GIAO TIẾP BẰNG MIỆNG

Giao tiếp bằng miệng mô tả bất kỳ loại tương tác nào sử dụng lời nói và nó là một phần quan trọng, không thể thiếu trong thế giới kinh doanh, đặc biệt là trong thời đại được mệnh danh là thời đại thông tin. Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt và Jane Thomas viết trong cuốn sách của họ: 'Khả năng giao tiếp hiệu quả thông qua nói cũng như viết được đánh giá cao và luôn được yêu cầu trong kinh doanh. Truyền thông kinh doanh hiệu quả . 'Biết nội dung của các lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp là quan trọng, nhưng để mang lại sức sống cho những ý tưởng đó - trong các cuộc họp hoặc trong các bài thuyết trình cá nhân - đòi hỏi một bài thuyết trình hiệu quả. Các hình thức giao tiếp bằng miệng thường được sử dụng trong một tổ chức bao gồm các cuộc họp nhân viên, thảo luận cá nhân, thuyết trình, trao đổi qua điện thoại và trò chuyện thân mật. Giao tiếp bằng miệng với những người bên ngoài tổ chức có thể dưới hình thức gặp mặt trực tiếp, cuộc gọi điện thoại, bài phát biểu, hội thảo từ xa hoặc hội nghị truyền hình.

Kỹ năng quản lý cuộc trò chuyện là điều cần thiết cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và người quản lý, những người thường gánh vác nhiều gánh nặng trong các lĩnh vực như thuyết trình với khách hàng / khách hàng, phỏng vấn nhân viên và thực hiện các cuộc họp. Để giao tiếp bằng miệng có hiệu quả, cần phải rõ ràng, phù hợp, khéo léo về ngữ từ và giọng điệu, ngắn gọn và đầy đủ thông tin. Các bài thuyết trình hoặc hội thoại mang những dấu ấn này có thể là một công cụ vô giá trong việc đảm bảo sức khỏe và tăng trưởng của doanh nghiệp. Mặt khác, giao tiếp kinh doanh không rõ ràng, không chính xác hoặc thiếu cân nhắc, có thể lãng phí thời gian quý báu, xa lánh nhân viên hoặc khách hàng và hủy hoại thiện chí đối với ban quản lý hoặc doanh nghiệp nói chung.

THUYẾT TRÌNH

Thuyết trình trước công chúng thường được công nhận là quan trọng nhất trong các thể loại giao tiếp kinh doanh bằng miệng. Cũng như tất cả các hình thức giao tiếp, bước đầu tiên khi chuẩn bị một bài phát biểu hoặc nhận xét trước đám đông là xác định mục đích / mục tiêu thiết yếu của cuộc giao tiếp. Như Hildebrandt, Murphy và Thomas lưu ý, các bài thuyết trình kinh doanh có xu hướng có một trong ba mục đích chung: thuyết phục, thông báo hoặc hướng dẫn, hoặc để giải trí. Ngoài mục đích sẽ đến những ý chính cần đưa vào bài thuyết trình. Những ý tưởng này cần được nghiên cứu kỹ lưỡng và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của khán giả.

Sau đó, các ý tưởng nên được sắp xếp để bao gồm phần mở đầu, phần nội dung chính hoặc văn bản và phần tóm tắt hoặc phần kết luận. Hoặc, như câu ngạn ngữ cổ về việc diễn thuyết, 'Hãy nói với họ những gì bạn sẽ nói với họ, nói với họ và nói với họ những gì bạn đã nói với họ.' Phần giới thiệu nên thu hút sự quan tâm của người nghe và thiết lập chủ đề của phần còn lại của bài thuyết trình. Phần chính cần tập trung vào những điểm cần nhấn mạnh. Phần kết luận nên trình bày lại các điểm chính và tóm tắt thông điệp bao quát đang được truyền tải.

Hỗ trợ trực quan có thể là một thành phần hữu ích của một số bài thuyết trình. Cho dù chúng được chiếu từ PC, được hiển thị trên bảng phấn, bảng xóa khô hay đồ dùng trực quan bảng lật phải có ý nghĩa, sáng tạo và thú vị để giúp người nói truyền tải thông điệp. Chìa khóa để sử dụng thành công công cụ hỗ trợ trực quan là chúng phải hỗ trợ chủ đề của bài thuyết trình, hỗ trợ trong việc truyền tải nó nhưng làm như vậy mà không làm giảm sự cẩu thả, phức tạp hoặc thậm chí quá thú vị.

