Mọi chủ doanh nghiệp đều muốn nâng cao hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên. Những ý tưởng có thể dẫn đến các hệ thống và quy trình tiết kiệm chi phí là vô cùng quý giá và sự an tâm là vô giá. Đây là tất cả những điều mà một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể đạt được chỉ với một khoản đầu tư nhỏ về thời gian và rất ít tiền bạc. Tuy nhiên, nhiều người tránh cơ hội quý giá để đạt được những giải thưởng đáng thèm muốn này.
Tôi đang nói về các cuộc họp bên ngoài. Bạn biết đấy, những cuộc tụ họp kéo dài cả ngày, nơi bạn và nhân viên của bạn thực sự gặp gỡ trực tiếp và trực tiếp trong một khoảng thời gian dài? Tôi chưa bao giờ có một khách hàng nào hối hận khi đầu tư thời gian và nguồn lực vào các cuộc họp bên ngoài, nó hoàn toàn ngược lại. Trong một số trường hợp, tôi đã thấy các hoạt động thực hiện một cách 180 độ (theo một cách tốt) dựa trên những phát hiện của một cuộc họp bên ngoài diễn ra tốt đẹp.
Hội nghị thoại, email, liên lạc Slack và tin nhắn văn bản chỉ có thể tiến xa hơn. Giao tiếp thành công phần lớn dựa vào ngôn ngữ cơ thể (một số người nói rằng 55% giao tiếp là ngôn ngữ cơ thể của chúng ta). Camaraderie được xây dựng dựa trên sự tin tưởng và hợp tác, và kết quả mạnh mẽ được xây dựng dựa trên nền tảng của tất cả những điều trên. Dưới đây là một số lợi ích của các cuộc họp bên ngoài, cùng với một số gợi ý để làm cho chúng thú vị và hiệu quả.
Bạn sẽ khai thác được điểm mạnh nhất của nhân viên.
Các thành viên trong nhóm của bạn được giao nhiệm vụ với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, nhưng những đóng góp chỉ dựa trên mục tiêu không cho phép người sử dụng lao động hưởng lợi từ tất cả quà tặng của nhân viên. Đôi khi những ý tưởng tốt nhất đến từ những nguồn ít được mong đợi nhất. Đảm bảo dành thời gian cho phản hồi và động não tại các cơ sở của bạn, đồng thời tìm ra những cách sáng tạo để khuyến khích tất cả mọi người tham gia.
Các cuộc gặp mặt trực tiếp dài hơn sẽ giảm thiểu các giả định.
Tụ tập 30 phút trong phòng họp của bạn hoặc xung quanh bàn ăn, có thể xảy ra nếu bạn hoạt động ảo, không mang lại cho nhân viên cơ hội thực sự hiểu nhau. Bản chất của con người là đưa ra các giả định về tính cách, ý định và quá trình suy nghĩ của một cá nhân nếu chúng ta không biết rõ về chúng. Cơ hội để chứng kiến ngôn ngữ cơ thể và tham gia vào các cuộc trò chuyện sâu hơn, dài hơn sẽ cung cấp cho người tham gia hình ảnh thực tế hơn về đồng nghiệp của họ. Điều này cho phép các thông tin liên lạc và quy trình được điều chỉnh cho phù hợp.
Giao tiếp bằng mắt làm tăng tác động của nhận dạng.
Các kiểu tính cách khác nhau phản ứng với những cách khen ngợi khác nhau, nhưng cho dù sự công nhận được đưa ra như thế nào thì cũng không có gì có thể đánh bại khi giao tiếp bằng mắt. Các cuộc họp của bạn nên bao gồm sự công nhận bằng lời nói và trong một số trường hợp, là phần thưởng cho những đóng góp của nhân viên. Đối với một số chủ doanh nghiệp, việc gửi email hoặc gọi điện nhanh sẽ dễ dàng hơn, nhưng việc đề cập công khai mang lại phần thưởng lớn hơn cho mọi người.
