email nào đến Trello. Bên trong bảng Trello, hãy nhấp vào 'Hiển thị Trình đơn', sau đó nhấp vào 'Thêm', sau đó nhấp vào 'Cài đặt email-to-board'. Bạn sẽ tìm thấy một địa chỉ email duy nhất. Chuyển tiếp bất kỳ email nào đến địa chỉ email này và chúng sẽ được thêm vào bảng Trello của bạn.
Điều này rất hữu ích cho tất cả những email thực sự là mục 'Việc cần làm' và không nhất thiết phải nhạy cảm về thời gian nhưng bạn muốn giải quyết tại một số thời điểm.
3. Bộ lọc email và hủy đăng ký
Cả hai đều phục vụ cùng một mục đích-- bỏ qua hộp thư đến. Việc hủy đăng ký danh sách email mất nhiều thời gian, nhưng đó là một cách tiết kiệm thời gian đáng kể và đáng để đầu tư. Đối với những email bạn muốn nhận nhưng không cần đọc, chẳng hạn như phiếu giảm giá cho các cửa hàng và danh sách gửi thư yêu thích của bạn, hãy thiết lập bộ lọc email để bỏ qua hộp thư đến của bạn và chuyển thẳng đến nhãn email.
Tôi có một nhãn tên là 'Giảm giá & Ưu đãi.' Bằng cách này, bất cứ khi nào tôi đang ở trên thị trường để được giảm giá, tôi chỉ cần vào thư mục này và xem những gì có sẵn.
4. Danh sách ba đầu
Việc đọc email khi chúng đến là hoàn toàn tùy ý và mang tính phản ứng - ngược lại với ưu tiên và chủ động.
Thay vì bị cuốn vào email cả ngày, hãy lập danh sách mỗi sáng với ba công việc kinh doanh hàng đầu và ba nhiệm vụ cá nhân hàng đầu mà bạn muốn hoàn thành vào cuối ngày. Tôi giữ ba danh sách hàng đầu của mình ở Trello. Giấy cũng hoạt động, cũng như bất kỳ nơi nào khác mà bạn chọn để giữ danh sách. Các nhiệm vụ phải đủ nhỏ để hoàn thành.
Nếu bạn phải viết đánh giá hiệu suất và nó sẽ đến hạn sau một tuần, ba nhiệm vụ hàng đầu có thể là dành 30 phút cho nó ngay hôm nay.
5. Tắt TẤT CẢ thông báo qua email
Bạn biết mình là ai-- nếu bạn không thể tổ chức cuộc trò chuyện mà không kiểm tra điện thoại hoặc đồng hồ, hãy hứa với tôi hôm nay bạn sẽ dành 10 phút và tắt thông báo.
Tôi tin rằng không nên có thông báo trên máy tính xách tay và chỉ có thông báo tin nhắn văn bản trên điện thoại. Liên tục mở email chỉ để trả lời ngay lập tức hoặc đưa nó ra khỏi hộp thư đến của bạn, ngay cả khi bạn định sử dụng Boomerang để tạm dừng nó cho đến một ngày khác, yêu cầu chuyển đổi tác vụ không ngừng.
Nghiên cứu đã chứng minh rằng đa nhiệm không hiệu quả và những người trong chúng ta có thể tập trung vào một nhiệm vụ có lợi thế rất lớn. Nếu bạn không thể tắt tất cả các thông báo, hãy tắt nhiều thông báo nhất có thể.
6. Chỉ cần nói không
Và cuối cùng, nếu vẫn thất bại, chỉ cần nói không. Đó là một huyền thoại rằng bạn phải có xu hướng với tất cả các yêu cầu.
Đừng trở thành những người thô lỗ và ma quái, nhưng nếu bạn có một nhiệm vụ dường như không bao giờ đủ quan trọng để làm trong tuần này, hãy nói với người đó rằng bạn không thể giúp họ. Hoặc, tìm ra cách để giúp họ mà mất năm phút hoặc ít hơn thời gian của bạn. Và, nếu bạn biết ai đó có thể coi trọng cơ hội thực hiện nhiệm vụ, hãy xem liệu bạn có thể hợp tác và lôi kéo người khác đảm nhận công việc hay không.
