Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) là một hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên máy tính được thiết kế để hỗ trợ các nhà quản lý sản xuất lập lịch và đặt hàng cho các mặt hàng có nhu cầu phụ thuộc. Các mặt hàng có nhu cầu phụ thuộc là các thành phần của thành phẩm — chẳng hạn như nguyên liệu thô, các bộ phận cấu thành và các cụm lắp ráp phụ — mà lượng hàng tồn kho cần thiết phụ thuộc vào mức độ sản xuất của sản phẩm cuối cùng. Ví dụ: trong một nhà máy sản xuất xe đạp, các mặt hàng tồn kho theo nhu cầu phụ thuộc có thể bao gồm nhôm, lốp, ghế và xích xe đạp.
Hệ thống quản lý hàng tồn kho MRP đầu tiên đã phát triển vào những năm 1940 và 1950. Họ sử dụng máy tính lớn để đưa thông tin từ hóa đơn nguyên vật liệu cho một thành phẩm nhất định thành kế hoạch sản xuất và mua linh kiện. Trước đó không lâu, MRP đã được mở rộng để bao gồm các vòng phản hồi thông tin để nhân viên sản xuất có thể thay đổi và cập nhật các đầu vào vào hệ thống khi cần thiết. Thế hệ tiếp theo của MRP, được gọi là lập kế hoạch nguồn lực sản xuất hoặc MRP II, cũng kết hợp các khía cạnh tiếp thị, tài chính, kế toán, kỹ thuật và nguồn nhân lực vào quá trình lập kế hoạch. Một khái niệm liên quan mở rộng trên MRP là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), sử dụng công nghệ máy tính để liên kết các khu vực chức năng khác nhau trong toàn bộ doanh nghiệp kinh doanh.
MRP hoạt động ngược lại từ kế hoạch sản xuất hàng hóa thành phẩm để phát triển các yêu cầu đối với các thành phần và nguyên liệu thô. MRP bắt đầu với lịch trình cho hàng hóa thành phẩm được chuyển thành lịch trình yêu cầu đối với các cụm lắp ráp phụ, các bộ phận cấu thành và nguyên liệu thô cần thiết để sản xuất thành phẩm trong lịch trình đã thiết lập. MRP được thiết kế để trả lời ba câu hỏi: gì là cần thiết? bao nhiêu là cần thiết? và khi nào nó có cần thiết không? '
MRP chia nhỏ các yêu cầu về hàng tồn kho thành các giai đoạn lập kế hoạch để có thể hoàn thành sản xuất kịp thời trong khi mức tồn kho — và các chi phí ghi sổ liên quan — được giữ ở mức tối thiểu. Được thực hiện và sử dụng đúng cách, nó có thể giúp các nhà quản lý sản xuất lập kế hoạch cho nhu cầu năng lực và phân bổ thời gian sản xuất. Nhưng các hệ thống MRP có thể tốn thời gian và chi phí để triển khai, điều này có thể khiến chúng nằm ngoài phạm vi hoạt động của một số doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, thông tin xuất phát từ hệ thống MRP chỉ tốt như thông tin đi vào hệ thống đó. Các công ty phải duy trì các hóa đơn nguyên vật liệu, số bộ phận và hồ sơ hàng tồn kho hiện tại và chính xác nếu họ muốn nhận ra những lợi ích tiềm năng của MRP.
ĐẦU VÀO MRP
Thông tin đầu vào vào hệ thống MRP đến từ ba nguồn chính: hóa đơn nguyên vật liệu, lịch trình tổng thể và tệp hồ sơ kiểm kê. Bảng kê nguyên vật liệu là bảng liệt kê tất cả các nguyên vật liệu thô, các bộ phận cấu thành, cụm chi tiết và cụm lắp ráp cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh cụ thể. Mỗi sản phẩm khác nhau của một nhà sản xuất nhất định sẽ có hóa đơn nguyên vật liệu riêng. Bảng kê nguyên vật liệu được sắp xếp theo thứ bậc để người quản lý có thể thấy được những nguyên vật liệu nào cần thiết để hoàn thành từng cấp độ sản xuất. MRP sử dụng hóa đơn nguyên vật liệu để xác định số lượng của từng thành phần cần thiết để sản xuất một số lượng thành phẩm nhất định. Từ số lượng này, hệ thống trừ đi số lượng của mặt hàng đó đã có trong kho để xác định yêu cầu đặt hàng.
Lịch trình tổng thể phác thảo các hoạt động sản xuất dự kiến của nhà máy. Được phát triển bằng cách sử dụng cả dự báo nội bộ và đơn đặt hàng bên ngoài, nó cho biết số lượng của từng sản phẩm sẽ được sản xuất và khung thời gian cần chúng. Lịch trình tổng thể phân chia đường chân trời lập kế hoạch thành các 'nhóm' thời gian, thường là các tuần theo lịch. Lịch trình phải bao gồm một khung thời gian đủ dài để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Tổng thời gian sản xuất này bằng tổng thời gian thực hiện của tất cả các hoạt động chế tạo và lắp ráp có liên quan. Điều quan trọng cần lưu ý là lịch trình tổng thể thường được tạo ra theo nhu cầu và không quan tâm đến công suất. Một hệ thống MRP không thể cho biết trước nếu một lịch trình không khả thi, vì vậy các nhà quản lý có thể phải chạy một số khả năng thông qua hệ thống trước khi họ tìm thấy một lịch trình hoạt động.