Sau khi bài thuyết trình đã được tổ chức và các giáo cụ trực quan đã được chọn, người nói nên diễn tập bài thuyết trình to và sửa đổi khi cần thiết để phù hợp với hạn chế về thời gian và đảm bảo bao quát được đầy đủ các điểm chính. Thực hành trước gương hoặc trước bạn bè có thể hữu ích để có được sự tự tin. Một bài thuyết trình bằng miệng tốt sẽ bao gồm các cụm từ chuyển tiếp để giúp người nghe chuyển tải nội dung, và sẽ không quá dài hoặc kỹ thuật. Điều quan trọng là người nói phải dự đoán các câu hỏi mà khán giả có thể có và đưa thông tin đó vào bài thuyết trình hoặc chuẩn bị để giải quyết chúng trong phần Hỏi và Đáp ở cuối bài thuyết trình. Trình bày chuyên nghiệp và lịch sự là một chìa khóa khác để giao tiếp hiệu quả, cho dù bối cảnh là một hội nghị, một bữa tiệc, một bữa tiệc trưa vào kỳ nghỉ hay một khóa quản lý. 'Nhận ra rằng khi bạn phát biểu tại một sự kiện kinh doanh, bạn đại diện cho công ty của bạn và văn phòng của bạn trong công ty đó', Steve Kaye nói trong Giải pháp IIE . 'Hãy sử dụng sự kiện này như một cơ hội để phát huy thiện chí. Tránh phàn nàn, chỉ trích hoặc tranh cãi. Những điều này sẽ khiến khán giả xa lánh và phá hủy uy tín của bạn một cách nhanh chóng. Thay vào đó, hãy nói về những gì khán giả muốn nghe. Khen ngợi người dẫn chương trình của bạn, tôn vinh dịp này và khen ngợi những người tham dự. Tỏa sáng thành công và lạc quan. '

Các bài thuyết trình bằng miệng có thể được truyền tải một cách rộng rãi (từ một dàn ý hoặc các ghi chú); bằng cách đọc từ một bản thảo; hoặc từ bộ nhớ. Phương pháp tiếp cận phổ biến thường được coi là một phương pháp cho phép người nói giao tiếp bằng mắt và phát triển mối quan hệ với khán giả đồng thời truyền tải thông tin thích hợp. Việc đọc từ một bản thảo thường được sử dụng nhiều hơn cho các thông tin liên lạc dài hơn và / hoặc chi tiết hơn bao gồm nhiều điều. Trong khi đó, ghi nhớ thường chỉ được sử dụng cho các cuộc thảo luận ngắn và / hoặc không chính thức.

Việc cung cấp các bài thuyết trình bằng miệng hiệu quả đòi hỏi người nói phải cân nhắc về cao độ, tốc độ và âm lượng giọng nói của mình. Điều quan trọng là kết hợp những thay đổi về cao độ giọng hát để tạo thêm điểm nhấn và tránh đơn điệu. Nó cũng hữu ích khi thay đổi tốc độ nói và kết hợp các khoảng dừng để cho phép người nghe phản ánh các yếu tố cụ thể của thông điệp tổng thể. Tìm âm lượng thích hợp cũng rất quan trọng đối với sự thành công của một bài thuyết trình. Cuối cùng, người nói nên cẩn thận không thêm các từ hoặc âm thanh không liên quan — chẳng hạn như 'ừm', 'bạn biết đấy,' hoặc 'không sao' — vào giữa các từ hoặc câu trong bài thuyết trình.

Các yếu tố phi ngôn ngữ như tư thế, cử chỉ và nét mặt cũng là những yếu tố quan trọng để phát triển kỹ năng giao tiếp bằng miệng tốt. Hildebrandt, Murphy và Thomas khẳng định: “Vẻ ngoài phản ánh tâm trạng bên trong của bạn. 'Vì vậy, tư thế tốt cho thấy sự đĩnh đạc và tự tin; Không đứng trước sự chú ý cứng nhắc cũng như không mặc quần áo cẩu thả trên bục, mà hãy dựng đứng với trọng lượng của bạn được phân bổ đều trên mỗi bàn chân. ' Một số chuyển động có thể hữu ích để thu hút sự chú ý của người nghe hoặc để tăng sự nhấn mạnh, nhưng nên tránh chuyển đổi nhịp độ hoặc thay đổi liên tục. Tương tự như vậy, cử chỉ tay và cánh tay có thể được sử dụng để chỉ, mô tả hoặc nhấn mạnh, nhưng chúng phải được thay đổi, canh thời gian cẩn thận và điều chỉnh cho phù hợp với khán giả. Cuối cùng, những diễn giả giỏi nên giao tiếp bằng mắt thường xuyên với khán giả, để nét mặt của họ thể hiện sự quan tâm đến ý tưởng mà họ đang trình bày và ăn mặc sao cho phù hợp với tình huống.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ phản ánh dân số nói chung rằng sự nhiệt tình của họ đối với việc nói trước công chúng khác nhau đáng kể đối với từng cá nhân. Một số doanh nhân tận hưởng ánh đèn sân khấu và phát triển mạnh trong các môi trường yêu cầu các buổi thuyết trình trước công chúng (chính thức hoặc không chính thức). Những người khác kém thông thạo hơn trong việc nói trước đám đông và tránh bị đặt vào những tình huống như vậy. Tuy nhiên, các nhà tư vấn kinh doanh khuyến khích các doanh nhân coi các bài thuyết trình trước đám đông và kỹ năng giao tiếp bằng miệng như một công cụ tiềm năng vô giá trong tăng trưởng kinh doanh. Kaye tư vấn: “Bạn có thể cân nhắc việc thuê một huấn luyện viên thuyết trình hoặc tham gia một hội thảo về thuyết trình kinh doanh. 'Những dịch vụ này có thể chỉ cho bạn cách tối đa hóa tác động của bạn khi nói. Trên thực tế, việc học những kỹ năng như vậy coi như một khoản đầu tư lâu dài cho tương lai của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo hiệu quả. '