Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một cơ sở dữ liệu được vi tính hóa về thông tin tài chính được tổ chức và lập trình theo cách tạo ra các báo cáo thường xuyên về hoạt động cho mọi cấp quản lý trong công ty. Thông thường cũng có thể dễ dàng nhận được các báo cáo đặc biệt từ hệ thống. Mục đích chính của MIS là cung cấp cho các nhà quản lý phản hồi về hiệu suất của chính họ; quản lý cao nhất có thể giám sát toàn bộ công ty. Thông tin do MIS hiển thị thường hiển thị dữ liệu 'thực tế' so với kết quả và kết quả 'theo kế hoạch' từ một năm trước; do đó nó đo lường sự tiến bộ so với các mục tiêu. MIS nhận dữ liệu từ các đơn vị và chức năng của công ty. Một số dữ liệu được thu thập tự động từ các quầy trả phòng được liên kết với máy tính; những người khác được nhập vào các khoảng thời gian định kỳ. Các báo cáo định kỳ được lập trình trước và chạy theo khoảng thời gian hoặc theo yêu cầu trong khi các báo cáo khác được lấy bằng ngôn ngữ truy vấn tích hợp sẵn; Các chức năng hiển thị được tích hợp sẵn trong hệ thống được người quản lý sử dụng để kiểm tra trạng thái của các máy tính để bàn được kết nối mạng với MIS. Nhiều hệ thống phức tạp cũng theo dõi và hiển thị hoạt động của cổ phiếu của công ty.
Ghi chú của người biên tập: Bạn đang tìm kiếm Cloud Backup cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
NGUỒN GỐC VÀ SỰ TIẾN HÓA
MIS đại diện cho sự tự động hóa điện tử của một số loại kỹ thuật đếm, kiểm đếm, lưu trữ hồ sơ và kế toán, trong đó kỹ thuật kế toán lâu đời nhất, tất nhiên, là sổ cái mà chủ doanh nghiệp theo dõi hoạt động kinh doanh của mình. Tự động hóa xuất hiện vào những năm 1880 dưới hình thức lập bảng các thẻ có thể được sắp xếp và đếm. Đây là những thẻ đục lỗ vẫn được nhiều người nhớ đến: chúng nắm bắt các yếu tố thông tin được đưa vào trên máy đục lỗ; các thẻ sau đó được xử lý bởi các máy khác, một số máy có thể in ra kết quả của các thẻ. Mỗi thẻ tương đương với cái mà ngày nay sẽ được gọi là bản ghi cơ sở dữ liệu, với các vùng khác nhau trên thẻ được coi như các trường. IBM nổi tiếng thế giới bắt đầu thành lập vào năm 1911; sau đó nó được gọi là Công ty Máy tính-Lập bảng-Ghi âm. Trước IBM đã có C-T-R. Thẻ đục lỗ được sử dụng để ghi chép thời gian và ghi lại trọng lượng ở các cân. Điều tra dân số Hoa Kỳ cũng sử dụng những thẻ như vậy để ghi lại và thao túng dữ liệu của nó. Khi những chiếc máy tính đầu tiên xuất hiện sau Thế chiến II, hệ thống thẻ đục lỗ được sử dụng làm giao diện người dùng (cung cấp dữ liệu và chương trình cho chúng) và làm đầu ra của chúng (máy tính cắt thẻ và các máy khác được in từ chúng). Hệ thống thẻ không hoàn toàn biến mất cho đến những năm 1970. Cuối cùng chúng đã được thay thế bằng phương tiện lưu trữ từ tính (băng và đĩa). Máy tính sử dụng phương tiện lưu trữ này đã tăng tốc độ kiểm đếm; máy tính giới thiệu các chức năng tính toán. MIS được phát triển khi các chức năng kế toán quan trọng nhất được máy tính hóa.
Làn sóng đổi mới lan tỏa những phẩm chất cơ bản của hệ thống thông tin nhất quán trên tất cả các chức năng của công ty và đến mọi quy mô doanh nghiệp trong những năm 1970, 80 và 90. Trong các công ty, các khu vực chức năng chính đã phát triển khả năng MIS của riêng họ; thường thì những hệ thống này chưa được kết nối với nhau: các hệ thống kỹ thuật, sản xuất và kiểm kê được phát triển song song với nhau đôi khi chạy trên phần cứng chuyên dụng. Máy tính cá nhân ('micro', PC) xuất hiện vào những năm 70 và phổ biến rộng rãi vào những năm 80. Một số trong số này được sử dụng làm 'hạt giống' sẵn có của các hệ thống MIS phục vụ hệ thống bán hàng, tiếp thị và nhân sự, với dữ liệu tóm tắt từ chúng được chuyển đến 'máy tính lớn'. Vào những năm 1980, PC nối mạng đã xuất hiện và phát triển thành các hệ thống mạnh mẽ ngay trong những năm 1990 ở nhiều công ty thay thế các máy tính cỡ vừa và nhỏ. Được trang bị các công cụ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, các mạng như vậy lần lượt được tổ chức cho các mục đích MIS. Đồng thời, vào những năm 90, World Wide Web ra đời, được đưa vào Internet với giao diện trực quan, kết nối tất cả các loại hệ thống với nhau.
