Cơ cấu tổ chức xác định phạm vi hành vi có thể chấp nhận được trong tổ chức, các đường quyền hạn và trách nhiệm giải trình, và ở một mức độ nào đó mối quan hệ của tổ chức với môi trường bên ngoài. Cụ thể hơn, nó cho thấy mô hình hoặc sự sắp xếp của các công việc và nhóm công việc trong một tổ chức và nó còn hơn cả một sơ đồ tổ chức. Cơ cấu tổ chức gắn liền với cả mối quan hệ báo cáo và hoạt động, miễn là chúng có tính lâu dài ở một mức độ nào đó. Các yếu tố riêng lẻ của một cơ cấu tổ chức thường bao gồm nhiều thành phần khác nhau mà người ta có thể coi là khối xây dựng một cách hữu ích: 1) các phòng ban hoặc bộ phận; 2) hệ thống phân cấp quản lý; 3) các quy tắc, thủ tục và mục tiêu; và 4) các khối xây dựng tạm thời hơn như lực lượng đặc nhiệm hoặc ủy ban.
Lý tưởng nhất, cơ cấu tổ chức nên được định hình và thực hiện với mục đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. Thật vậy, có một cơ cấu tổ chức phù hợp — một cơ cấu tổ chức nhận ra và giải quyết các thực tế kinh doanh và con người khác nhau của công ty đang được đề cập — là điều kiện tiên quyết để đạt được thành công lâu dài. Tuy nhiên, tất cả các cơ cấu tổ chức quá thường xuyên đều không đóng góp tích cực vào hoạt động của công ty. Điều này thường là do cấu trúc được phép phát triển một cách hữu cơ và không được thiết kế lại khi công ty phát triển để hướng dẫn hành vi của các cá nhân và nhóm một cách hiệu quả hơn để họ có năng suất tối đa, hiệu quả, linh hoạt và có động lực. Các chủ doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách thiết lập một cơ cấu tổ chức có lợi cần phải nhận ra rằng quá trình này có thể phức tạp vì nhiệm vụ này thường được thực hiện cho đến khi một tổ chức mới thành lập đã được thành lập. Khi đó, một cấu trúc trên thực tế đã tồn tại và việc thay đổi nó sẽ cần được thực hiện cẩn thận để không làm những người chơi chủ chốt xa lánh hoặc thất vọng.
Ngay cả những tập đoàn lớn đang cố gắng tái cấu trúc hoặc tổ chức lại và thực hiện một cơ cấu tổ chức mới hoặc đã thay đổi có thể phát hiện ra rằng việc chỉ thông báo một cơ cấu mới không ngay lập tức chuyển thành thay đổi thực tế. Hệ thống phân cấp là một yếu tố quan trọng của bất kỳ cơ cấu tổ chức nào. Càng có nhiều cấp quản lý trong một tổ chức, thì càng có nhiều thứ bậc hơn. Vào cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000, việc giảm thứ bậc trong các tập đoàn lớn đã trở thành mốt và xu hướng này được mệnh danh là làm phẳng cấu trúc công ty. Tuy nhiên, như Eileen Shapiro, một nhà tư vấn quản lý và là tác giả đã nói với Patrick J. Kiger trong bài báo 'Ẩn chứa thứ bậc' của mình, mọi thứ không phải lúc nào cũng giống như chúng ta tưởng. 'Tôi đã từng tham gia rất nhiều công ty ủng hộ cơ cấu tổ chức phẳng và tự quản lý. Nhưng khi bạn thực sự bắt đầu xem xét mọi thứ thực sự hoạt động như thế nào, bạn sẽ thấy rằng trên thực tế có một hệ thống phân cấp — một thứ không rõ ràng. ' Cô giải thích rằng hầu hết các công ty, bất kể phong cách, thực sự có một hệ thống phân cấp, cho dù rõ ràng hay không, và việc cố gắng phản ánh hệ thống phân cấp chức năng thực sự trong cơ cấu tổ chức sẽ giúp ngăn ngừa hiện tượng phân cấp ẩn. Nó cũng ngăn ngừa những hiểu lầm có thể phát sinh khi cơ cấu tổ chức rõ ràng không phù hợp với cơ cấu chức năng thực tế.