Tệp hồ sơ hàng tồn kho cung cấp kế toán về lượng hàng tồn kho đã có sẵn hoặc theo đơn đặt hàng và do đó sẽ được trừ khỏi các yêu cầu vật liệu. Tệp hồ sơ hàng tồn kho được sử dụng để theo dõi thông tin về trạng thái của từng mặt hàng theo khoảng thời gian. Điều này bao gồm các yêu cầu tổng thể, biên lai theo lịch trình và số tiền dự kiến có trong tay. Nó cũng bao gồm các chi tiết khác cho từng mặt hàng, chẳng hạn như nhà cung cấp, thời gian thực hiện và kích thước lô hàng.
XỬ LÝ MRP
Sử dụng thông tin được chọn lọc từ hóa đơn nguyên vật liệu, lịch trình tổng thể và tệp hồ sơ hàng tồn kho, hệ thống MRP xác định các yêu cầu ròng đối với nguyên liệu thô, các bộ phận cấu thành và các cụm lắp ráp phụ cho từng thời kỳ trong kế hoạch. Quá trình xử lý MRP trước tiên xác định các yêu cầu tổng thể về nguyên liệu, sau đó trừ đi lượng hàng tồn kho trên tay và cộng lại vào kho an toàn để tính toán các yêu cầu ròng.
Các kết quả chính từ MRP bao gồm ba báo cáo chính và ba báo cáo phụ. Các báo cáo chính bao gồm: lịch đặt hàng đã lên kế hoạch, trong đó phác thảo số lượng và thời gian của các đơn đặt hàng nguyên vật liệu trong tương lai; lệnh phát hành, cho phép các lệnh được thực hiện; và các thay đổi đối với các đơn đặt hàng đã lên kế hoạch, có thể bao gồm việc hủy hoặc sửa đổi số lượng hoặc khung thời gian. Các báo cáo thứ cấp do MRP tạo ra bao gồm: báo cáo kiểm soát hiệu suất, được sử dụng để theo dõi các vấn đề như ngày giao hàng bị bỏ lỡ và tình trạng hết hàng để đánh giá hiệu suất hệ thống; báo cáo kế hoạch, có thể được sử dụng để dự báo các yêu cầu về hàng tồn kho trong tương lai; và các báo cáo ngoại lệ, kêu gọi sự chú ý của các nhà quản lý đến các vấn đề lớn như đơn đặt hàng trễ hoặc tỷ lệ phế phẩm quá cao.
Mặc dù việc làm ngược lại kế hoạch sản xuất cho một thành phẩm để xác định các yêu cầu đối với các thành phần có vẻ như là một quá trình đơn giản, nhưng nó thực sự có thể cực kỳ phức tạp, đặc biệt là khi một số nguyên liệu hoặc bộ phận được sử dụng trong một số sản phẩm khác nhau. Những thay đổi thường xuyên về thiết kế sản phẩm, số lượng đặt hàng hoặc tiến độ sản xuất cũng làm phức tạp thêm vấn đề. Tầm quan trọng của sức mạnh máy tính được thể hiện rõ ràng khi người ta xem xét số lượng lịch trình vật liệu phải được theo dõi.
LỢI ÍCH VÀ BẢN VẼ CỦA MRP
Hệ thống MRP mang lại một số lợi ích tiềm năng cho các công ty sản xuất. Một số lợi ích chính bao gồm việc giúp các nhà quản lý sản xuất giảm thiểu mức tồn kho và chi phí ghi sổ liên quan, theo dõi các yêu cầu nguyên vật liệu, xác định kích thước lô hàng kinh tế nhất cho các đơn đặt hàng, tính toán số lượng cần thiết làm kho an toàn, phân bổ thời gian sản xuất giữa các sản phẩm khác nhau và lập kế hoạch cho tương lai nhu cầu năng lực. Thông tin do hệ thống MRP tạo ra cũng hữu ích trong các lĩnh vực khác. Có rất nhiều người trong một công ty sản xuất có thể thấy việc sử dụng thông tin do hệ thống MRP cung cấp là rất hữu ích. Người lập kế hoạch sản xuất là những người sử dụng rõ ràng MRP, cũng như các nhà quản lý sản xuất, những người phải cân bằng khối lượng công việc giữa các phòng ban và đưa ra quyết định về việc lên lịch làm việc. Quản đốc nhà máy, chịu trách nhiệm phát lệnh công việc và duy trì lịch trình sản xuất, cũng phụ thuộc rất nhiều vào sản lượng MRP. Những người dùng khác bao gồm đại diện dịch vụ khách hàng, những người cần có khả năng cung cấp ngày giao hàng dự kiến, người quản lý mua hàng và người quản lý hàng tồn kho.