Giữa thập kỷ đầu tiên của thế kỷ 21, ý tưởng hạn hẹp về MIS đã trở nên mờ nhạt. Tất nhiên, các hệ thống thông tin quản lý vẫn đang thực hiện công việc của mình, nhưng chức năng của chúng bây giờ là một trong nhiều chức năng khác là cung cấp thông tin cho những người trong doanh nghiệp để giúp họ quản lý. Các hệ thống có sẵn cho thiết kế và sản xuất có sự hỗ trợ của máy tính (CAD-CAM); máy tính giám sát các quy trình công nghiệp về điện, hóa chất, hóa dầu, đường ống, hệ thống giao thông,… Hệ thống quản lý và chuyển tiền trên toàn thế giới và giao tiếp trên toàn thế giới. Hầu như tất cả các chức năng quản trị chính đều được hỗ trợ bởi hệ thống tự động. Nhiều người hiện khai thuế qua Internet và số tiền hoàn lại của họ được ghi có (hoặc số tiền sở hữu được khấu trừ) từ tài khoản ngân hàng tự động. Do đó MIS là Đầu tiên hệ thống chính của Thời đại Thông tin. Hiện tại, những tên gọi tắt là CNTT đang được sử dụng phổ biến. 'Công nghệ thông tin' hiện là phạm trù để chỉ bất kỳ và tất cả các cấu trúc phần mềm-phần cứng-truyền thông ngày nay hoạt động giống như một hệ thống thần kinh ảo của xã hội ở mọi cấp độ.
MÌNH VÀ DOANH NGHIỆP NHỎ
Nếu MIS được định nghĩa là sự sắp xếp thông tin nhất quán dựa trên máy tính hỗ trợ chức năng quản lý, thì một doanh nghiệp nhỏ chạy dù chỉ một máy tính được trang bị và kết nối thích hợp cũng đang vận hành một hệ thống thông tin quản lý. Thuật ngữ này từng được sử dụng để hạn chế đối với các hệ thống lớn chạy trên máy tính lớn, nhưng khái niệm ngày đó không còn ý nghĩa nữa. Thực hành y tế với một bác sĩ duy nhất chạy phần mềm để thanh toán cho khách hàng, lên lịch hẹn khám, được kết nối bằng Internet với mạng lưới các công ty bảo hiểm, được liên kết chéo với phần mềm kế toán có khả năng cắt séc thực chất là MIS. Tương tự như vậy, một tổ chức đại diện của nhà sản xuất nhỏ với ba hiệu trưởng trên đường và một người quản lý hành chính tại văn phòng gia đình có hệ thống MIS, hệ thống đó trở thành liên kết giữa tất cả các bộ phận. Nó có thể liên kết với hệ thống kiểm kê, xử lý kế toán và đóng vai trò là cơ sở liên lạc với từng đại diện, mỗi người mang theo một máy tính xách tay. Hầu như tất cả các doanh nghiệp nhỏ tham gia vào các ngành tư vấn, tiếp thị, bán hàng, nghiên cứu, truyền thông và các ngành dịch vụ khác đều có mạng máy tính lớn mà trên đó họ triển khai cơ sở dữ liệu đáng kể. MIS đã ra đời và trở thành một phần không thể thiếu của doanh nghiệp nhỏ.
Nhưng trong khi hầu như mọi công ty hiện nay đều sử dụng máy tính, thì không phải tất cả đều đã thực hiện kiểu tích hợp được mô tả ở trên. Tuy nhiên, để thực hiện bước cuối cùng đã trở nên dễ dàng hơn nhiều - miễn là có lý do chính đáng để làm như vậy. Động lực để tổ chức thông tin tốt hơn thường đến từ sự mất trật tự-; đặt hàng lại những gì đã được đặt hàng và ngồi trong hộp ở đâu đó, bởi vì công ty kiểm soát hàng tồn kho của mình kém. Động lực cũng có thể nảy sinh khi nghe về những người khác đang khai thác một số tài nguyên, chẳng hạn như danh sách khách hàng, trong khi danh sách của chính chủ sở hữu có mười sáu phần khắp nơi. Đôi khi cũng có những lý do cho không phải tự động hóa mọi thứ quá nhiều: trong thời hiện đại, một công việc kinh doanh có thể đi vào bế tắc vì 'mạng bị ngắt.'
