Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giỏi đều không kiềm chế khi nói đến việc bảo vệ công ty của họ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài như tin tặc. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu mối đe dọa trên phía trong , với nhân viên của bạn ăn cắp tiền từ bạn?
Vấn đề xảy ra thường xuyên một cách đáng lo ngại. Trên thực tế, một khảo sát hơn 1.200 cá nhân bởi Chrome River Technologies, Inc. phát hiện ra rằng một phần tư số người được hỏi đã bị bắt quả tang gian lận chi phí. Hành vi không tốt này khiến khả năng hoàn thành các hoạt động cơ bản và đổi mới có nguy cơ gặp rủi ro, vì vậy bạn cần loại bỏ nó càng sớm càng tốt.
Những tên trộm giữa chúng ta
Cuộc khảo sát của Chrome River cho thấy nam giới có xu hướng tham gia vào tài chính của bạn nhiều hơn phụ nữ. Cuộc khảo sát cho thấy, so với nữ giới, nam giới
- Gần gấp đôi khả năng gian lận chi phí
- Nhiều khả năng làm tăng báo cáo chi phí lên 1.000 đô la cao hơn bốn lần
- Cao hơn 60,5 phần trăm so với nữ để báo cáo chi phí tăng $ 100- $ 499
- 62,2% có khả năng tin rằng họ sẽ không bị bắt làm sai lệch chi phí
- Nhận được cảnh báo gian lận chi phí chính thức với tỷ lệ cao hơn 31,6% so với nữ
Ngoài giới tính, khảo sát của Chrome River cũng cho thấy gian lận chi phí phổ biến hơn ở những người lao động cấp trung bình (58,1%). Lao động trẻ hơn (dưới 44 tuổi) cũng ăn cắp nhiều nhất, chiếm 82,9% các trường hợp gian lận chi phí.
Điều gì thúc đẩy hành vi trộm cắp
Điều này có nghĩa là phụ nữ ít tham lam hơn hoặc trung thực hơn nam giới? Không cần thiết. Nhưng nó cho thấy rằng có những chuẩn mực văn hóa và hệ thống cho phép họ ăn cắp từ các công ty thường xuyên hơn và bị bắt với tỷ lệ tương đối thấp. Ví dụ, nam giới theo truyền thống nắm giữ quyền lực trong các doanh nghiệp và điều đó có thể khiến một số nam giới cảm thấy vừa có quyền vừa được bảo vệ.
Anne Becknell, SVP, Giải pháp chiến lược cho Chrome River, cho biết một phần nguyên nhân khiến nam giới có tỷ lệ gian lận và giá trị đồng đô la cao hơn là do họ thích mạo hiểm hơn so với phụ nữ. Họ tự tin hơn vào khả năng điều chỉnh hệ thống của mình và có nhiều khả năng tăng tiền đặt cược nếu việc đánh cắp số tiền ít hơn là một thành công.
Nhưng thật không may, một số hành vi có thể được học trực tiếp, với sự thông đồng cũng xảy ra rất nhiều.
Becknell nói: “[Đàn ông] thường biện minh cho hành động của họ bằng cách đổ lỗi cho công ty. '[Họ đưa ra] tuyên bố như' nếu công ty quyết định sa thải 100 nhân viên để họ có thể hoàn thành lợi nhuận, họ sẽ không mất ăn mất ngủ vì những gia đình bị ảnh hưởng '. [...] Và một 'điều yêu thích của người hâm mộ' là họ đã được người quản lý của mình dạy cách 'điều khiển hệ thống' và họ đã tiếp tục thực hiện khi họ nghĩ rằng đây là một truyền thống có thể chấp nhận được. '
Những người lao động cấp thấp hơn có thể tránh ăn cắp vì họ không muốn mạo hiểm phá vỡ công việc và nền tảng nghề nghiệp mà họ cần xây dựng. Họ có thể cho rằng nhà tuyển dụng sẽ tìm cách xác minh không chỉ các kỹ năng mà còn cả tính trung thực trong vài tháng hoặc năm đầu tiên làm việc. Ngược lại, những người lao động cấp trung có thể gặp rủi ro trộm cắp khi họ cảm thấy rằng họ đã giành được sự tin tưởng của công ty và bởi vì họ có thể cảm thấy được đền bù một cách bất công cho công việc họ đã làm và những gì sếp điều hành của họ có. Theo nghĩa này, bạn có thể coi hành vi trộm cắp là một nỗ lực tích cực thụ động để đối phó với sự đố kỵ và khẳng định quyền lực và sự thống trị. Tương tự, những người lao động trẻ tuổi có thể cố gắng khẳng định mình, vì họ đang phải đối mặt với thị trường việc làm chặt chẽ hơn và điều kiện kinh tế khắc nghiệt hơn so với các thế hệ trước.