Hệ thống MRP cũng có một số nhược điểm tiềm ẩn. Đầu tiên, MRP dựa vào thông tin đầu vào chính xác. Nếu một doanh nghiệp nhỏ không duy trì hồ sơ hàng tồn kho tốt hoặc không cập nhật hóa đơn nguyên vật liệu với tất cả các thay đổi liên quan, doanh nghiệp đó có thể gặp phải các vấn đề nghiêm trọng với đầu ra của hệ thống MRP. Các vấn đề có thể bao gồm từ việc thiếu các bộ phận và số lượng đặt hàng quá nhiều để lên lịch trình chậm trễ và bỏ lỡ ngày giao hàng. Tối thiểu, hệ thống MRP phải có lịch trình sản xuất chính chính xác, ước tính thời gian thực hiện tốt và hồ sơ hàng tồn kho hiện tại để hoạt động hiệu quả và tạo ra thông tin hữu ích.
Một nhược điểm tiềm ẩn khác liên quan đến MRP là các hệ thống có thể khó, tốn thời gian và chi phí để triển khai. Nhiều doanh nghiệp gặp phải sự phản kháng của nhân viên khi họ cố gắng thực hiện MRP. Ví dụ, những nhân viên đã từng có thời gian lưu trữ hồ sơ cẩu thả có thể phản đối kỷ luật mà MRP yêu cầu. Hoặc các bộ phận đã quen với việc tích trữ các bộ phận trong trường hợp thiếu hàng tồn kho có thể cảm thấy khó tin tưởng vào hệ thống và từ bỏ thói quen đó.
Chìa khóa để thực hiện MRP thành công là cung cấp đào tạo và giáo dục cho tất cả các nhân viên bị ảnh hưởng. Điều quan trọng là phải sớm xác định những nhân sự chủ chốt mà nền tảng quyền lực của họ sẽ bị ảnh hưởng bởi một hệ thống MRP mới. Những người này phải nằm trong số những người đầu tiên bị thuyết phục về giá trị của hệ thống mới để họ có thể tham gia vào kế hoạch. Các nhân viên chủ chốt phải được thuyết phục rằng cá nhân họ sẽ được hệ thống mới phục vụ tốt hơn bất kỳ hệ thống thay thế nào. Một cách để cải thiện sự chấp nhận của nhân viên đối với hệ thống MRP là điều chỉnh hệ thống khen thưởng để phản ánh các mục tiêu sản xuất và quản lý hàng tồn kho.
MRP II
Trong những năm 1980, công nghệ MRP đã được mở rộng để tạo ra một cách tiếp cận mới được gọi là hoạch định nguồn lực sản xuất, hoặc MRP II. Gordon Minty lưu ý trong cuốn sách của mình: 'Các kỹ thuật được phát triển trong MRP để cung cấp lịch trình sản xuất hợp lệ đã tỏ ra thành công đến mức các tổ chức nhận thức được rằng với lịch trình hợp lệ, các nguồn lực khác có thể được lập kế hoạch và kiểm soát tốt hơn. Lập kế hoạch và Kiểm soát Sản xuất . 'Các lĩnh vực tiếp thị, tài chính và nhân sự bị ảnh hưởng bởi sự cải thiện trong các cam kết giao hàng với khách hàng, dự báo dòng tiền và dự kiến quản lý nhân sự.'
Minty tiếp tục giải thích rằng MRP II 'không thay thế MRP, cũng không phải là một phiên bản cải tiến của nó. Thay vào đó, nó thể hiện nỗ lực mở rộng phạm vi hoạch định nguồn lực sản xuất và liên quan đến các lĩnh vực chức năng khác của công ty trong quá trình lập kế hoạch, chẳng hạn như tiếp thị, tài chính, kỹ thuật, mua hàng và nguồn nhân lực. MRP II khác với MRP ở chỗ tất cả các khu vực chức năng này đều có đầu vào cho lịch trình sản xuất tổng thể. Từ đó, MRP được sử dụng để tạo ra các yêu cầu nguyên vật liệu và giúp các nhà quản lý sản xuất hoạch định năng lực. Hệ thống MRP II thường bao gồm các khả năng mô phỏng để người quản lý có thể đánh giá các tùy chọn khác nhau.
THƯ MỤC
Hasin, M. Ahsan A., và P.C. Pandey. 'MRP II: Tính đơn giản của nó có nên không thay đổi?' Quản lý công nghiệp . Tháng 5 đến tháng 6 năm 1996.
Minty, Gordon. Lập kế hoạch và Kiểm soát Sản xuất . Goodheart-Willcox, 1998.
Stevenson, William J. Quản lý Sản xuất / Vận hành . Phiên bản thứ bảy. McGraw-Hill, 2002.
'Tại sao các doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng MRP / ERP.' Nhà sản xuất hàng tháng . 16 tháng 3 năm 2005.