Động não trực tiếp có thể cải thiện hiệu quả và tác động.
Luôn có nhiều hơn một cách để đạt được bất kỳ kết quả mong muốn nào và cách của bạn có thể không hiệu quả hoặc có tác động nhất. Khi các doanh nhân truyền dùi cui cho các đội đang phát triển của họ, họ cũng sẽ vượt qua cả một quá trình. Khi công ty tiếp tục phát triển, các quy trình này có thể trở nên nặng nề, dư thừa hoặc không hiệu quả. Sử dụng một chút thời gian họp của bạn để xem xét mọi việc đang diễn ra như thế nào và hỏi ý kiến của nhân viên. Bạn có thể tìm thấy một vài viên ngọc ẩn.
Truyền đạt giá trị cho nhân viên của bạn.
Nhân viên của bạn, không có gì đặc biệt, là tài sản quý giá nhất của bạn, vì vậy hãy đối xử với họ một cách phù hợp. Khi chủ sở hữu hoặc người quản lý không dành thời gian cho nhân viên của họ, điều đó sẽ gửi thông điệp rằng họ không được coi trọng. Tinh thần giảm mạnh, hiệu suất giảm và doanh thu tăng. Thời gian và sự chú ý của bạn rất có ý nghĩa và một cuộc họp bên ngoài cung cấp nền tảng hoàn hảo để truyền đạt sự đánh giá và tôn trọng của bạn.
Mẹo để tổ chức các cuộc họp ngoại vi thành công.
Tránh tất cả các công việc kinh doanh và không chơi.
Việc tuân thủ chương trình làm việc của bạn là điều quan trọng đối với sự thành công của cuộc họp ngoại vi, nhưng nếu nó không cho phép thời gian giao tiếp và một chút ngắn gọn thì cuộc họp của bạn sẽ không thể thành công toàn diện. Nếu bạn không phải là người mang đến sự hài hước hoặc những cách sáng tạo để khuyến khích sự tham gia, hãy giao những phần này của cuộc họp cho người có thể giao.
Lên lịch trình bên ngoài trước.
Không có công thức kỳ diệu nào để xác định có bao nhiêu ngoại vi mỗi năm là tốt nhất cho công ty của bạn. Nếu bạn hoàn toàn ảo con số có thể cao hơn. Nếu bạn có một địa điểm mà nhân viên duy trì giờ làm việc thường xuyên, bạn có thể yêu cầu ít công việc bên ngoài hơn, nhưng đừng bỏ qua tầm quan trọng của họ. Các cuộc họp được lên kế hoạch tốt, được điều hành tốt có thể tạo ra kết quả đáng kinh ngạc, nhưng điều đầu tiên là bạn nên gạch tên khỏi danh sách khi thời gian cảm thấy có hạn (luôn luôn là như vậy). Khi bạn xác định được số lượng các cuộc họp ngoại vi phù hợp với mình, hãy lên lịch trước và ưu tiên chúng. Yêu cầu nhân viên hỗ trợ trong việc thiết lập chúng để gánh nặng không hoàn toàn là của riêng bạn.
Yêu cầu nhân viên của bạn chuẩn bị.
Xử lý thời gian chuẩn bị trước của bạn giống như bạn làm bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào khác. Đặt thời gian chuẩn bị vào lịch của bạn để diễn ra vài tuần trước cuộc họp. Thông báo những gì mỗi nhân viên cần chuẩn bị hoặc cân nhắc kỹ trước thời hạn. Hãy tôn trọng sự thật rằng nhân viên của bạn cũng đang bận rộn, đừng từ chối yêu cầu của họ vào phút cuối.
Tất cả trong tất cả, hãy sáng tạo, kịp thời, chuẩn bị tốt, giao tiếp và cởi mở. Những nỗ lực của bạn sẽ được đền đáp theo nhiều cách hơn bạn có thể tin - kể cả ở điểm mấu chốt.