Nâng cấp hệ thống thông tin thường bắt đầu bằng việc xác định một số loại vấn đề và sau đó tìm kiếm giải pháp. Trong quá trình đó, một người có kiến thức về nguồn lực được đưa từ bên ngoài vào có thể giúp đỡ rất nhiều. Ví dụ, nếu vấn đề đang tồn đọng quá nhiều, thì việc giải quyết vấn đề đó thường sẽ trở thành điểm khởi đầu cho một hệ thống thông tin mới liên quan đến nhiều khía cạnh khác của doanh nghiệp. Câu hỏi đầu tiên mà một nhà tư vấn có thể hỏi sẽ liên quan đến việc mọi thứ được quản lý như thế nào bây giờ. Trong phần mô tả quy trình, việc khám phá các giải pháp tiềm năng sẽ bắt đầu. Thường là một ý kiến hay nếu bạn gọi hai hoặc ba công ty dịch vụ để tham khảo ý kiến ban đầu; những thứ này hiếm khi tốn bất kỳ khoản tiền nào. Khi chủ sở hữu cảm thấy thoải mái với một trong những nhà cung cấp này, quá trình này có thể được đào sâu hơn.
Chủ doanh nghiệp có quyền chọn mua các gói phần mềm khác nhau cho các vấn đề khác nhau và sau đó dần dần liên kết chúng thành một hệ thống với sự trợ giúp của người bán lại giá trị gia tăng (VAR) hoặc người tích hợp hệ thống. Giải pháp này có lẽ là tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ với ít hơn 50 nhân viên. Ngoài ra, các công ty lớn hơn cũng có thể muốn khám phá các tùy chọn được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng hoặc nhà cung cấp dịch vụ quản lý (ASP và MSP, gọi chung là xSP) trong việc cài đặt hệ thống ERP và cung cấp dịch vụ Web. ASP cung cấp các ứng dụng kinh doanh cao cấp cho người dùng từ một trang web trung tâm. Các MSP cung cấp dịch vụ quản lý hệ thống tại chỗ hoặc dựa trên Web cho một công ty. ERP là viết tắt của 'kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp', một loại hệ thống tích hợp dữ liệu sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho và tài chính vào một hệ thống duy nhất có hoặc không có khả năng Web. ERP rất phổ biến với các công ty lớn hơn và vừa nhưng ngày càng thâm nhập vào khu vực doanh nghiệp nhỏ vào giữa những năm 2000.
THƯ MỤC
'Lịch sử của IBM-; những năm 1910.' IBM. Có sẵn từ http://www03.ibm.com/ibm/history/history/decade_1910.html. Truy cập ngày 15 tháng 4 năm 2006.
Laudon, Kenneth C. và Jane Price Laudon. Hệ thống thông tin quản lý: Quản lý công ty kỹ thuật số . Prentice Hall, 2005.
'Learning Zone-; MIS: Đã đến lúc lao vào các hệ thống tự động.' Thế giới in ấn . Ngày 6 tháng 4 năm 2006.
Shim, Jae K. và Joel F. Siegel. Hướng dẫn Bỏ túi Vest về Công nghệ Thông tin . John Wiley & Sons, 2005.
Torode, Christina. 'xSPs Suy nghĩ lại Mô hình Kinh doanh.' Tin tức về người bán lại máy tính . Ngày 15 tháng 7 năm 2002.
Ghi chú của người biên tập: Bạn đang tìm kiếm Cloud Backup cho công ty của mình? Nếu bạn muốn có thông tin để giúp bạn chọn cái phù hợp với mình, hãy sử dụng bảng câu hỏi bên dưới để được đối tác của chúng tôi, BuyerZone, cung cấp thông tin miễn phí cho bạn:
Tiết lộ biên tập: Inc. viết về các sản phẩm và dịch vụ trong bài báo này và các bài báo khác. Các bài báo này độc lập về mặt biên tập - có nghĩa là các biên tập viên và phóng viên nghiên cứu và viết về các sản phẩm này mà không chịu bất kỳ ảnh hưởng nào của bất kỳ bộ phận tiếp thị hoặc bán hàng nào. Nói cách khác, không ai nói với các phóng viên hoặc biên tập viên của chúng tôi phải viết gì hoặc đưa bất kỳ thông tin tích cực hoặc tiêu cực cụ thể nào về các sản phẩm hoặc dịch vụ này trong bài viết. Nội dung bài báo hoàn toàn do phóng viên và biên tập viên quyết định. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng đôi khi chúng tôi bao gồm các liên kết đến các sản phẩm và dịch vụ này trong các bài báo. Khi độc giả nhấp vào các liên kết này và mua các sản phẩm hoặc dịch vụ này, Inc có thể được bồi thường. Mô hình quảng cáo dựa trên thương mại điện tử này - giống như mọi quảng cáo khác trên các trang bài viết của chúng tôi - không ảnh hưởng đến phạm vi biên tập của chúng tôi. Các phóng viên và biên tập viên không thêm các liên kết đó, cũng như sẽ không quản lý chúng. Mô hình quảng cáo này, giống như những mô hình quảng cáo khác mà bạn thấy trên Inc, hỗ trợ báo chí độc lập mà bạn tìm thấy trên trang web này.
