Mặc dù trì hoãn được coi là một từ không tốt, nhưng có những lúc, trì hoãn có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi thuyết trình, tôi hầu như luôn đợi giây phút cuối cùng trước khi bắt tay vào thực hiện. Đây là lý do tại sao:
- Bạn có nhiều ý tưởng hơn. Sáng tạo là quá trình tạo ra những ý tưởng mới từ sự kết hợp của những ý tưởng cũ. Xác suất tạo ra sự kết hợp của những ý tưởng cũ sẽ tăng lên khi bạn thu thập được nhiều hơn những ý tưởng đó. Khi bạn trì hoãn - bạn có nhiều thời gian hơn để thu thập ý tưởng.
- Ý tưởng được ấp ủ. Trong quá trình sáng tạo, một khi những ý tưởng cũ đã chiếm trong đầu bạn, chúng cần có thời gian để ấp ủ. Sự chần chừ mang lại cho bạn thời gian đó. Xác suất gặp gỡ của hai ý tưởng cũ càng tăng càng lâu trong đầu bạn.
- Các lựa chọn thay thế tốt hơn được đưa ra. Trước khi đưa ra quyết định, bạn cần cân nhắc các lựa chọn thay thế. Bạn càng có nhiều lựa chọn thay thế thì khả năng đưa ra quyết định tốt hơn càng cao. Bạn có thể vấp phải một giải pháp thay thế đơn giản vì bạn không vội vàng chọn một giải pháp thay thế sớm hơn.
- Bạn có thời gian để thảo luận về ý tưởng của mình với nhiều người hơn và nhận được phản hồi của họ, điều đó sẽ dẫn đến những ý tưởng và quyết định tốt hơn. Bạn sẽ không được hưởng lợi từ phản hồi của họ nếu bạn kích hoạt quyết định của mình quá sớm.
Xem video TED sau đây để biết thêm về giá trị của sự trì hoãn.
Tuy nhiên, sự trì hoãn không phải lúc nào cũng tốt. Có những lúc nó có thể làm tổn thương. Đây là khi:
- Bạn phát hiện ra mình cần thêm thông tin và đã quá muộn để có được nó. Bạn nghĩ rằng bạn biết phạm vi nhiệm vụ hiện tại, biểu mẫu cần điền, báo cáo cần chuẩn bị và khi đến thời hạn, bạn có thể phát hiện ra rằng có một phần thông tin mà bạn không có quyền truy cập và có thể không nhận được cho đến khi sau thời hạn.
- Sắp đến thời hạn làm bạn căng thẳng. Điều đó không làm tôi căng thẳng, nhưng nhiều người sẽ bị căng thẳng vì có một nhiệm vụ chưa hoàn thành và thời hạn sắp tới. Nếu bạn là một trong số đó - trì hoãn thực sự không tốt cho sức khỏe của bạn.
- Một cái gì đó khác xuất hiện. Bạn nghĩ rằng bạn có thể làm việc đó vào giây phút cuối cùng, nhưng sau đó cuộc sống xảy ra. Thời gian bạn đã phân bổ cho nhiệm vụ muộn đó giờ đã bị chiếm bởi thứ khác, có thể là quan trọng hơn và nhiệm vụ bạn không hoàn thành sẽ không hoàn thành đúng hạn.
Vậy nó là cái nào? Chần chừ hay không? Đây là sự khôn ngoan bạn cần để nhận ra sự khác biệt:
- Bạn có phải là người bị căng thẳng nếu bạn đã quá gần thời hạn không? Nếu bạn đang có - đừng trì hoãn. Nó có thể có những tác động tiêu cực đến tâm sinh lý và chất lượng công việc của bạn. Hãy thực hiện sớm để bạn có thể ngủ ngon hơn và giữ được sự tỉnh táo. Không có vấn đề với căng thẳng? Tận hưởng những lợi ích của sự trì hoãn.
- Không biết bạn có đầy đủ tài liệu không? Có thể bạn không phải hoàn thành nhiệm vụ, nhưng ít nhất hãy lướt qua nó để đảm bảo rằng bạn có mọi thứ cần thiết để hoàn thành nó. Nếu bạn cần một phần thông tin hoặc tài liệu bên ngoài - hãy lấy chúng, và chỉ sau đó trì hoãn. Nhiệm vụ còn lại phải hoàn toàn trong khả năng của bạn để hoàn thành mà không cần bất kỳ thông tin hoặc hỗ trợ bên ngoài nào.
- Bạn có mong đợi nhiều ý tưởng hơn sẽ xuất hiện? Bạn có nghĩ rằng bạn biết đủ? Đôi khi bạn biết mọi thứ cần biết về chủ đề này. OK, có thể không phải là tất cả mọi thứ, nhưng rất gần với nó. Trong trường hợp này - sự trì hoãn sẽ không cung cấp cho bạn thông tin mới và hữu ích. Tuy nhiên, nếu bạn biết ít hơn đủ - hãy dành thời gian của bạn và có thêm ý tưởng và thông tin trước khi bạn hoàn thành nhiệm vụ.
- Bạn cảm thấy thoải mái như thế nào khi không có hoạt động ưu tiên cao mới nào xuất hiện? Lịch trình của bạn có thể đoán trước được không? Bạn thường mong đợi những nhiệm vụ khẩn cấp và đột xuất sắp xảy ra như thế nào? Bạn sẵn sàng chấp nhận rủi ro rằng tình huống khẩn cấp của gia đình hoặc cá nhân sẽ ngăn cản bạn hoàn thành nhiệm vụ như thế nào?
- Cuối cùng - Tác động của việc bỏ lỡ thời hạn là gì? Bạn có thể sống sót qua nó? Nó có thể được lên lịch lại vào một ngày sau đó? Có phải thời hạn quá cứng nhắc đến mức bỏ lỡ nó có nghĩa là bạn đã đánh mất một cơ hội lớn trong cuộc đời nghề nghiệp của mình mà sẽ không bao giờ quay trở lại?
Thêm một lời khuyên. Nếu đây là một nhiệm vụ quan trọng và thời hạn không thể thương lượng - hãy cân nhắc thực hiện 'hai bước'. Hoàn thành nhiệm vụ 'đủ tốt' từ sớm. Sau đó, hãy trì hoãn. Khi bạn đến gần thời hạn, bạn sẽ thu thập được nhiều ý tưởng hơn, nhiều lựa chọn thay thế hơn, để ý tưởng của bạn được ấp ủ nhiều hơn và sẽ có khả năng cải thiện công việc của bạn. Tuy nhiên, nếu một trường hợp khẩn cấp bất ngờ xảy đến - bạn vẫn còn thứ gì đó. Và bạn sẽ bớt căng thẳng hơn nhiều về nó.