CÁC TỪ KHÓA ĐỂ KHẮC PHỤC MỘT CƠ CẤU TỔ CHỨC HIỆU QUẢ
Tất cả các loại cơ cấu tổ chức khác nhau đã được chứng minh là có hiệu quả trong việc đóng góp vào thành công của doanh nghiệp. Một số công ty chọn cấu trúc tập trung cao độ, được duy trì chặt chẽ, trong khi những công ty khác - có lẽ thậm chí trong cùng một lĩnh vực công nghiệp - phát triển các cơ cấu phân cấp, lỏng lẻo. Cả hai kiểu tổ chức này đều có thể tồn tại và thậm chí phát triển mạnh mẽ. Không có một cách tốt nhất để thiết kế một tổ chức hoặc kiểu cấu trúc. Mỗi công ty phụ thuộc vào công ty liên quan, nhu cầu và mục tiêu của nó, và thậm chí cả tính cách của các cá nhân liên quan đến trường hợp kinh doanh nhỏ. Loại hình kinh doanh mà một tổ chức tham gia cũng là một yếu tố trong việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả. Các tổ chức hoạt động trong các môi trường khác nhau với các sản phẩm, chiến lược, ràng buộc và cơ hội khác nhau, mỗi cơ hội có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế một cơ cấu tổ chức lý tưởng.
Nhưng bất chấp sự đa dạng của các cơ cấu tổ chức có thể tìm thấy trong thế giới kinh doanh, những cơ cấu tổ chức thành công có xu hướng chia sẻ những đặc điểm nhất định. Thật vậy, các chuyên gia kinh doanh trích dẫn một số đặc điểm tách biệt cơ cấu tổ chức hiệu quả khỏi các thiết kế không hiệu quả. Việc thừa nhận những yếu tố này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ đã thành lập, vì những cá nhân này đóng vai trò then chốt trong việc xác định bố cục cuối cùng của doanh nghiệp của họ.
Khi các chủ doanh nghiệp nhỏ cân nhắc các lựa chọn khác nhau của họ trong lĩnh vực này, họ nên đảm bảo rằng các yếu tố sau được xem xét:
- Điểm mạnh và điểm yếu tương đối của các hình thức tổ chức khác nhau.
- Ưu điểm và nhược điểm pháp lý của các phương án cơ cấu tổ chức.
- Ưu điểm và nhược điểm của các phương án phòng ban.
- Các mô hình tăng trưởng tiềm năng của công ty.
- Báo cáo các mối quan hệ hiện đang có.
- Các mối quan hệ báo cáo và quyền hạn mà bạn hy vọng sẽ được thực hiện trong tương lai.
- Tỷ lệ tối ưu của người giám sát / người quản lý đối với cấp dưới.
- Mức độ tự chủ / trao quyền phù hợp được trao cho nhân viên ở các cấp độ khác nhau của tổ chức (trong khi vẫn công nhận năng lực cá nhân đối với công việc độc lập).
- Các cấu trúc sẽ tạo ra sự hài lòng lớn nhất của người lao động.
- Các cấu trúc sẽ tạo ra hiệu quả hoạt động tối ưu.
Một khi tất cả các yếu tố này đã được xem xét một cách khách quan và kết hợp thành một cơ cấu tổ chức hiệu quả, chủ doanh nghiệp nhỏ khi đó sẽ có thể theo đuổi các mục tiêu kinh doanh của mình với khả năng thành công lớn hơn rất nhiều.
THƯ MỤC
Ngày, George. 'Điều chỉnh cơ cấu tổ chức phù hợp với thị trường.' Đánh giá chiến lược kinh doanh . Mùa thu năm 1999.
Kiger, Patrick J. 'Cấu trúc ẩn chứa.' Quản ly lực lượng lao động . Ngày 27 tháng 2 năm 2006.
Nickelson, Jack A. và Todd R. Zenger. 'Luôn thay đổi hiệu quả: Một lý thuyết năng động về sự lựa chọn của tổ chức.' Khoa học tổ chức . Tháng 9-10 năm 2002.
'Suy nghĩ để kiếm sống.' The Economist . Ngày 21 tháng 1 năm 2006.
Wagner-Tsukamoto, Sigmund. Lý thuyết tổ chức và bản chất con người . Nhà xuất bản Edward Elgar, 2003.