Giữ tiền của bạn trái phép
Becknell nói rằng trong các công ty có sự miễn cưỡng khi nói về và thừa nhận những sai lầm gian lận chi phí. Và trong khi các hình phạt có thể khắc nghiệt (ví dụ: chấm dứt hợp đồng, yêu cầu tiết lộ công khai hoặc thậm chí là tù), nhiều công ty chỉ làm ở mức tối thiểu. Theo cuộc khảo sát, ví dụ, trong số những người bị bắt vì gian lận chi phí, hơn 75% cho biết cảnh báo là hậu quả nghiêm trọng nhất mà họ nhận được. Nhưng Becknell chỉ ra một số bước chủ động chính mà bạn có thể thực hiện để ngăn ngừa các trường hợp gian lận chi phí và giảm nhu cầu xử lý kỷ luật.
1. Đặt chính sách chi phí rõ ràng và công bằng điều đó, tuy không nghiêm khắc đến mức khiến nhân viên phẫn nộ, nhưng lại không có tính mơ hồ. Chính sách này cần thể hiện sự nhạy cảm đối với những nhân viên thường xuyên đi công tác.
2. Cung cấp cho nhân viên những công cụ tuyệt vời. Thực tế đáng buồn, Becknell khẳng định, là hầu hết các nhà quản lý chỉ đơn giản là các báo cáo đóng dấu cao su mà họ nhận được, xem đánh giá là quá gian nan. Nhưng với các hệ thống chi phí hiện đại, bạn thường có thể tìm cách tự động thực thi các chính sách của mình, điều này giúp các trường hợp gian lận không qua mắt các kiểm toán viên trước đây, giảm khối lượng công việc cá nhân và tiết kiệm thời gian. Tìm kiếm các công cụ giúp quá trình gửi chi phí chung trở nên dễ dàng, nhưng không gây khó khăn cho việc gửi các khiếu nại bị thổi phồng quá mức hoặc gian lận.
3. Kiểm toán một cách có chọn lọc. Các công cụ tự động có thể xác định các giao dịch riêng lẻ có khả năng gian lận cao hơn. Nói chung, hãy kiểm tra 10 báo cáo đầu tiên của tất cả các nhân viên mới được tuyển dụng để kiểm tra sự hiểu biết và tuân thủ chính sách. Sau đó, kiểm tra mọi báo cáo thứ mười được gửi. Vì các khoản phí đôi khi phải được trả trước, nên bạn cũng hãy chuẩn bị để nhìn lại các báo cáo của mình. Bằng cách này, bạn có thể xác định các khoản thu chi với ngày diễn ra các sự kiện cụ thể (ví dụ: hội thảo, triển lãm thương mại) mà bạn có thể xác minh.
4. Đưa nhân sự vào. Bởi vì gian lận chi phí có thể xuất phát từ hành vi đã học được, khi các nhà quản lý phát hiện ra gian lận giữa các nhân viên của họ, bộ phận nhân sự nên cung cấp lời khuyên cho các nhà quản lý đó. Tư vấn có thể nhắc nhở tất cả các bên về các hình phạt tiềm ẩn, điều này thường ngăn cản hầu hết các hành vi gian lận trong tương lai. Nó cũng có thể khiến các nhà quản lý chịu trách nhiệm về việc xem xét các báo cáo và giúp các nhà quản lý nhận ra vai trò của họ trong tình huống đó. Cuối cùng, bộ phận nhân sự có thể đảm bảo rằng các quan chức cung cấp các báo cáo khác từ những người quản lý đó để xem xét kỹ hơn.
Thông qua mỗi bước, sự minh bạch trong giao tiếp với nhân viên là điều bắt buộc.
Becknell kết luận: “Một trong những điều lớn cần nhớ là hầu hết mọi người đều trung thực, và bất kỳ hành vi gian lận nào mà họ phạm phải là vì a) dễ thực hiện, và b) vì họ không nghĩ rằng mình sẽ bị bắt. Nếu bạn có thể loại bỏ hai yếu tố này, tỷ lệ sẽ giảm đáng kể. '
